良書 業務対応にて、メモ書きから、仕事量とスピードアップを可能にする工夫を紹介しています。
方法論について、具体的に、詳細に説明をしていてわかりやすい。
どうやったら、事務の生産性を飛躍的に向上できるかということである。
各章の要点は、以下の通りです。
第１章
・日本人の生産性を低下させる三大要因
①自分で決定推進しきれない多くの経営者や部門長
②部門内外の調整につぐ調整
③それにともなう膨大過剰な資料作成 これを改善すれば生産性は改善される
・生産性を向上させる企画とは
①全体像を明確にもつ
②顧客ニーズ、競合状況、業界動向に通じ、説得力のある文章を書く
③社内意思決定プロセスを十分把握、通しやすい形で効果的に表現する
④内容の確認、各部調整が素早くできる
⑤上司、上長の期待を超える提案を行う
・あなたの仕事が遅い理由 すぐできない。理由をつけてすぐやらない ⇒ すぐ着手する
・仕事に集中できない ⇒最も重要に課題に取り組む必要がある
・段取りが悪く、後手後手となる。 ⇒想像力、先読みをして、いつまでに何をすべきか、そのために、いつまでに何を仕込むか、どこに何をいつまでに依頼する、かを前倒しで行う。
・優柔不断、迷う ⇒ 全体像、過去の経緯、仕事の背景を全部考慮して、着手する。
・書類資料の作成が遅い ⇒ の指示があいまい、多くの書類・資料を要求される フォーマット通りに完成させなければならない
・メールに多くの時間を取られる ⇒ タイピング遅い、言葉浮かばない、状況に応じてこう書くべきがない、具体的にどこまで何を書けばいいのかが見えず、だらだらとなってしまう
・会議多い、時間長い ⇒ だらだらした会議、発言少なく生産性の低い会議、長時間会議が負い
・差し戻しやり直し多い ⇒ 上司自身わかっていない。上司の在り方、部下の育成など問題点が多く深刻。
・仕事が早ければ、他の業務がどんどん片付くので、締切のある程度前に着手ができるようになる
・仕事が速くなれば仕事がどんどん進むので、人より先に、ＰＤＣＡを回せるようになる
・一度作成した書類は、使いまわせるよう、再利用フォルダーに、テンプレートとして保存しておく。文例フォルダーをつくる
第２章
原則① 全体像を描く 全体像の把握⇒重要部分への対応⇒上司のブレがないことを確認⇒実際の作業を行う。記録を残し、文書で確認、短時間に何度でも確認をする
原則② 丁寧にやりすぎない 結果時間切れになっては元も子もない、仕事とはあくまでも結果を出すのが目的 バランスを考え顧客にとって本当に意味のあるところを丁寧にする
原則③ 仕事のツボを押さえる 最も重要なポイントを把握、無駄を省いて効果的に進める 成功イメージをもって、何度でもしみゅんレーションをして段取りを明確にする
原則④ 好循環をつくる 資料作成に必要な資料を前倒しで依頼しておく チームの運営方針、コミュニケーションルールを先に決めメンバーが対応しやすくしておく チーム、パートナ間で信頼を形成する
原則⑤ 工夫の仕方を工夫する 特別な工夫を意識する、工夫すべきところは無数にあり 仕事はどんどん早くなり、全体観も身についていく
原則⑥ 前倒しする できるものは全部前倒しする ミスを挽回するための時間を確保する
１：仕事の全体像を把握する
２：無駄、不要不急の仕事を切る
３：人に頼める仕事を振る
４：自分でしかできない仕事に集中し、優先的にかたづける
原則⑦ 一歩先んじる 進むべき方向を先にかんがえておく、調べる情報を先に調べておく、こちらから先に会議の設定をする 主導権を先にとる
原則⑧ 二度手間を全力で避ける まずいと思ったことが分かれば、最速で挽回の手を打つ 悪いニュースをすぐ共有する 惰性で無策の行動を続けない
第３章
・メモ書き Ａ４ １０枚を残す 考えたことは言いにくいものを含めて、全部書き出す
メモを書く ⇒ 整理してかけるようになる ⇒仕事の何が重要か、何が問題なのかがわかる ⇒最速で対応ができるようになる
上司がなにをしてほしいのか、細かいところまでかんがえいるかどうか
メモをみて不明事項を繰り返し確認する
何がわかっているのかいないのか、説明不足なのか
何をもとめられているのあ、どう応えるのか、何を言うのか言わないのか
・問題把握 ⇒ その本質を見抜く ⇒ どう解決すべきかを整理する ⇒解決に着手する
・仮説思考 これが問題なのでは／これが有効なのでは ⇒仮説を立てたら検証して正解に近づける ⇒素早く訂正して再び実行する
・ゼロベース思考 前例・現状に囚われずに対応する、暗黙の前提条件うや、制約条件を排除して、視野を広げて、大きな発想をしてみる。
・深堀で真実を探求する なぜを腑に落ちるまで繰り返して問い続ける ⇒ 分析力、独創性の徹底追及
人のいうことを素直に聞くこと
それは人が言ったことを鵜呑みにすることとは違う
真剣に、相手に好意と尊敬の念をもって対応する
第４章
・仕事のスピードアップには、情報収集能力の抜本的強化が欠かせない
・朝夕の各３０分でできれば自宅で調べ物をする、３０分というのは、時間をきめないと延々と時間をつかってしまうため、決まった時間で必死となって大事なものを収集する
・重要な記事は、印刷、書き込み、ブックマークする、テーマを分けて保存する
・通勤時間は、英語か読書を
・ＰＣはできれば仕事と自宅で同じものを、ディスプレイは資料を並べて見れる大型ディスプレイが効率がいい
・検索はＧｏｏｇｌｅ Ｃｈｒｏｍｅを表示件数１００件で使う
・勉強会、セミナーは、月２回ぐらいのペースで参加する
・なんでも相談できる相手をつくる ①やりとりを歓迎してくれる方 ②メールでの返信が早い方
・英語の効率的勉強法 聞く：ＤＶＤで、日本語字幕、英語字幕、字幕なしで聞く、読む：とにかくたくさんよむ、ペーパバックを１０冊ぐらいよむ 話す：海外出張や外人と話す、短文を数百用意し、何度も読み上げておく 書く：①メール、②英語プレゼン資料 メール文面を数百整理しておく
・メモ書きから資料におこす方法 ①メモ書きを３０～５０書き溜めておく ②書いたメモを関係あるもので、並べ替える ③メモから、目次をつくり、順序、整理する ④パワーポイントやワードに落とし込んでいく ⑤できたら、しばらく放置してからあらためて、確認する ⇒できたら、例文フォルダーにいれておく
・資料のイメージ合わせ ①上司とイメージを合わせるために、アウトプットイメージを書いて渡す ②最終ゴールを明示し、打ち合わせを重ねる ③資料全体を共有し進捗を報告する
頻度が多ければ、１０，１５分でミーティングはかまわないし、アウトプットの品質は急激に改善される
・ブラインドタッチ、ショートカットキーを多用する
・資料を作るときは、ネットを切り、１Ｈｒほど集中する
・会議の明確化 議題の明確化、説明資料の事前準備
・会議の低減 ５分ミーティング、１０分ミーティング、１５分ミーティングと時間を短縮する
・会議の回数を減らす、出席者を絞り込む 他関連には、資料のメール等の共有を、質問はメールで確認でよい
・会議の活性化 ①参加者全員に発言してもらう ②異なる視点をもった発言を引き出す ③声の大きさでなく内容で判断する ④相違意見は、一致点を確認し相違点を整理する ⑤議論がすれちがったら、同じ土俵に戻して議論するようガイドする
・会議リーダがホワイトボードに書く、発言をそのまま記録する、わかりにくいときは、聞き直す、趣旨をくみ取って補完して書く、書いたら内容を示して、その場で確認する、課題とアクションを整理する、論点のすれ違いはその場で一致点、相違点を図示する。ホワイトボードは写メして全員に配布する
・メールはすぐ変身する 優先順位をつけない、メール作成スピードをアップする。難しい内容は、少しねかせてから送信する
・伝えにくい内容でも、遠慮なくメールする
・込み入ったことはメールでなく、直接話す。①メールだと長文になる ②誤解を生じやすい ③ボタンの掛け違いで感情的になりそう ④お願いをする場合 ⑤直接話すとそうでもないのにメールだととげとげしくなる人が相手
・ＰＣの単語登録をうまうつかう、３００語ぐらい登録できる
・メールも用途別に再利用フォルダーに保存しておく
・人の話を丁寧に聞くことでそのあとの仕事をスムーズに行う あせる心を押させて、落ち着いて聞くこと、あわててしまうとかえって生産性が落ちる
・話すときは、伝えるべきことをあらかじめメモしておき、そのメモを見ながら伝える
・伝えるべきことは、遠慮せずにはっきり伝える。いずれ伝えなければならないし、遠慮していれば誤解をうむ
・合意内容は、書面で共有する
・対等な関係で対応する、上から目線は諸悪の根源、表現はポジティブフィードバックを心掛ける
・避けるべき人 ①相性の悪い人、②悪意のある人、③病的な人 はさけること
目次は次の通りです。
はじめに
第１章 速さは全てを解決する
第２章 スピードを上げるための８つの原則
第３章 思考のスピードを上げる具体的な方法
第４章 スピードと効率を極限まで上げるノウハウ
最も効率的な情報収集法
書類・資料作成の時間を最小化する
会議はここまで効率化できる
メールを制する者が時間を制する
コミュニケーションのミスをなくす
おわりに
購入済み
