鈴木真理子のレビュー一覧

仕事のミスが激減する「手帳」「メモ」「ノート」術

鈴木真理子

最初は手帳の書き方やメモやノートの書き方を教えてくれるものかなと感じた。ただ、読んでいくとそれらを活用して仕事に活かす術が書かれていて実践したいと感じた。私もミスが多い人間だが読んで「これなら改善できるかも」と自然と思えるようになった。今はノートで実践してみて、12月になったら手帳をしっかり選んで購入し、本格的にこの方法を導入する。

マンガでわかる！ 仕事で絶対ミスしない技術

鈴木真理子 / 桃山あおい

名刺の扱い方でも注意が必要です。名刺は必ず上着の胸ポケットにしまいましょう。そして机を挟まず立って行いましょう。そして受け取る時、会社のロゴや相手の使命に指をかけないことです。

伝え忘れがなくなるナンバリング、上司へ報告する前に内容箇条書きに表してみましょう。そして、内容によっては口頭伝達を使い分けます。重要事項についてほど口頭で確認したほうが良いかもしれません。

メールでの行き違いを防ぐために言いにくいことこそ口頭でお願いします。謝罪や相談も実際の会話の中で行いましょう。そもそも文章の作成に3分以上悩むような内容であれば電話の方がよろしいです。

やり直しのミスがなくなる指示の受け方、指示が理解できているか確認するためのアクションとして確認のための復唱を行えば良いです。

非正規社員との付き合い方において、給料や休暇の話は絶対に出さないようにしましょう。

やり直し・間違いゼロ 絶対にミスをしない人の仕事のワザ

鈴木真理子

メールを書く前に作戦を立てましょう。いきなり本文を書いていること、2つ目は記憶に頼っていることがミスにつながりやすいです。他に伝える事はなかったかと記憶をたどる作業、文章化する作業を別々にしましょう。

長文メールは基本的に読んでもらえません。メールの文章はスクロールしないで、一度に画面に表示される理由に抑えてください、件名を見れば伝えとることがわかるようにし、本文は結論を前持ってくるようにしましょう。

添付ファイルは、本文を書く前に添付してください。件名には添付3等ファイルの総数を入れておきましょう。

休暇予定のメールは署名に入れときましょう。3日間以上休む予定があるなら、事前に知らせておくことが重要です。タイミングは1ヵ月前ぐらいからです。

受信トレイのメールは5通までとしましょう。処理済みのフォルダーを作って下さい。受信トレイに残るメールは案件だけとしてください。

文章で書き換えるところは赤字にしておきましょう。日付や数量金額等の数字、相手の会社名や役職、氏名もミスやすい箇所となります。

大事なメールやファックスは受領の返事をもらいましょう。まずは受領の返事だけでもくだされば幸いです。など書き添えれば良いのです。

自分の目を他人の目としましょう。あらゆる仕事も1晩を寝かせてからもう一度読み返してみましょう。画面上でチェックするより格段にミスが見つけやすくなります。

大事な書類は控えをとってから送りましょう。データを入れたUSBメモリや書類はお金には変えられません。大事な書類はものを郵送するなら、普通曜日より別の送り方を選択するのが賢明です。例えば、追跡調査を希望するのであれば、特定記録やレターパック、損害賠償レベルの話になってくるのであれば、書留や、ゆうパックのセキュリティーサービスなどがオススメです。

「ミスなし、ムダなし、残業なし」に変わる！ 「テンパリさん」の仕事術

鈴木真理子

お仕事でテンパる方だけでなく、しばらくキャリアを休まれた方、非正規雇用から正規雇用へのギャップにとまどいを感じた方に是非オススメしたい本です。

自分のことを知る上で日記を書くこと、1日のTODOリストを作ること、マニュアルを作ること、これがどんなに大切なのか分かりやすく会話形式で教えてくれます。

この本を読んで、お仕事だけでなく家庭でも試してみたいと思いました！

無駄ゼロ！自分時間が増える 超・時短ハック

鈴木真理子

意識しないと忘れがちなことがよくまとまっています。

この方の本で個人的にこの本が一番おすすめです！

〈図解〉 絶対にミスをしない人の仕事のワザ

鈴木真理子

手元に置いて定期的に見返したい一冊。

当たり前のことが当たり前に出来ているか振り返るのにもってこいの本。
見開き2ページでひとつのトピックについて書いてあるので非常にわかりやすく、読みやすい。

絶対にミスをしない人の仕事のスゴ技BEST100

鈴木真理子

わかりやすくて、ケアレスミスに悩んでいる人や新社会人におすすめです

やたら評価低いですね
なんでだろう…

「段取りが良い人」と「段取りが悪い人」の習慣

鈴木真理子

80点主義
100%の力でやるものと80%の力でやるものを分ける。
時間の関係で常に100%でなくてはならないわけではない。

順番を破る
相手と自分の時間を大事にする。
ないが必要なのかを考える。いらないものはキッパリと諦める取捨選択が大事

本来の作業に集中する
ミスや無駄をゼロにすることが目標、その分の時間を本来やるべきことへ
上司の指示をはやとちりしない。念には念を入れる。また、途中で分からなくなったら今何やっているのかを再確認する。

やりたくないものを先にやる
やりたいものを先にやるとそれに時間がかかり、やらなければいけないものに時間がなくなる

社外活動を優先する
上司は今部下が何をしているか知らない。どちらを優先するか尋ねるべきである。結果的にwinwinになる。

やらないことを決める
not Todoリストを作ることで誘惑からにげる

即決できる
上司の指示を受けた時点でできるかどうか判断できるようになる、全て受けてできませんでしたはだめ

締めきりを守らない
ギリギリは何があるかわからない、
マイ締め切りをつくることで余裕が持て品質向上

隙間時間を埋める
手帳で予定を確認、書類の再チェック、環境を整える
これらを付箋で事前に貼る(雑件を片付ける)

自分にアポを取る
段取りが悪い人は自分の予定をどんどん遅らせる

希望を伝える
何個か提示した方が一発で決まる。特に希望順に伝えると良い
主導権を自分が握れると段取りが良くなる

こまめに止まる
全部やってから確認だと間違ってた時労力の無駄、半分で報告せよと言われても2割程度で一度報告

社内の人と円滑に関わる
もし飛んで社長から連絡が来たら直属の上司に報告、課長なり部長
ES(従業員満足)無くしてCS(顧客満足)無し

話が短い
prep、結論、理由、証拠と実例、結論
安易な言葉を選択する。

利他的
自分のため（出世、上司に猫被り）は大切かもしれないが仕事をしている本来の意味は誰かのためにする、
相手のために今何ができるのかを考えて行動するのが大切

メールを楽して書く
単語登録、この本の場合、
だんよ→段取りが良い人
というふうになる
テンプレートをつける

すぐに捨てる
優秀で段取りが良い人の机はきれい

スッキリ
探す時間を減らす、机の上はスッキリ＝ワンベスト

早起き
1日の準備を整える

見た目が決まる
身支度は前日にする。当日はやることが思っている以上に多い。

PDCAサイクル
計画を立て、反省をする
1回目は遅くても2回目につなげるように反省

忘れっぽい
これは感情の中の話、どんなに頑張っても評価するのは会社や上司、全てがうまくいくわけではないが、受け止めて次につなげる

どこでも仕事ができる
クラウドサービスを使って自分のスマホからもアクセス、とにかく効率重視、どこでもいつでもできるように使う

環境を変える
自分がどのような条件下で仕事をすると効率が上がるのかわかっている。

休みを先に入れる
休みを目標にもう一踏ん張りできる

優先順位をつける
量と成果は比例しない、むしろ制限時間を設けた方が効率よく、　成果が得られる

仕事のミスが激減する「手帳」「メモ」「ノート」術

鈴木真理子

改めて、
これは…!!!!!!という発見は無かったけれど、
自分の仕事の仕方は間違っていないと
背中は押して貰えた1冊になった。
どこの職場に行っても「メモ魔」扱いされるがw、
それで正解ならばそれでいいと思えた。

「速く」「短く」「感じよく」メールを書く方法

鈴木真理子

基本的なことがまとまって書かれている。時々読み返したい。コロナの影響でテレワークになり、メールでのコミュニケーションが圧倒的に増えた。間違えて覚えていた部分があり、気づいて良かった。

やり直し・間違いゼロ 絶対にミスをしない人の仕事のワザ

鈴木真理子

やり直し・間違いゼロ 絶対にミスをしない人の仕事のワザ　2014/4/9

著者について
鈴木 真理子(すずき・まりこ)

株式会社ヴィタミンM 代表取締役
1968年東京都生まれ。共立女子大学卒業後、三井海上火災保険株式会社(現三井住友海上)入社。
損害調査部、人事部人材開発室などを経て結婚退職。
その後、キャリアを真剣に見直し、第二の就職をめざす。
「伝える」「話す」「書く」能力をさらに磨き、インストラクターとしての道を歩むことを決意。
2006年株式会社ヴィタミンMを設立、代表取締役就任。 現在、多くの企業研修や公開セミナーにおいて
ビジネスパーソン3万人以上に指導を行う。
「ミスなく速く仕事をし、心も体も元気でいる! 」をモットーに、
楽しく・飽きさせず・ためになるプログラムを開発し、好評を得ている。
講師業のほか、新聞や雑誌をはじめメディアの取材、原稿執筆まで幅広く活動中。

他人のチェック任せでは限界があり厳しいビジネス社会を生き抜くことは出来ない
2017年4月9日記述

鈴木真理子氏による著作。
東京都葛飾区亀有生まれ。千葉県柏市にて育ち、現在は神奈川県横浜市在住。
共立女子大学卒業後、三井海上火災保険株式会社（現三井住友海上）入社。
損害サポート部、人事部人材開発室など約１０年間の勤務を経て結婚を機に退職。
その後、自身のキャリアを改めて真剣に見直し、第二の就職をめざす。

「伝える」「話す」「書く」能力を磨き、ビジネスインストラクターとしての道を歩むことを決意。
2006年株式会社ヴィタミンＭを設立、代表取締役就任。
現在、多くの企業研修や公開セミナーにおいてビジネスパーソン３万人以上に指導を行う。
「ミスなく速く仕事をし、心も体も元気でいる！」をモットーに、
楽しく・飽きさせず・ためになるプログラムを開発し、好評を得ている。
講師業のほか、新聞や雑誌をはじめメディアの取材、原稿執筆まで幅広く活動中。

以上のような経歴を持つ著者。
冒頭でミスを減らし仕事上で良い循環を生み出そうと指摘するがその通りだ。
結局仕事は小さいことの積み重ねである。
ただミスを減らさないと上に行くチャンスは無くなるし良い事は無い。
ちょっとしたテクニックを紹介しているが、大事な点ばかりだと思う。
もちろんこの手の仕事術本では内容がかぶるものもあろう。
大事なのは参考になる点を探すような感じで読めば良い。

個人的に参考になって点を列挙してみたい。

メールはスクロールしないで一度に画面に表示される程度におさえる。
件名は本文を要約する
添付ファイルがある場合は本文を書く前に添付（添付漏れ防止）
件名には添付３などファイル総数を入れておく
休暇予定はメール署名に入れる（3日以上休む場合、取引先に知らせる）
受信トレイは5通まで。処理済フォルダをつくる。
繰り返し使う文書で書き換える部分は赤字にしておく
FAX送信時は相手のフルネームで（よくある名字の場合何人かいる為）
ダブルチェックは必要だがセルフチェックを徹底する。
上司はミスを見つける存在ではない。
書類上のミスを見つけるには印刷し、時間をおいて自分の目を他人の目としてその書類上の問題がないかどうかを確認すること。
書類は寝かせない。
ファイルや書類は立てる。
書類は旬を過ぎたら捨てる。
捨てられない場合はスキャナーかデジカメで保存。
ファイル名には日付を入れる　作成日か実施日　修正・訂正する時はお尻に連番を振る。
20170515A社テキスト2　などのように
メモの紛失防止にメモを立てれるペーパースタンド、ペーパーウエストを導入
著者はメーブルスタンドというペーパースタンドを使用しているとの事。
部下などを指示する場合もメモを取る。
進捗管理を徹底する。
名刺交換したら余白にメモ。（身体の特徴や知られたくない事はNG）
修正や改善点に気づいたらその場で直す
発表用メモは文章にせず、箇条書きにする
指示は６W3Hで聞く
when　where who whom what why How How much How many
上司はすべてを言葉にしない為。
自分からいつまでにどのようにを確認を徹底する。
3割進んだら中間報告　結論から
言いにくいことは声で伝える（メールだけで済ませない）
todoリストに時間を入れる
提出物にはyou締切とmy締切を作る（本来の約束より前倒しに完成させる）
督促されないように、見直してミスに気がつくように。
新幹線はネットで予約
Excelの集計は手計算でもチェック。
印刷してから目でチェックし電卓をたたいて計算ミスがないかを再確認する
郵便物は手でポストまで持っていく（カバンに入れると忘れてしまう）
マニュアルは自分専用をつくる
駅で待ち合わせしない（改札口の数も多かったり似た駅に行く危険性）
名刺は切らさない（名刺入れ以外に財布や手帳にも５枚ほど入れる）
デスクで飲食しない

ミスが少ない人はセルフチェックを念入りにしている。
他人に見つけてもらうより自分の段階でミスを防ぐ
他人のチェック任せでは限界があり厳しいビジネス社会を生き抜くことは出来ない
上司はケアレスミスをチェックする人ではない。
初歩的なミスがなければより高度なアドバイスがもらえるようになる。

やり直し・間違いゼロ 絶対にミスをしない人の仕事のワザ

鈴木真理子

当たり前のことかもしれませんが、改めて行動しようと思える内容でした。
文章が読みやすく書かれていることも良いです◎

やり直し・間違いゼロ 絶対にミスをしない人の仕事のワザ

鈴木真理子

1.せっかちでミスが多発するので改善したい。
仕事の効率が悪くいっこうに成績も上がらないのでなんとか改善したい

2.当たり前のことこそ疎かにしてはいけないということが本書の大きなテーマです。そのためには、職場を自分なりに工夫して行く必要があります。やり方は人それぞれですが、共通点が業務の可視化、定期的な報連相、再確認です。
自分が抱えてる業務をミスすることで誰に迷惑がかかるのかということを常に考える必要があります。また、それによって自分の信頼を失っていく原因にもなってきます。そうならないためには、日々の雑務から徹底して管理していく必要があります。そのための方法が書いてあります。やり方はいたったシンプルなのですぐに実践できるので、読んだらすぐに試すことを勧めます。

3.やることの明確化が大事なのはわかるのですが、ついめんどくさがって飽きてしまうのが悪い癖です。ルーティンワークを明確化してないのでだらだらやってしまうのだとこの本を読んでハッキリとわかりました。また、やるこたに時間を記入するということをしてなかったので、長引いてた原因にもなったのだと思います。
まずは自分が１日で何をしてるのか、行動を観察することから始め、ムダは省き、ルーティンワークは明確化することをやっていこうと思います。

仕事の準備の本

鈴木真理子

とにかく「準備」
ただ闇雲に準備といっても非効率な準備をしても意味がありません。
必要な準備を最小限の時間労力で行う。
そのためには時間対効果を意識する必要があります。

「USP」を持つ。
要は強みです。
これはないなぁとσ^_^;
セールスポイントは何かとはたと考えさせられました。
確かに「不可能を可能にする男」ムウさんに憧れてますがシャレで言えてもなかなか難しい。
僕なりにスピードを追求していきたいと思います。

実践している内容も多いですがとても参考になりました。

やり直し・間違いゼロ 絶対にミスをしない人の仕事のワザ

鈴木真理子

新年1冊目です。
「ミスを無くせば幸せのサイクルが回る」
ミスしなければ余計な時間がかからないので新しい仕事にも挑戦できますしチェックする時間も確保できます。

「当たり前のことができるように努力する」
「5S」「情報管理」「タイムマネジメント」は仕事の基本なので誰にとってもマスト。
ただ案外できてない人が多いとのことなので努力して自分の強みにしたいものです。

「ミスを無くせばチャンスの神様がやってくる」
メンティに伝えることがまた１つ。
初めカンタンな仕事が与えられてるのはミスする子かしない子か見極められているということ。
ここでふてくされてぞんざいにするか集中して成果を出すかがチャンスの神様を捕まえられるかの分かれ目になるということです。

テクニカルなことで参考にしたいことが１つ。
手帳はフリクションで
黒→相手のある仕事
青→自分のタスク
赤→締め切り
これは明日から使えそうです。

やり直し・間違いゼロ 絶対にミスをしない人の仕事のワザ

鈴木真理子

チームでも課題になっている部分が本質論、手法と共に明確に書かれていた。

ただミスをするしないではなく、仕事の進め方、時間管理、お客様からの安請け合いではなくお互いにとって最善な対応ができると言った部分で活かせる内容だった。

最近はチームメンバーのお客様への過剰サービスが目立ち、無計画に精神論で頑張ろうとするから忙しくなるし無駄な残業も減らない。さらに追い詰められて効率がどんどん悪くなって行く。
そんな文化が広がり始めてるので、そういった悪しき文化を見直すきっかけになるのではないか。

「速く」「短く」「感じよく」メールを書く方法

鈴木真理子

件名Reでメール続けたらクライアントに怒られた記憶が蘇りました笑
時間かけてでも適切な件名をつけたいです。
後半は実践できてないことが多くタメになりました。

⭐️学んだこと
•事実正しく伝わるように、誰が読んでも同じ解釈になるように書く。

•間違いやすい敬称
×鈴木課長様
○鈴木課長、課長鈴木様

×お取引各位様
○お取引先各位
例外：お客様やお得意様には各位をつける

•丁寧すぎると、読みにくいメリハリをつける
丁寧語&謙譲語

•返信不要ソフトに伝える
ex
返信はお気遣いなさいませんように。
お忙しい折、返信のお気遣いはご無用です。
再度ご連絡いたしますので、ご返信には及びません。

• 1回目は名乗る。2回目からは短く書く。
2回目、宛名は省略、名乗らない。

•仔細：こまごまとしたこと。相手の依頼事項をコピペせず仔細とすると早い。

•報告書を早く書くコツ
日報は時系列で書く
過去(今日終えた仕事)
現在(日報を作成しながら振り返る)
未来(明日以降の計画)

⭐️TO DO
•タイトルの書き方を実践する。
①対象や案件を絞り込むex業務、効率化会議
②結論や目的、相手に期待する行動を入れるex【開催通知】【依頼】【要回答○/○まで】

•シンプルに書く
①いらない言葉を書かない
ex先日お伝えした通り、本件については既にご承知おきのこととは存じますが
② 二重否定をしない
③回りくどい表現しない

•単語登録でアットマークを活用

・やらなくて良い事はやめる、送信済みメールは見返さない。

•受信トレイの第一階層に置くのは未処理メールだけ。メールTo Do リスト
処理済みフォルダに移動する。

•メール議事録を送る。私の理解に間違いがなければ了解とご返信くださいますでしょうか。

「段取りが良い人」と「段取りが悪い人」の習慣

鈴木真理子

「段取りが良い人」になるための習慣。
明日から仕事で使えそうな習慣がたくさんあり、とても参考になった。
本書では「優先順位」の大切さを重要視している。
最後には仕事の「優先順位」ではなく、「人生の優先順位」が1番大切だと書いてあった。
「段取りが良い人」になれると人生でやりたいことをやれるようになる。
この本に書いてある習慣を1つでも身につけて人生を実りあるものにしたい。

「ミスなし、ムダなし、残業なし」に変わる！ 「テンパリさん」の仕事術

鈴木真理子

本書の中に誰もがテンパることがあると書いてあり自分だけじゃないと思うことができました。また自分がテンパる時も人と比べることなく取り組む心得がありテンパりやすい人を安心させ、なおかつ改善に取り組みやすいスキルが多数紹介されています。
新社会人、転職、ブランクがあったかたにもこんなことでテンパル事あるよねっという例があり、実践技も取り組みやすいのでぜひ一度参考にされてみてください！！

無駄ゼロ！自分時間が増える 超・時短ハック

鈴木真理子

細部に拘り過ぎない。本書では80点主義だが、私は50点でも良いと思う。素早く着手すればすぐにフィードバックが得られ、認識のズレにも早くに気付ける。
TODOリストもただの備忘録にはせず、想定時間と実際の所要時間を記録して振り返れば、時間がかかる課題が見えてくる。
ミスのリカバリは突発で、時間もかなり浪費しやすい。ミスの原因と対策をまとめるだけでなく、それをチームにも共有すれば組織全体の効率化にもなるだろう。