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やり直し・間違いゼロ 絶対にミスをしない人の仕事のワザ 2014/4/9
著者について
鈴木 真理子(すずき・まりこ)
株式会社ヴィタミンM 代表取締役
1968年東京都生まれ。共立女子大学卒業後、三井海上火災保険株式会社(現三井住友海上)入社。
損害調査部、人事部人材開発室などを経て結婚退職。
その後、キャリアを真剣に見直し、第二の就職をめざす。
「伝える」「話す」「書く」能力をさらに磨き、インストラクターとしての道を歩むことを決意。
2006年株式会社ヴィタミンMを設立、代表取締役就任。 現在、多くの企業研修や公開セミナーにおいて
ビジネスパーソン3万人以上に指導を行う。
「ミスなく速く仕事をし、心も体も元気でいる! 」をモットーに、
楽しく・飽きさせず・ためになるプログラムを開発し、好評を得ている。
講師業のほか、新聞や雑誌をはじめメディアの取材、原稿執筆まで幅広く活動中。
他人のチェック任せでは限界があり厳しいビジネス社会を生き抜くことは出来ない
2017年4月9日記述
鈴木真理子氏による著作。
東京都葛飾区亀有生まれ。千葉県柏市にて育ち、現在は神奈川県横浜市在住。
共立女子大学卒業後、三井海上火災保険株式会社（現三井住友海上）入社。
損害サポート部、人事部人材開発室など約１０年間の勤務を経て結婚を機に退職。
その後、自身のキャリアを改めて真剣に見直し、第二の就職をめざす。
「伝える」「話す」「書く」能力を磨き、ビジネスインストラクターとしての道を歩むことを決意。
2006年株式会社ヴィタミンＭを設立、代表取締役就任。
現在、多くの企業研修や公開セミナーにおいてビジネスパーソン３万人以上に指導を行う。
「ミスなく速く仕事をし、心も体も元気でいる！」をモットーに、
楽しく・飽きさせず・ためになるプログラムを開発し、好評を得ている。
講師業のほか、新聞や雑誌をはじめメディアの取材、原稿執筆まで幅広く活動中。
以上のような経歴を持つ著者。
冒頭でミスを減らし仕事上で良い循環を生み出そうと指摘するがその通りだ。
結局仕事は小さいことの積み重ねである。
ただミスを減らさないと上に行くチャンスは無くなるし良い事は無い。
ちょっとしたテクニックを紹介しているが、大事な点ばかりだと思う。
もちろんこの手の仕事術本では内容がかぶるものもあろう。
大事なのは参考になる点を探すような感じで読めば良い。
個人的に参考になって点を列挙してみたい。
メールはスクロールしないで一度に画面に表示される程度におさえる。
件名は本文を要約する
添付ファイルがある場合は本文を書く前に添付（添付漏れ防止）
件名には添付３などファイル総数を入れておく
休暇予定はメール署名に入れる（3日以上休む場合、取引先に知らせる）
受信トレイは5通まで。処理済フォルダをつくる。
繰り返し使う文書で書き換える部分は赤字にしておく
FAX送信時は相手のフルネームで（よくある名字の場合何人かいる為）
ダブルチェックは必要だがセルフチェックを徹底する。
上司はミスを見つける存在ではない。
書類上のミスを見つけるには印刷し、時間をおいて自分の目を他人の目としてその書類上の問題がないかどうかを確認すること。
書類は寝かせない。
ファイルや書類は立てる。
書類は旬を過ぎたら捨てる。
捨てられない場合はスキャナーかデジカメで保存。
ファイル名には日付を入れる 作成日か実施日 修正・訂正する時はお尻に連番を振る。
20170515A社テキスト2 などのように
メモの紛失防止にメモを立てれるペーパースタンド、ペーパーウエストを導入
著者はメーブルスタンドというペーパースタンドを使用しているとの事。
部下などを指示する場合もメモを取る。
進捗管理を徹底する。
名刺交換したら余白にメモ。（身体の特徴や知られたくない事はNG）
修正や改善点に気づいたらその場で直す
発表用メモは文章にせず、箇条書きにする
指示は６W3Hで聞く
when where who whom what why How How much How many
上司はすべてを言葉にしない為。
自分からいつまでにどのようにを確認を徹底する。
3割進んだら中間報告 結論から
言いにくいことは声で伝える（メールだけで済ませない）
todoリストに時間を入れる
提出物にはyou締切とmy締切を作る（本来の約束より前倒しに完成させる）
督促されないように、見直してミスに気がつくように。
新幹線はネットで予約
Excelの集計は手計算でもチェック。
印刷してから目でチェックし電卓をたたいて計算ミスがないかを再確認する
郵便物は手でポストまで持っていく（カバンに入れると忘れてしまう）
マニュアルは自分専用をつくる
駅で待ち合わせしない（改札口の数も多かったり似た駅に行く危険性）
名刺は切らさない（名刺入れ以外に財布や手帳にも５枚ほど入れる）
デスクで飲食しない
ミスが少ない人はセルフチェックを念入りにしている。
他人に見つけてもらうより自分の段階でミスを防ぐ
他人のチェック任せでは限界があり厳しいビジネス社会を生き抜くことは出来ない
上司はケアレスミスをチェックする人ではない。
初歩的なミスがなければより高度なアドバイスがもらえるようになる。
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1.せっかちでミスが多発するので改善したい。
仕事の効率が悪くいっこうに成績も上がらないのでなんとか改善したい
2.当たり前のことこそ疎かにしてはいけないということが本書の大きなテーマです。そのためには、職場を自分なりに工夫して行く必要があります。やり方は人それぞれですが、共通点が業務の可視化、定期的な報連相、再確認です。
自分が抱えてる業務をミスすることで誰に迷惑がかかるのかということを常に考える必要があります。また、それによって自分の信頼を失っていく原因にもなってきます。そうならないためには、日々の雑務から徹底して管理していく必要があります。そのための方法が書いてあります。やり方はいたったシンプルなのですぐに実践できるので、読んだらすぐに試すことを勧めます。
3.やることの明確化が大事なのはわかるのですが、ついめんどくさがって飽きてしまうのが悪い癖です。ルーティンワークを明確化してないのでだらだらやってしまうのだとこの本を読んでハッキリとわかりました。また、やるこたに時間を記入するということをしてなかったので、長引いてた原因にもなったのだと思います。
まずは自分が１日で何をしてるのか、行動を観察することから始め、ムダは省き、ルーティンワークは明確化することをやっていこうと思います。
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新年1冊目です。
「ミスを無くせば幸せのサイクルが回る」
ミスしなければ余計な時間がかからないので新しい仕事にも挑戦できますしチェックする時間も確保できます。
「当たり前のことができるように努力する」
「5S」「情報管理」「タイムマネジメント」は仕事の基本なので誰にとってもマスト。
ただ案外できてない人が多いとのことなので努力して自分の強みにしたいものです。
「ミスを無くせばチャンスの神様がやってくる」
メンティに伝えることがまた１つ。
初めカンタンな仕事が与えられてるのはミスする子かしない子か見極められているということ。
ここでふてくされてぞんざいにするか集中して成果を出すかがチャンスの神様を捕まえられるかの分かれ目になるということです。
テクニカルなことで参考にしたいことが１つ。
手帳はフリクションで
黒→相手のある仕事
青→自分のタスク
赤→締め切り
これは明日から使えそうです。
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チームでも課題になっている部分が本質論、手法と共に明確に書かれていた。
ただミスをするしないではなく、仕事の進め方、時間管理、お客様からの安請け合いではなくお互いにとって最善な対応ができると言った部分で活かせる内容だった。
最近はチームメンバーのお客様への過剰サービスが目立ち、無計画に精神論で頑張ろうとするから忙しくなるし無駄な残業も減らない。さらに追い詰められて効率がどんどん悪くなって行く。
そんな文化が広がり始めてるので、そういった悪しき文化を見直すきっかけになるのではないか。
Posted by ブクログ
仕事をミスしないためには自分の意識さえあれば大丈夫だと思っていたが、決め事を作って忠実に実行することが大切だと思った。
書類の保管など整理整頓については足りていないことが多かったので書類を立てたり、物を上手に扱うことが大切だと感じた。
同じミスは何度も繰り返さないようにPDCAサイクルを回して防いでいこうと思う。
Posted by ブクログ
メール、ビジネス文書、デスクまわりの書類の整理、報連相などからミスに繋がりやすい行動をピックアップ。
具体的なアドバイスまで紹介している。
具体的行動
・ノートへのメモは1案件1ページ
・作業の標準時間（平均時間）を測り、時間見積もりの精度を上げる
Posted by ブクログ
うーん。たぶん、注意力の使い方と観察力に相当問題あり。少しでも実行できるものを少しづつ。
どこに何をいくつを決める。
２０１８、７再読。変われる実感が相変わらずないながらもこの仕事を続けるためにミスを減らす。
Posted by ブクログ
読みやすい。
内勤的な内容が多かったので、関係ないものは読み飛ばし。
人事時代に知ってればよかった、と思うもの満載。
私は優先順位を立てて、集中する事が苦手だったな。多分、仕事に取り掛かる前に、十分計画を立てていなかったから。
ダラダラなミーティングも、はじめから終わり時間を決めたり、事前に考えを用意してもらえば、ほっしーの演説は減らせたかもしれない。
今の仕事でも、議事録や、就業時間内で現場業務以外の仕事も終わらせたいから、仕事の途中で呼ばれてもすぐに集中力戻すために栞をつけたり、作業のゴール地点を作ってから仕事にとりかかりたいと思った。
(本文より)
・データは日付を入れたタイトルに
※「160518−リーダーミーティング資料」
・メモスタンド(自立できるもの)
・1案件1ノートページ
・指示した人も誰に何をいつまで、頼んだかメモし忘れない
・メールにファイルを添付するときは、本文を書く前にデータを添付。→件名にも「添付あり」と付ける
・議事録は24時間以内に作成。
※決定事項、討議事項、懸案事項(いつまでに、誰が)
・報告も結果から伝える(主観や感想は求められたら答える)
・時間の見積もりをする(作業時間の平均を出す。就業時間の80%で計画をする)
・優先順位の高いものは早い時間から取り掛かる
・会議はゴールを先に決める
※会議メモをつくる→終了時間を決める→事前にメモを配り、考えを用意してもらう
Posted by ブクログ
【実践したいと思ったところ】
1.文書で書き換えるところは赤字にしておく。使い回しのミスを防ぐ。
2.メモはペーパースタンドで立たせて紛失防止。
3.ノートは１案件１ページ。書くためでなく見るためのノートにする。
4.ＴｏＤｏリストに時間・優先順位を入れる。雑事（電話、メール返信）はまとめる。
5.提出物にYou締切とMy締切をつくる。My締切＝You締切の１日前。
6.リスク予想図をつくる。＝自分の仕事でミスをすると、どんな被害を及ぼすのかを、「ヒト（信頼と信用）、モノ、カネ、コト（謝罪、書類づくり）、時間」の５要素で算出する。
7.「重要度×緊急度」がわかりにくいなら、「すぐに着手できるか×すぐに効果がでるか」のマトリックスで仕事を分ける。「すぐに着手できてすぐに効果がでる」ものを第一優先してミス防止策を練る。
8.９０分集中したら一息つく習慣をつくる。
Posted by ブクログ
やはり、当たり前のことが当たり前にできている人は、強いですね。
自分がいかに、当たり前のことができていないか、痛感しました。
自分の仕事の進め方を、改めて見直したいと思います。
Posted by ブクログ
ヒューマンエラーは発生すものという前提にたち、それをいかに発生させない仕組みを作るかに力点を置いた一冊。また、ミスの傾向は個々人によって異なることから、それぞれの傾向をつかみ、それにあった対策を取ることが必要と書かれている。
以下参考になった点
・メールは長文にすると読んでもらえないため、極力短文を心掛ける。
・書類は重ねずに立てる
・書類やものの住所を決め、出したら戻す
・文房具は一つずつ
・一週間に一日予備日を作る
・10分前行動
・優先順位の低い仕事は切り捨てる
以上
Posted by ブクログ
読みやすい文章なので、通勤時間でぱぱっと読めました。どうすればミスなく、迅速に仕事ができるか模索してたので、なるほどなと参考になる点が多かったです。少し意識するだけでもミスは減るはずだし、修正の手間が無くなり早くなるし、自分に使えそうなところは、活用したいと思います。
Posted by ブクログ
新しくチームに入ってきた人にとりあえず読んで理解しておいてもらうのによさそう。内容に過不足がなく明快。
新社会人でなくとも確認のために役立つと思う。
Posted by ブクログ
本書も会社の同僚が貸してくれた一冊です。
昨日、その同僚から借りた本を読み終えて、今朝返却した際に貸してくれました。
おそらく本書がその同僚から借りる最後の一冊となるでしょう（昨日も同じことを書いた気が...）。
自分はミスをしないか？
答えはNO。
私はミスをします。
本書はミスをしない為の仕事のコツが教示されていますが、特にこれといって真新しい事が書いてある訳ではありませんでした。
なんとなく分かっている、なんとなく知っている、そんな内容です。
でも、私はミスをします。
つまり、理解しているようで実践していないからミスをするのだと思います。
会社から給料を貰い仕事をしている以上、私はプロでなければならないはず。
であれば、ミスを減らしていく努力はやはりすべきですよね。
ヒントはたくさん掲載されていました。
実践するのにハードルの高い内容は無かったのですが、その中でもより簡単に着手出来、結果に繋げられる事を先ずは1つからでも実践していこうと思います。
《新たな気づき》
指示は6W3Hで聞く。
when:いつ、いつまでに
where:どこで、どこに
who:誰が
whom:誰に
what:何を
why:どうして
how:どのように
how much:いくら
how many:いくつ
会議の4悪
1.会して議せず
→発言しない人が参加している
2.議して決せず
→結局何も決まらない
3.決して行わず
→決めたことを実行しない
4.行って責をとらず
→誰も責任をとらない
説明
内容紹介
仕事をしていると、単純ミス、ケアレスミス、人為的ミスなどが多発します。
そのため本当は簡単に短時間で終わる作業も、やり直したり、
新たに作業が増えたりして仕事がはかどりません。
例えばビジネスメール、添付ファイルをつけずに送ったことはありませんか?
例えばせっかく書いたメモをなくしたことはありませんか?
例えば残しておくべきファイルを上書き保存してしまったことはありませんか?
ミスが発生するのには必ず原因があり、それを放置しているがために
何度も同じようなミスが起きてしまいます。
そんな仕事をするうえでミスをしやすい77項目について、
その対策を平易な文章と図版で、分かりやすく解説しました。
「メール」「整理・整頓」「メモ・ノート」「報連相」「スケジュール管理」など、
かゆいところに手が届く内容となっています。
また、全ての項目に図版が入っているので、読みやすく、分かりやすい。
楽しみながら、読んだらすぐに使えるテクニックが学べます。
内容（「BOOK」データベースより）
「スピード」と「正確さ」を手に入れよう!ちょっとした工夫と習慣でトラブルや失敗を防止します。「メール」「整理・整頓」「メモ・ノート」「報連相」「スケジュール管理」など77のノウハウを収録。
著者について
鈴木 真理子(すずき・まりこ)
株式会社ヴィタミンM 代表取締役
1968年東京都生まれ。共立女子大学卒業後、三井海上火災保険株式会社(現三井住友海上)入社。
損害調査部、人事部人材開発室などを経て結婚退職。
その後、キャリアを真剣に見直し、第二の就職をめざす。
「伝える」「話す」「書く」能力をさらに磨き、インストラクターとしての道を歩むことを決意。
2006年株式会社ヴィタミンMを設立、代表取締役就任。 現在、多くの企業研修や公開セミナーにおいて
ビジネスパーソン3万人以上に指導を行う。
「ミスなく速く仕事をし、心も体も元気でいる! 」をモットーに、
楽しく・飽きさせず・ためになるプログラムを開発し、好評を得ている。
講師業のほか、新聞や雑誌をはじめメディアの取材、原稿執筆まで幅広く活動中。
〇主な著書
『ビジネス文書&メールの基本』(すばる舎)
『就活から役に立つ 新社会人のためのビジネスメールの書き方』(SBクリエイティブ)
著者略歴 (「BOOK著者紹介情報」より)
鈴木/真理子
1968年東京都生まれ。共立女子大学卒業後、三井海上火災保険株式会社(現三井住友海上)入社。損害調査部、人事部人材開発室などを経て結婚退職。2006年株式会社ヴィタミンMを設立、代表取締役就任。現在、多くの企業研修や公開セミナーにおいて指導を行う。講師業のほか、新聞や雑誌をはじめメディアの取材、原稿執筆まで幅広く活動中(本データはこの書籍が刊行された当時に掲載されていたものです)
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参考になるところはたくさんあった。
数字や名前を書き換えるだけの書類は次回に間違えないために、日付や数字などは赤字で保管すること。
ミスをしたら、反省、理由づけ、改善、行動をする。
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2020.10.6
▼こんな人におすすめ
・新入社員
・ミスが多い人
・効率的に家事をしたい人にも
▼この本のいいところ
・見開き1ページで1tipsなのでぱっと読める
・すぐに使えるネタばかり
▼学びメモ
・メールは、ファーストビューで要件がわかる分量に
・文書管理は自分たちで期限・破棄ルールを決める
・在庫管理ルール「とこに」「何を」「いくつ」
・メモは、×読む ○見る
・指示する側も、相手・期限・業務内容をメモ
・3割で中間報告
・スキマ時間TO DO
・自分の名刺は上下逆さに入れると渡しやすい
・ミスやヒヤリ・ハット事例をためる
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仕事に関する小技集です。
ミスをしない、という視点とは違う内容が、多い気がしました。
ミスを防ぐのは、時間を作ること。
添付ファイルは、本文を書く前に。
休暇予定は、メールの署名に入れる。
Posted by ブクログ
仕事の「ワザ」という書名だが、ひとつひとつは特別なモノを使う必要のない気づきのレベル。様々なロケーションにあわせた活用例が紹介されているため、自分の苦手なところで取り入れると効果が出そう。
本書のキモは最後に紹介された、日々の心構え。ミスをすること自体は悪くなく、それをどれだけ次につなげていくかが最も大事。この意識を持つか持たないかで、本書で取り上げられたテクニックが単なるハックどまりになるか自分の仕事スタイルを見直すきかっけになるかが大きく変わるだろう。
Posted by ブクログ
誰でも仕事にミスは起こってしまうもの。
でもそれを少しでも防ぐためのポイントが書かれている。
整理整頓、情報管理、タイムマネジメントなど当たり前のことを当たり前にきちんと行うことで、周りからの信頼と評価が上がる。
他責でなく自責。どうせではなくどうしたらいいのか前向きに。
Posted by ブクログ
主として若手の社会人に向けて書かれた、仕事上でのミスを減らすアイディア集。ベテランの人でもこれを読むことで新たな発見があると思う。ただ、著者もあとがきで書いてたが、「絶対にミスをしない」は言い過ぎ。
