「段取りが良い人」と「段取りが悪い人」の習慣

鈴木真理子

仕事がたまって終わらない。
なんかいつもドタバタしている。
やり直しが多い。

こんな悩みを抱えている人は多いでしょう。
人は減っているのに仕事量がかわらなければ、必然的に時間がかかってしまいます。
それなのに、働き方改革が浸透し、「早帰りするように」会社から言われているのが現状です。

さらに、自分ひとりだけの残業ならまだしも、
他人と一緒に進める仕事の場合、自分のせいでその人達まで巻き添えにしてしまう。
これでは人間関係もギクシャクしてしまいます。

こんなときにこそ身につけるべき能力が「段取り力」です。
コレさえ身につければ、仕事が遅れず、計画通りに終わらせることができ、焦ることもありません。
周りからの信頼を得ることができ、プライベートの時間も取れるようになるのです。
ミスなくテキパキと仕事を進める具体的な方法と習慣を50項目でまとめました。

「段取り力」は生まれつきのものではありません。
どなたでも、いくらでも高めることができます。
ただ、パソコンスキルなどを断片的に高めるだけでは身につかないので、
本書では優先順位とスケジュール管理の２つを土台にして、
定型業務と日常生活のヒントまで学べるようにしています。

• カテゴリ: ビジネス・実用
• ジャンル: ビジネス・経済 / ビジネススキル
• 出版社: 明日香出版社
• タイトル: 「段取りが良い人」と「段取りが悪い人」の習慣
• タイトルID: 1381720
• ページ数: 229ページ
• 電子版発売日: 2023年07月07日
• コンテンツ形式: EPUB
• サイズ(目安): 2MB

[ブクログ · ★★★★★]

80点主義
100%の力でやるものと80%の力でやるものを分ける。
時間の関係で常に100%でなくてはならないわけではない。

順番を破る
相手と自分の時間を大事にする。
ないが必要なのかを考える。いらないものはキッパリと諦める取捨選択が大事

本来の作業に集中する
ミスや無駄をゼロにすることが目標、その分の時間を本来やるべきことへ
上司の指示をはやとちりしない。念には念を入れる。また、途中で分からなくなったら今何やっているのかを再確認する。

やりたくないものを先にやる
やりたいものを先にやるとそれに時間がかかり、やらなければいけないものに時間がなくなる

社外活動を優先する
上司は今部下が何をしているか知らない。どちらを優先するか尋ねるべきである。結果的にwinwinになる。

やらないことを決める
not Todoリストを作ることで誘惑からにげる

即決できる
上司の指示を受けた時点でできるかどうか判断できるようになる、全て受けてできませんでしたはだめ

締めきりを守らない
ギリギリは何があるかわからない、
マイ締め切りをつくることで余裕が持て品質向上

隙間時間を埋める
手帳で予定を確認、書類の再チェック、環境を整える
これらを付箋で事前に貼る(雑件を片付ける)

自分にアポを取る
段取りが悪い人は自分の予定をどんどん遅らせる

希望を伝える
何個か提示した方が一発で決まる。特に希望順に伝えると良い
主導権を自分が握れると段取りが良くなる

こまめに止まる
全部やってから確認だと間違ってた時労力の無駄、半分で報告せよと言われても2割程度で一度報告

社内の人と円滑に関わる
もし飛んで社長から連絡が来たら直属の上司に報告、課長なり部長
ES(従業員満足)無くしてCS(顧客満足)無し

話が短い
prep、結論、理由、証拠と実例、結論
安易な言葉を選択する。

利他的
自分のため（出世、上司に猫被り）は大切かもしれないが仕事をしている本来の意味は誰かのためにする、
相手のために今何ができるのかを考えて行動するのが大切

メールを楽して書く
単語登録、この本の場合、
だんよ→段取りが良い人
というふうになる
テンプレートをつける

すぐに捨てる
優秀で段取りが良い人の机はきれい

スッキリ
探す時間を減らす、机の上はスッキリ＝ワンベスト

早起き
1日の準備を整える

見た目が決まる
身支度は前日にする。当日はやることが思っている以上に多い。

PDCAサイクル
計画を立て、反省をする
1回目は遅くても2回目につなげるように反省

忘れっぽい
これは感情の中の話、どんなに頑張っても評価するのは会社や上司、全てがうまくいくわけではないが、受け止めて次につなげる

どこでも仕事ができる
クラウドサービスを使って自分のスマホからもアクセス、とにかく効率重視、どこでもいつでもできるように使う

環境を変える
自分がどのような条件下で仕事をすると効率が上がるのかわかっている。

休みを先に入れる
休みを目標にもう一踏ん張りできる

優先順位をつける
量と成果は比例しない、むしろ制限時間を設けた方が効率よく、　成果が得られる

[ブクログ · ★★★★☆]

「段取りが良い人」になるための習慣。
明日から仕事で使えそうな習慣がたくさんあり、とても参考になった。
本書では「優先順位」の大切さを重要視している。
最後には仕事の「優先順位」ではなく、「人生の優先順位」が1番大切だと書いてあった。
「段取りが良い人」になれると人生でやりたいことをやれるようになる。
この本に書いてある習慣を1つでも身につけて人生を実りあるものにしたい。

[ブクログ · ★★★★☆]

どんな組織であれ繁忙期と閑散期があるはず。
仕事を平準化するには繁忙期の仕事を閑散期に持ってきて自分を楽させること。

[ブクログ · ★★★★☆]

自分の仕事に落とし込みやすい内容だった。

【すぐ実践したい5つ】
1. 基礎力の向上(特に説明力)

2. 仕事を3つにタグ付けし、②③削減方法考える
（①本来業務/②関連作業/③ミスムダ）

3. 今日のタイム満足度評価・要因分析(4分類)

4. マニュアル追記
（投入目安時間・業務分類①②・目的・セルフチェックのポイント）

5. PREPで話す
　（結論・理由・例/証拠・結論）

[ブクログ · ★★★★☆]

読みやすい内容でした。自分の今の業務と重なる部分も多く、参考になりましたし、痛いところを突かれてる様な感じもしました。笑　改めて仕事への取り組み方を気に掛けたいと思える本だと思います。

[ブクログ · ★★★★☆]

部下に読ませたい本。というか既に紹介した。「段取りが悪い人」として、まるで、部下そのものの仕事のやり方である。特に20代の部下が多いせいもあるかもしれないが。私としてはあまり新しい情報はなかった。この手の本を読んだり、日ごろから効率や脱属人化を意識しているのもあるかもしれない。

[ブクログ · ★★★★☆]

段取りが良い人と段取りが悪い人の対比で書いてますが仕事ができる人と仕事ができない人っていうふうに考えていいと思います。仕事を本題業務、関連作業、雑件、ミス&無駄と言うふうに4つに分類するのは良いなと思います。あと1日の過ごし方で午前中が集中タイム、お昼の後がコミニケーションタイム、夕方がルーティンタイムと言うふうに分けるのもなかなか。そんな仕事をしていく上でのヒントが詰まった一冊。

[ブクログ · ★★★☆☆]

段取りのいい人と悪い人のそれぞれの習慣を50まとめたもの。
当たり前のものも多いが、なるほどと思うものばかり。少しずつでも実戦していこう。

[ブクログ · ★★★☆☆]

印象に残ったのは、「仕事は部分でなく全体をとらえる。あくまで部分最適ではなく全体最適で」「読み書きのスキルは大事」「本来業務に集中」です。

「全体最適」に関しては、仕事をしていると、どうしても「上司・同僚・部下」あるいは「自分自身」にとって最善の方法に偏ってしまう時があるので、経営理念とそれを踏まえた自身のセクションの業務目標を念頭において業務を遂行していきます。

「読み書きのスキル」に関しては、ビジネス本中心の読書スタイルをを改めようと思いました。
ここしばらくは自身のスキルアップのため、あえて物語の本は読まないようにしてきましたが、物語の本からも文章の構成や言い回し等、多くのことを学べることができるのであれば、むしろ物語の本も読むべきと感じました。

「本来業務」については、どうしても「関連業務」に忙殺されてしまうタイミングがあるように感じます。「関連業務」に時間をとられ「本来業務」まで手が回らない――これを防ぐためには、本書にあるように「関連業務」のスリム化が必要です。
メールのマイ仕分けルールを整備する、すぐ完了できそうなものはさっさとやってしまう等、既に行っている工夫もあります。現時点で何か新しいスリム化の工夫が浮かんでいるわけではありませんが、常にスリム化できる箇所がないかを考えながら仕事することで、少しでも「本来業務」に割く時間を増やそうと思います。

加えて、本書の主旨ではないかもしれませんが、「社外へのメールを確認する時のポイント」も印象的でした。
・わかりやすいか
・言い回しに失礼がないか
・誤字脱字がないか
これらはいずれも至極当然の内容ですが、部下のメールを確認する際、忙しくて余裕がない時など、どうしてもスルーしてしまいます。
社外のメールは特に注意して書く意識を養うためにも、本書で触れられていたポイントを意識しながら添削していこうと思います。

[ブクログ · ★★★☆☆]

行動
時間と仕事の相性を考え、一日の仕事を考える。（午前中は考える仕事、午後は打合せ等を入れる）


概要
仕事の段取りが上手な人の特徴を、５０にまとめて紹介している本。
私が感銘を受けたのは、以下の３点。

・「至急」を連発する人は段取りが悪い人に多い。「至急」が来ることを想定して仕事をする。
・上司はあなたの仕事すべてを把握しているわけではない。仕事を振られてそれがこなせそうになければ、「今A事業を進めていますが、優先順位はどちらにしましょうか？」などと質問し、締め切りを暗に伸ばしてもらうか、担当を変えてもらう。
・段取りが良い人は、時間と仕事内容の相性を考える。
　午前：集中タイム
　午後：コミュニケーションタイム（打合せ、会議）
　帰庁前：ルーティンタイム

仕事を段取りよく行うために、非常に参考となる本である。