泉正人のレビュー一覧
-
Posted by ブクログ
【整理の目的】
■仕事を計画的にきちんと進め、終わらせたい。
■自分の仕事を部下に任せて、同じように成果を出したい。
■ものを探すというムダな時間をゼロにしたい。
■仕事以外の自由な時間を捻出したい。
【整理ができない人に見られる傾向】
■仕事が遅く、残業や休日出勤が続いている。
■何かを探している時間が多い。
■忘れ物やケアレスミスが多い。
■いつも頭の中で複数の仕事のことを考えている。
■いつも「忙しい、忙しい」と言っている。
【整理することの効果】
■頭の中がスッキリとする。
■必要なものがすぐに見つかる。
■アイデアが生まれやすくなる。
■仕事の成果が上がる。
■仕事以外に使える時間が増える。
【佐藤可士和の超整理術(日本経済新聞出版社)】
整理が上手な人は、必要な書類だけでなく、必要なアイデアやノウハウも整理されている。手際もいい。
手際もいいから判断にミスもない。時間に余裕があるから斬新なアイデアも出てくる・・・・。
【インプットする情報も「仕組み」で効率化】
★メールマガジンは別のメールソフトに
【議事録も「仕組み化」で価値を高める】
■ TO DO(項目の頭に「■」をつけ、完了したら「○」にする)
● 保留(今すぐは必要ないが、将来行うこと)
★ メモ(気づいたところ)
▲ 質問する事項
04 膨大なメールも「仕組み」でスピーディーに処理する
【メール処理の三つのルール】
①開いたメールは一度しか読まない。
②判断は五秒以内。
③短く、簡潔に書く(箇条書きにする、テンプレートを活用)。 -
Posted by ブクログ
さてさて、「仕組み」整理術という本を読みました。
同じような内容を別の本で読んだような気がしますが
DoHowの部分まで多く触れている一冊で
すごく良かったと思います。
捨てることの大切さ
頭を使う部分を分けることの大切さについて
書いてありました。
机の上が整理されていない人っていうのは
その人がどこに何があるのかわかるかもしれないですが
記憶していたり、それを探したりっていう時間は
頭の無駄遣いですよね。
あまり大きくない頭のキャパシティもっと良く使おうと思います。
結構何度も読み返している本なので
良本だと思います。お勧めの一冊。 -
Posted by ブクログ
●目次
はじめに
1.なぜ整理が必要なのか
2.書類&机周りの整理
3.PC&メールの整理
4.頭の整理
5.時間の整理
●筆者の主張
大量の仕事を抱えているにもかかわらず、仕事が終わらない。やるべき仕事が多すぎて頭の中、机、メールが混乱し、目の前の仕事に集中できない。それらを防止するために、仕事に仕組みを導入すること。仕組みを導入することにより、いろいろな仕事がきちんと計画通りに終わることができるようになった。
仕組みとは、誰が何時、何度やっても同じ結果が出ることである。仕組みを導入することで、仕事をするのに最適な環境が作られ、時間を生み出すことが出来る。そのために、書類&机周りの整理、PC&メールの整理、頭の整理、時間の整理をおこなう。
仕組みの基本は、
・統一化、一元化、自動化
・ルールを設け徹底して実践する
・無駄な時間の削減を目指す
・整理しすぎない
・整理した時間を有効活用する。
●気づき
・整理が出来ない人は仕事の効率が悪い。仕組みを導入することで自分の時間を作ることができる。
・ものを探している時間が無駄だし、物の場所を記憶していることが無駄。
・書類を捨てることが重要。
・仕組みの基本は統一化、一元化、自動化
?書類&机周りの整理
・記憶することが無駄であり、どこに何を保管してあるかを決めておく。
・整理することの肝は捨てること。必要かどうかの基準は、処理済みか?重複か?もう使わないか?
・書類はストック書類(保存するもの)とフロー書類(現在進行中)
・フロー書類はクリアファイルへ。クリアファイルに表紙を付ける。例0801仕組み整理術。クリアファイルは、ファイルボックスに入れ、書類を取ったら必ず左に戻すという押し出しファイリングを実施。
・ストック書類も、近いうちに使うものは、クリアファイルへ
・保管するものは、クリアボックスへ
・念のため取っておくものは段ボール箱へ入れ、まとめて捨てる。
・よく使うものは机へ、置くものは定位置を決める。
・本雑誌は切り抜きし、レバレッジメモを作成
・毎週金曜日を整理の人と決めているので、アウトルックから連絡がくる。
?PC&メールの整理
・多くの情報を一元化して管理。
・検索はGOOGLEDESKTOPへ
・仕事はフォルダ3段階で管理。仕事⇒会社別⇒プロジェクト別
・ファイル名は付け方を決定。たとえば、080830仕組み整理術第3章
・仕事中のファイルは、フォルダをデスクトップへ。作業が終わったら各フォルダへ。
・バックアップは毎月実施。
・グーグルリーダーやEmemopad等。
・メモを取る際には、記号を付けて管理する。
・開いたメールは、素早く返信。早く返信すれば先方も答えてくれる。
・既読メールは「分類項目」で整理する
未対応は赤
一日以内に使うメールは青
返信待ちは黄
とりあえず保留はオレンジ
保存データは緑
4.頭の整理
・忙しいと頭がもやもやする。
・TO DOはすべて書き出し、OUTLOOKで管理する。
・作業系の仕事は他人に任せる。任せるときは時給換算する。
・チェックリストで業務を整理する。月末に行う業務のチェックリストなど。
・会議も事前に確認し参加者全員が議題を把握しておく。
・ルールも自動化して守るようにする。
5.時間の整理
・OUTLOOKで整理することを決める。
・ルールもTODOに入れる。確認事項は水曜日
・がんばるタイムの導入
・電話の時間も人の時間を奪うこと -
Posted by ブクログ
ネタバレあらすじ
「毎日頑張っているのに成果が安定しない」「人に仕事を任せられず自分ばかりが忙しい」という課題を根本から打破し、最小の労力で最大の成果を永続的に生み出すための仕事術を体系化した一冊。著者は、成果の出ない真の原因は「個人の能力ややる気の不足」ではなく、「仕事が属人化し、仕組み化されていないこと」にあると喝破する。「チェックリストやテンプレートで手順を可視化する」「道具や環境を整えて選択肢を絞り込む」「仕事を『ルール化』して無意識でも再現できる型に落とし込む」など、モチベーションや記憶力に依存しない実践的なノウハウを提示。誰がやっても同じ高い品質を最短で達成し、自由な時間と成果を両立させるための合理的なアプローチを明快に解説する。
所感・深掘り
「仕組み化とは単なる事務作業の効率化ではなく、脳のメモリを浪費させる『どうやるべきか』という判断の迷いを先回りして消し去る設計思想である」という本質を突きつけられ、日頃の仕事の組み立て方を根本から引き締め直される一冊だった。
特に深く腑に落ちたのは、「記憶ややる気といった不安定な感情に頼ること自体が、脳に莫大な認知的負荷を強いている」という指摘だ。「気をつけて作業しよう」「モチベーションを上げて取り組もう」と精神論に頼っていると、疲弊した瞬間にミスが多発し、思考のメモリはリカバリーと後悔で圧迫されてしまう。チェックリストや明確な手順を客観的な事実として整え、余計な選択の余地を物理的に削ぎ落とすこと。迷わず身体が動く一本の型を用意することこそが、精神的な消耗を防ぎ抜く極めて合理的なセルフマネジメントなのだと痛感した。
また、属人性を排して誰もが成果を出せる仕組みを整える姿勢は、現場を預かる指導者やリーダーにとって不可欠な利他の実践であると感じた。リーダーが自らの経験や勘だけに頼り、背中を見て学べと放置すれば、現場には推測と不安が蔓延し、メンバーは手戻りと消耗を強いられてしまう。指導者自らが私心やプライドを手放し、仲間が迷わず自立して力を発揮できる再現性の高い型を先回りして差し出すこと。リーダーが確固たる安心感と仕組みの土台を用意するからこそ、現場の仲間は安心して挑戦でき、組織全体が淀みなく自走するのだと確信させられた。
属人化の慢心やモチベーション頼みを捨て、仕組みの型で日々の迷いを削ぎ落とし、再現性の高い環境を現場の自走へと還元し抜くこと。
日々の業務のばらつきや忙殺に頭を抱えているビジネスパーソンはもちろん、組織の標準化と環境づくりの解像度を極限まで研ぎ澄まし、関わるすべての人を迷いなく確かな成果と自立へと導く不動の軸を確立したいすべてのリーダーにとって、常に手元に置いて立ち返るべき組織運営と業務設計の教科書だ。 -
Posted by ブクログ
ネタバレグーグルベース。ショートカットキー覚える。後で触るメールにはフラグを立てる。それ以外はボックスへ。返信時に件名を変えない。ラベルは変えるのかな。日付6桁。内容とゴールのわかる件名。タスクを行動レベルに分解。ルーチンワークは優先順位を考えない。メールサーチを使う???日時が確定したらカレンダーに記入、時間をブロックする必要があるかで決める。緊急度が低いものをToDoに。タブ設定はひらがな、ほかで使わない言葉にしておく。
共同編集を使った会議。その場で確定できる。
成功体験、場所、時間、ツール、人。ルーチン。記録する。うまくいっている人のまねをする。時給で判断する。外部圧力を使った仕組み。