1. 総括
そのまま使える知識が多く、課題と解決の為の考え方まで触れているのが良かった。エクセルに時間をかけず考えることに時間を使うこと、社内で評価されるには新しい仕組みを作り、周りの仕事を効率化することという考え方に共感した。
使いそうな機能はハイライトしたので、Excelを使う仕事をする前にざっと目を通したい。
2. 引用
「数字は一瞬で計算し、資料は素早く作成、その数字について考え、語り、行動する時間を最大限確保する努力をすることこそが、社会人として重要なのです。」
今いる会社では、資料の見栄えが整っていることも大事。ただ、それ以上に資料から導かれる主張に注目されるため、結局は資料の作成は素早ければ素早いだけよい。そのためには他人が作った優秀な成果物をPCのフォルダにストックしておいて、型を参考に出来るようにしておいたほうが良い。
「ここで、実数一覧だけ出して満足していてはいけません。数字は、何かと比べることではじめて意味を持ちます。」
特に決算時等、稀に数値だけ出して満足することがあるため、意識しておきたい言葉。
「Excelで表を作る」という作業は、大きく2通りのパターンに分けられます。 1つめが、データを新たにひたすらExcelシートに入力していく作業。たとえば、名刺の内容や日々の売上内容をひたすら入力する作業がこれに当たります。「データベース」を作る作業と言えます。 そして2つめが、すでにExcelシートに入力されているデータ、つまり「データベース」を材料にして、新たな分析表や請求書といった「資料」「書類」を作成する作業です。 いずれの場合も、まず先に表の形を決めます。それが決まったら、いかに効率的に必要なデータを入力するかという手順を考えます。」
「①セルにデータを入力して表を作っていく（データベースの作成②1行目に設定する項目はできるだけ細分化しておく③データの各列に入力規則を設定しておく」
「どんな材料から、どのような完成品を作るのか」を整理して考える必要があります。 Excelでデータ分析資料を作成するときの基本は、次の3つです。①データベース形式の表から、縦軸と横軸からなる逆L字型のマトリックス表へ変換する②項目を再設定する③定期的に作成・更新する資料では、関数を表に入れたフォーマットを作成しておく」
資料を作成する際は必ずこの型に沿うようにすることで、進め方で迷う時間を削減する。簡単な表であれば不要だが。
「組織で高い評価を得る条件として大切なのが、「今までになかった新しいものを作ること」、そして「自分の仕事だけでなく、周りの仕事も改善する仕組みを作ること」の2つです。」
部内・上司を見ていても、この2つが出来ている者が評価されている。では、これ以上効率化できる余地はあるか？自分の仕事で特に時間がかかっている作業を見つけ、効率化案を考え、実行し、それが周りにも共通するものか考える。共通しなくても、結果的に自分の業務が効率化されるので損はない。
