プロの資料作成力 意思決定者を動かすテクニックとおもてなしの心

清水久三子

[ブクログ · ★★★★★]

【目次】
1.プロフェッショナルの資料に求められるもの
2.「目的」「ターゲット」「メッセージ」の明確化
3.資料の構成を考える
4.情報の質と量を最適化する
5.ビジュアルオブジェクトのテクニック
6.ビジュアルエフェクトのテクニック
7.資料のクオリティを高めるヒント

[ぶーちゃん · ★★★★★]

社内勉強会で使いました

資料作成で悩んでいる時に、知人からプレゼントされたのが、最初に読んだきっかけです

これは使える！と思い社内勉強会で使いました

私の部署の資料が見違えるようにレベルアップしたので、他部署の偉い人たちが非常に驚いた顔をしたのが印象的です

たとえば、「おもてなし」といった「精神論（心構え）」と「メッセージボード」といった「具体的なやり方」の融合が非常に良いのだと思います

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わかる、と、伝わるを大事に。

わかるといつことは、意味を理解することと、意義を納得することの２つがある。
意味がわかる→自分の頭の中のどこに入れたらよいかがわかる
意義を納得する→主張に合点がゆく、アクションを起こせる。次に何したらよいかを聞いたら納得できてるかがわかる。

資料が分かりづらい理由としては、
意味がわからない→情報加工が不適切。
わかるけどアクションに移せない→腑に落ちてない。



料理に例えると、美味しいという言葉になる。
このじょうたいだと、美味しいというのは、食べやすいこと、相手の状態にあっていること。

1.食べやすい→噛みやすい、飲み込みやすい。料理法が適切なこと。
情報の量と質が適切であることが大事。

2.美味しさは相手の状態によってふさわしいかどうか。
炎天下でラーメンは、ラーメン好きでも食べるかしら？砂漠の下だと水がめちゃくちゃ美味しい。
相手の置かれた立場での資料を意識することが大事。


ープロとしての要件ー
1.相手の期待値を理解していること。
相手は急ぎで情報を知りたいのか、時間をかけても知りたいのか。

2.達成基準が高い。
資料の作成時間が早いこと。

3.安心、満足、感動させる

安心レベルその1
誤字脱字がない。

その2
自分の知りたかったことが網羅されていること。

その3
人を動かすことができるか。



ーわかる、つたわる、資料作成のステップー
5ステップで考える。
何のために(ゴールを定める)、誰のために(ターゲットを定める)、何を伝えるか。

効果的に伝えるための順序(構成)、どうやるのか(ビジュアル化)

一番大事なのはターゲット。


まずは、紙に書いてみること。
目的、ターゲット、メッセージ、構成をかく。


1.目的を明確にする。
相手にどうなってほしいという観点を明確にすること。

どんな行動をとってほしいのか？
そのために、何を理解してもらいたいのか。
そのためにどういう状態にするべきか？


相手に何かしらのアクションを引き出すこと期待している。
上司への提案書であれば、企画承認をして、社内サポートまでしてほしい、という目的があるかもしれない。
何をしてほしいのかを明確にイメージすること。

そのために何を理解してほしいのか？
相手に起こしてほしいアクションのために、情報は絞ること。


相手をどのような状況にするべきか？
営業資料なら、買いたいと思うようになってる、とか。
目的が承認をとる、だとしても、乗り気なのか、しぶしぶなのかで、状況が大きく変わる。
相手が望む状態をセッティングすること。

it系の資料とかで、サーバーのスペック比較表とかあるけど、それをみてどれを選んだらいいのかがわからない、とかいうパターンをよく見る。
こういうケースでは、商品aをすすめます、そのために、b.cを見てもらってaがよいと確信させること。
情報の出しすぎは意思決定を妨げている。

目的は、1行程度でまとまるはず。


2.ターゲットを知り、仮説を立てる

ターゲットの期待と理解を明らかにすることに意識を向けよう。
ターゲットプロファイル→ターゲットの人物像や情報を分析することで、期待や理解のレベルを明らかにして、何をどのように伝えるのが効果的かの仮説を立てること。

失敗資料は相手の期待をわかっていないケース、または、相手の理解度をわかってない資料。

-1-
相手の期待に応えるためには、相手から聞きたい、と言われたことを捉えることと、相手が言葉にできてないことさえを言語化すること。

-2-
相手の理解レベルを知ること。
言葉に馴染みがあるか？

ファイリングシートを使おう。

--ターゲットの設定
メインターゲット、サブターゲット

--プロファイル
・人物像。
ターゲットの役割や関心。
・期待
どうしてほしいのか
・情報
保有情報の広さと深さ
・理解
どの程度理解しているか

--仮説
何をどうやって伝えるか？


---1 ターゲット設定。
メインとサブ。おもちゃを買う人のように、実際に物を使う人と買う人が違うことは多々ある。
子供がメインターゲット、サブターゲットが親。

プロジェクト共有会などだと、役員メインターゲット、現場リーダーはサブ、など。

ターゲットが若手社員とかの、広い場合には、対象をセグメント化する。
2.6.2の法則→優秀、普通、できない人。
この中のどの人をターゲットにするのか？普通の人をターゲットにした場合などは、優秀な人向けに、今話したのは一般的な話だからさらに高度な例もあるよ、とか伝えた方が良い。

---2 人物像
縦と横で、考える
縦→その人の生い立ちや仕事歴。
横→現在、何をしているのか？ある1日をどう過ごしているのか？同僚はどんな人なのか？
ターゲットがグループなら、ゆとり世代とか、ジェネレーションを縦にすることも。
部署とかならルーチンワークなのか、どんな期待をされているところなのか、とか。

---3 期待
相手が何をどうしてほしいのかを把握する。
優先順位、判断基準と言い換えることができる。
ターゲットの優先順位が高いことは何なのか？
売り上げか、利益なのか、スピード感なのか？

相手が優先順位を持ってない時もある。その時は啓蒙してあげるとか。
相手がどれくらいだと響くのか？


意思決定には、6つの心理がある。

1.返報性→何かしてもらったらお返ししなくては。
2.一貫性→会社ミッションや、人の心情にあった物にはNOとは言えない。
3.社会的証明→世の中の人はこうしてますよと言われると同じようにしなきゃと思う。
4.好意→好きな人の要求に応えなければ、という心理。
5.権威→偉い人が言ってるならば。
6.希少性→今だけ、とか。あなただけに、とか言われると。

--4 情報
why 何故それをやるべきか。
what 何をやるべきか
how どうやるべきか。
のじょうほうがある。
それぞれに、high.middle.lowの順位付けをして、重きを置いている場所を分析する。

why→何故やるべきなのか、ここがlow、わかってない場合には、、何故やるべきかを背景や分析データ、プランコンセプトなどを中心にするべき。




whyが低い場合。ナレッジマネジメントシステムを売りたい場合。業務でどれだけの時間を検索に使ってるかご存知ですか？→一ヶ月くらいは探し物につかってるのです！とかを言い、必要性について繋げていく。

what→相手が解決策を知ってるか否か。
ナレッジマネジメントなら、アプリやツールをしっているか。情報量を測るべし。
導入してるならhighだし。

how→なぜ、それをするべきか、何したらいいのかわかってる場合、。どうしたら良いのかという話。


--5 理解
相手の保有する情報一つ一つの項目レベルに対応して、相手の理解レベルを導き出す。
例えば、コンセプトはわかってるけど導入に関しては理解してないとか。
これによって、なにに重きを置かねばならぬのかがこわってくる。

相手のプロファイルの仕方。
インターネットなどで調べる→相手の周りの人に話を聞く→似たような立場の人に話を聞いてもよい。

--6 仮説
ターゲットの期待と理解を明らかにすることで、なにをどのように伝えるのが効率的なのか、資料作成方針。

--7 仮説の精度を高める

ターゲットの視点にどれくらい近づくことができるか。その人の世界観を掴み、その人の視野で話した方が気づきや意外性があるかも。

あいての立場を部下になったら、上になったら、とかいろんな方面でスライドさせてみることが大事。



3.メッセージ、ストーリーボードの作成

メインメッセージ、サブメッセージ、その下にセクション作り。
それぞれに主張と根拠がある。

つぎにセクションを考える。

チェックポイントは
メッセージ→言うべきことや、欲しいものなどが明確。やったことだけ書いてるとかはng
ストーリボード→全体メッセージが盛り込まれてる、構造ができている、山場がある、メッセージ量が的確、目的とリンクしている。



4.構成を考える
フレームワークを考え、順番を決め、タイトルをつけていくこと。

土台はストーリーボード。
使えるフレームワーク→
マーケットなら、市場、顧客、競合、自社
マーケティングなら、製品、価格、流通、プロモーション
プロジェクトなら、人、もの、金


全体構成の時。大項目は、マジックナンバー、3.5.7を使おう。



5.ビジュアル化

わかりにくい資料
情報の質が悪い 情報の鮮度が悪かったり
情報の量が多い 多すぎ。
加工が適切でない インパクトのある図とかにしちゃおう。
効果が効果的でない


よくわからない言葉はなるだけ使わないこと。
具体と抽象のバランス取ること。
タイトルと内容は一致させること


情報量を減らそう。わかりにくくなるから。
・重複は削除
文章は箇条書きに、キーワードわチャートへ
数値はグラフへ
・因数分解
同じものはくくって、外に出してしまう。




・記号の使い方
長方形→具体性の高い概念（会社・組織）
楕円→具体性の低い概念（顧客・市場）
三角形→上下関係・マイルストーン
ドラム形→インフラ・データベース
箱矢印位→プロセス
立体）三次元関係）

・矢印の使い方
線矢印→手順の手前・始点と終点
面矢印（しろ）→変化の前後
面矢印（黒）→因果関係
三角矢印→単純作業
実線→継続的な交流関係



05.ビジュアルエフェクト

1.カラーリング
2.イラスト
3.アニメーション

それぞれを、
・シンボルとして使う（理解促進
・ガイドとして使う（位置や、強調箇所を果たす
・演出として使う（雰囲気を表現する

組み合わせで使う。


-色の使い方-
シンボル→男女を洗わず、プロジェクト内のチームを色分けする
ガイド→アプローチ中の箇所の色を表現する
演出→企業のブランドカラー、成長のイメージで明るい色を最後に設定とか


最大でも3~5色くらい。
淡い色調を使うこと。

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私自身は営業ではなくパワポは使用しないです。(と、個人的にパワポを使う人に対してかなり疑念の思い)仕事(プロジェクト)では1000人規模の協力会社、100人の社員に展開をすること、200名弱のユーザと調整・会話をするのに、「資料力」「テキスト力」を向上させたいという思いがあり手に取りました。

以下の観点を自分の中に取り入れて、
人の資料展開等を見てみると「確かにこうしてしまうと・・・」というのが見えて、自分の資料作成やプレゼンテーションに活きてきそうです。

♦♫♦･*:..｡♦♫♦*ﾟ¨ﾟﾟ･*:..｡♦

Chapter１プロフェッショナルの資料
要件１：期待値を理解している
要件２：達成基準が高い(より短時間で)
要件３：安心・満足・感動を与える

→「意義がわかる」Step1目的(何のために)Step2ターゲットStep3メッセージ(何を)
←「意味がわかる」Step4構成Step5ビジュアル化

Capter2目的ターゲットメッセージ(これが一番大事！）
ターゲット分析

Chapter3資料の構成を考える
フレームワークの活用、マジックナンバー3,5,7(これはすぐ取り掛かれる)、見出しエッセンス

Chapter4情報の質と量を最適化
情報の量を減らすことが大事

Chapter5ビジュアルオブジェクトのテクニック
Chapter6ビジュアルエフェクトのテクニック
Chapter7資料のクオリティを高めるヒント

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資料作成というと、自分がパワーポイントで時間かけてあれこれ詰め込めて…、そのことで満足して、相手に伝わらないものを作っていました。

資料の作り方、相手への伝え方を料理に例えていて分かりやすく、具体的な方法も提示されていて早速実践できて良かった。

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・すぐに使えて実践的な資料作成の『手法』が満載。
・具体的なフレームワークとして具体化されているのですぐに現場で使える。さっそく、私自身もテンプレートをエクセルで作成し使ってみてます。

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人に伝わる資料作成方法が、体系だてて書かれている良書。
『最初からはパワポを使わない』などと書かれていて、アイタタタな感じ。f^_^;)

プレゼン相手を徹底的に分析するなんてのは、深く考えたことなかったので、驚かされた。

何度も読み返して、ものにしたいの思う。

[ブクログ · ★★★★☆]

・目的、ターゲット、メッセージの明確化
└何のために、誰に、何をの設定
・目的の3段階
どんな行動をとってもらいたいか
そのために何を理解してもらいたいか
そのためにどのような状態にすべきか
・ターゲット
仮説[何をどのように伝えるか
・メッセージ
主張*根拠（AだからBである）
・構成
思考プロセスに沿っているか
・ビジュアル化
情報の分類・構造化は適切か
見せ方は理解を促進しているか

[ブクログ · ★★★★☆]

資料作成のポイント（特にパワーポイント）について体系的にまとめられた良本。
分かり易い資料とは何か、について簡潔にまとめられており、装飾もシンプルで美しい。
ただ、１点残念なのが外資系企業にありがちな、一般の読者になじみの薄いと思われるカタカナ用語が羅列してあること。著者の企業では当たり前かもしれないが、せっかく資料作成にこだわるのであれば、読み易さへも配慮してほしかった。

[ブクログ · ★★★★☆]

500人規模でのプレゼンをする機会があり、その時のプレゼン資料作成に大変役に立ちました。
これまでは、どのようなテーマで誰に対して話をするのかは決まっていても漠然と資料を作成することばかりでしたが、大勢の前でしっかりとテーマに沿って話すことが出来たのはこの本のおかげです。
もともとプレゼンや講演がうまいひとはきっと、本能的にこのようなステップを踏んでおられるのだと思います。勉強になりました。ありがとうございました！