1時間の仕事を15分で終わらせる

清水久三子

この本は、私が15年間勤めた外資系コンサルティングファームで、働きながら得たノウハウをまとめた1冊です。
「できるだけ短時間で高い生産性を発揮したい」という欲張りな方に向けて、今日から実践できる即効性の高いことについて書きました。
本書でご紹介しているノウハウの一例を挙げるとすると、次のようなものです。

・ITを駆使したペーパーレスで身軽なワークスタイル
・短時間で物事を深く広く考えられる思考法
・生産性を高める時間の使い方
・周囲の人たちを巻き込み、自分のプロジェクトをスムースに進めていくテクニック
・仕事のスピードとクオリティを保つためのコンディションの整え方

限られた時間内で最大の結果を求められていた環境において、私が得たこれらのノウハウは、今も大きな資産になっています。
延べ5000人のコンサルタント、エンジニアたちの指導育成を通して、私はこの仕事術を伝えてきました。そこで気づいたことが、仕事のスピードを阻む原因は「ボトルネック」にあるということです。本書で紹介する4倍速仕事術は、ボトルネックを最速で見つけ出し、シンプルかつ強力にそれを解消していくものです。(本書より)

• カテゴリ: ビジネス・実用
• ジャンル: ビジネス・経済 / ビジネススキル
• 出版社: かんき出版
• ページ数: 224ページ
• 電子版発売日: 2017年01月13日
• コンテンツ形式: EPUB
• サイズ(目安): 5MB

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考え方の基本は、以下です。簡単です。

IPO = Input Process Output
をつかって効率良く仕事をしましょうがメッセージです。

入力 処理 出力 です。

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ただの自分TIPSではなく、考え方から解説されている良書。4倍速で仕事をするための本
キーワードは
4つのCで仕事をコントロール、夕方１０分整理する時間、虫の目鳥の目魚の目、アウトカム

仕事のスピードを決めるポイントは4つ
★IPO＋C
インプット　　Input
プロセス　　　Process
アウトプット　Output
コンディション　Condition

【インプット×選択力】
◯やるべき仕事に集中する
・4C
Cut やめる
Convert 移す。苦手な仕事は他の人にやってもらう
Combine 集める。分散している仕事を1箇所に集中させる。メール処理や提出物処理など
Create 作り出す。あるべき姿から取り組む課題を設定する

◯仕事の空間と情報を整理する
・夕方10分間の片付けタイム

【プロセス×処理力】
◯思考をフルに発揮する
・発散、収束、形にするの3つのカテゴリーで作業工程を細かく分けて時間を見積もりスケジューリングする。発散とは情報収集、収束は仮説構築と情報検証、形は資料化。
・会議のファシリテートも同じ考え方。発散＝意見収集、意思決定＝収束、形＝ラップアップ
・１週間単位でスケジュールを立てる。本気で。
・１日の稼働は６時間で見積もる
◯すぐやる
・行動したくなるドライバーを用意する。例えばブログアップとか。
・着火の儀式をもつ。例えばトイレに行くとか、匂いを嗅ぐとか。
◯思考の質をあげる
・思考の質は幅と深さとラテラルで決まる
・幅はMECEで分けて考える、フレームワークを使う
・虫の目、鳥の目、魚の目で本質を見抜く
　虫の目は複眼。さまざまな角度から見る
　鳥の目は俯瞰。高い位置から見る
　魚の目は流れ。全体の流れを見る。動きとして
・ラテラルはひらめき。前提を変えるとどうなるか？の視点。現場で情報のシャワーを浴びる。アナロジーでアイデアを横展開する。

【アウトプット×突破力】
◯まず、成果を最大にするには、周囲を巻き込んで進める必要がある
◯アウトプットだけでなく、アウトカム
・アウトカムとは、アウトプットによる効果。どんな効果、良いこと、良い状態が生み出されるか分かりやすく説明する必要がある
◯プロジェクトを最速で進める
・利害関係を把握する。縦軸に影響力3段階、横軸に賛成、中立、反対をプロットし、アプローチを変える。ポイントは反対×影響力大の影響力を下げることと、中立×影響力大を巻き込むこと。
◯最速でYesを引き出す
・相手の言葉でメリットを伝える。アウトカム
・資料を作り込む前に口頭でメリットを伝えてみて感覚を探る。口頭で伝わらないことは、資料でも伝わらない。
・手応えは評価軸と凄さで決まる。◯◯さんはこういうことでお困りですよね？それを解決するのに1番効くのは××度を上げることですよ。具体的には・・のように。

【コンディション×持久力】
◯不安を取り去る
・大抵の悩みは５人に話せば解消する
◯やる気に頼らない
・技化でクオリティを保つ。仕事で得た知識やスキルを次に使える形にする
◯疲労をリセットする
・ハードワークの後は身体を緩める。毎日のストレッチ



◯その他
・長時間労働病に陥りやすい5タイプ
　振り回されタイプ→やらされ仕事で忙しい
　熱中タイプ→忙しさを生き甲斐にしている
　完璧主義タイプ→過剰品質
　抱え込みタイプ→任せられない
　バリバリタイプ→できる人ほど忙しいと錯覚

　・コカナラで副業

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1日の働く時間を6時間と決める
締め切り時間を半分で考える
作業に入る前作業を細分化して時間を組み立てる
資料やメールの管理はフォルダだけでなく命名ルールで考える
よく使う資料はテンプレートにする
フレームワークを50個くらい覚える
アウトプットではなくアウトカム
アウトカムとは作り出したもの(アウトプット)によって得られた結果や効

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1時間の仕事を15分で終わらせるためには、選択力、処理力、突破力と持久力の4つの力が必要。
この中でも、処理力について、各種のフレームワークや、思考法の紹介に多くのページが割かれていた。

細かい話だけれど、フォルダ名よりファイルの命名ルールが大切ということで、著者のファイル命名ルールが紹介されていた。
次のようなもの。

資料を利用する日付_ファイルのタイトル_Ver.xxx.拡張子

これまで、ファイル名は、ファイル変更日付_ファイルのタイトル.拡張子 としていたけれど、著者の命名ルールのほうが、あとから見たときに、その資料の目的（＝利用する日付）が明確で、なおかつ、バージョンも表せていてよい。早速、採用させてもらうことにした。

読み返して、実践していきたいことがたくさん書かれていた。

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仕事をInput,Process,Outputに分けてそのボトルネックを上げ、実践が容易な対策を分かりやすく提示し、やる気にさせます。インプットの章でその鮮やかな切り口に流石はコンサルタントと感心していたところ、その洞察の深さそして広さを導くフレームワークなどの考え方がプロセスの章で説明されていてここがとても勉強になりました。アウトプットの章ではアウトカムと人間関係の重要性をが説明されていて、ここでも鮮やかな切り口で対応方法が明示されています。驚いたのは終章コンディションでの代謝と時間感覚の関係、ここは代謝がどのように脳に対して影響を与えているかがとても興味深いところです。さて、先ずはお方付けからでしょうか！？

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伊賀泰代の『生産性』などを読んでみて、趣旨に納得したものの、具体的に自分の仕事にどうあてはめてみればいいかわからない、という人がまず一歩として始めてみるのにいいと思う。コンサルティング会社に入り、コンサルタントから人材担当になって、という経歴も伊賀さんと似ていると言えなくもない。問題意識は近いものがありそうだが、こちらは個々の仕事の具体的な工夫に焦点をあてているので、実践しやすいのではないか。

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出張セットなど、まとめておく。
パラレルリーディング(並行して読む、差分を意識して読む)で情報得る。3-20冊ほど

★大きな仕事ほど細かく分ける

★情報収集、まとめて結論を出す、資料作り
(発散、収束、形にする、はそれぞれ分けてやるのが効果的)

例えば、発散。収束は紙の上でやるとか。
言い換えると、一度発散、収束したら戻らない。


★資料よ読み込みも最初にスピーディーにざっくり見て、アウトプットに時間を当てる


★フレームワークを活用する
MECE もれなくダブりなく、のために
・二つに分ける
・数値でわける
・順序で分ける
・数式でわける
・既存の要素でわける

[ブクログ · ★★★★☆]

金言はまあまああったが、この手の本は何年か一度にざっと読んで、今の自分にできていること／できていないことを定点観測するような使い方がちょうどいい、というのが私のスタンス

個人的には曜日ごとに場所を決めて10分間の片付けタイムを作るというのはやってみようと思った（仕事場ではなく家庭内。。。）

[ブクログ · ★★★★☆]

2018.10.28 再読

実は昔読んだときは全く印象に残らなかったのですが、いま読むと、著者の熱意と苦労が感じられる良書だなと感じました。
Input/Process/Outputのフレームで全体が書かれていますが、全体のストーリー（流れ）はそんなにスッキリしません。恐らく、上のフレームの中の小目次の構成が読み手に伝わりづらいためでしょう、小目次を挟みながらの方が読みやすいかも。
内容自体には目新しさはありませんが、実用的なフレームがたくさん載っています。惜しいのが、タイトルと中身のズレ。タイトルにある「15分」という定量的な効果への訴求、「最速で稼ぐ」観点での説明はなし。難しいですけどねー説明したところで長くなりますし。

以下、キーメッセージを抜粋;
・長時間労働は病気。大切なのは、絶対に早く終わらせようという覚悟
・4C: Cut/Convert/Combine/Createで選択する
・仕事のスピードをどう上げるかを考える前に、不要な仕事を減らす
・メールは通知オフ、対応は2回/day
・営業日報の入力率が低い現状に対して、何を命題（問題）と設定するか
　① 100%入力させるためには？
　② 入力負荷を下げるためには？
　③ そもそも営業日報は必要なのか？
・「これやって」ではなく、「どういう状態が良いか？そのためには何をしたらよいか？」を考えさせると、やらされ感がなく、スピードも上がる
・フォルダ管理より、命名ルールを工夫・アーカイブ
・1つの仕事に必要なものを纏めて「セット化」
・会議は曜日を絞って纏める
・締め切り時間を圧縮する（時短勤務、部下の見積りの半分で依頼）
・誘惑を断ち切るストッパーを仕込む（アプリ削除、ログイン強制、会議室にこもる、ネットを切る）
・ルーティンを繰り返して、自分を整える
・情報に溢れる現代は、思考法がより重視される
・「幅・深さ」+「ひらめき」
・Value Proposition「ここで勝負すると勝てる」を常に考える
　① 顧客が望んでいて
　② 自社が提供できて
　③ 競合が提供できないものは何か？
・「前提を疑う」ことでひらめきを得る（ルール、習慣、文化、上層部の意見、等）
・現場から得られる情報が真因の究明・ひらめきには一番
・アナロジーでアイデアを横展開 - 事象をパターン認識
・影響力 x 姿勢で、ステークホルダーへの対応を整理。全て自分で対応しない
・信頼残高は仕事の品質にも繋がる
・相手の言葉でメリットを伝える
・提案を通すには、「実現性があって、成果が出そう」な手応えを感じさせる
・相手の期待値と一致しているかで満足度（評価）が決まる
・心配事はImpact x Probabilityで整理して、もやもやを消す
・技化（再利用）で品質を保つ
　① チェックリスト
　② テンプレート
　③ 辞書登録
　④ パターン化
　⑤ 手順化

[ブクログ · ★★★☆☆]

仕事の最も効率的な進め方は「計画の仮説(時間、訪れそうなトラブル)を立てる」「初動をめっちゃ早くする、どんな仕事も2割程度は即終わらす」「困ったら即相談」の3つ。
そして自分のもっている考え方や仕事の進め方を疑い、常にアップデートすることが肝要。

▼仕事の進め方の基本
・最初の仕切りが重要
　「最後の追い込み」ではなく、「最初の仕切り」が大切。
　見通しを立てて仕事を仕切ることで、締め切り間際に慌てることがなくなる。
　事前に大枠を決めておくことで、計画的に進められる。
・情報の収集と活用
　現場で情報のシャワーを浴びる。仮説思考を検証するためには、現場で得られる情報を最大限に活用することが重要。
　ゼロベースの観察ではなく、「仮説を持ったうえでの観察」が鍵。
　数値データだけではなく、その数値が何を元につくられているのか、どのように活かされているのか、そして数値に現れない生の情報を取り入れることが大切。
・「当たり前の先」に新しい発見がある
　自分の「当たり前」に気づき、それを崩すことでアイデアの質が飛躍的に向上する。
　固定概念にとらわれず、新しい視点を持つことが大切。

▼不安を取り除く方法。
大抵の悩みは5人に話せば解消する
不安や悩みを抱えているとき、人に相談すると約75%が解決する（厚生労働省の調査）。
解決しなくても「話す」ことで気持ちが軽くなる。
「失敗は問題ではない」という認識を持つことが大切。

▼仕事のクオリティを維持・向上する方法
・スキルを「技化」する
仕事のクオリティを保つには、スキルを技化することが必要。
技化とは、日々の業務の中で磨かれるスキルを体系化し、再現性のあるものにすること。
具体的には、「スキルをチェックリスト化」「メソッドを沢山の人に話す」ことでクオリティは維持され、高まっていく。

・専門性を持つ
広く浅いスキルではなく、特定分野のスキルを磨くことが重要。
この人のここが優れていると言われるようにスキルを磨く。
自ら発信して優れていることを評価されるように動く。