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トリンプ・インターナショナル・ジャパン前社長で、「残業ゼロ」「19期連続増収増益」を成し遂げた吉越浩一郎氏。仕事のムダをなくし、劇的なスピードアップを実現することによって、会社の業績を飛躍的に伸ばした吉越流仕事術の中核には、シンプルで実用的な「書類の整理術」がある。
その整理術の特徴は「ひと目でわかるようにする」ことにある。メールをプリントし、「やるべきこと」「気づいたこと」を書き込み、クリアファイルに入れて、「締め切り日」の順に収納する。必要な道具は、A4サイズの紙など、すぐに手に入る文房具だけである。
ビジネスパーソンにとって、整理とは、「必要なときに、必要な情報が、すぐに取り出せるようにする」こと。吉越氏はその理想的な仕組みを作り上げ、経営革新に必要なすべての情報を整理していた。紙を使う目的と方法を明確にすれば、仕事はぐんぐん速くなる――。『仕事が速くなるプロの整理術』には、その方法が詳細に明かされている。
※アプリの閲覧環境は最新バージョンのものです。
Posted by ブクログ
MEMO
ロジカルに考える。
資料はA４サイズに統一し案件ごとにクリアファイルで管理。
丸投げ＆チェック
活気のある会社はよくない。
静かな環境を作る。
PART1
①紙をなくせない理由
必要な情報を必要な時に取り出せる体制を整える。
資料探しの１分が致命的な失敗につながる。
１分の積み重ねが膨大な時間を無駄にすることになる。
情報整理バブル
完全デジタル化による一元管理はハードルが高い。
②A4用紙
紙を使う目的と方法を明確にする。
サイズはA4に統一。
木になるメールはプリント。
きずいたこと／きになったことを書く。
クリアファイル関連書類をまとめる。
デットラインごとに分ける。
③
やるべきことはもれなく確実に管理する。
PART2
5色のクリアファイルを使用し色によってどんな案件か一目で判断できるようにする。
文房具にこだわる必要は無い。
自分が最もやりやすいように仕事をシステム化する。
わかりやすくというのはすべての仕事の大原則。
ビジネスでわかりやすさは重要。
長期的な仕事は分割して管理
定時までに仕事を終え、机の上に何も残っていない状態にする。
やるべきことをすませ、次の仕事を待っている状態にすると余裕が生まれる。
会議
→共通認識を作り上げ、進むべき方向に向かって最速でススムためには
情報の共有はかかせない
社内文章の作成に時間をかけるのは無駄。
要点さえ記載されていればよい。
無駄な作業を無くして頭をめいっぱい使う。
徹底的にロジカルに考え抜く。
会議室では社員とけんかする。やられないようにする。
PART3
図を描くことでコミュニケーションをスムーズで確実にする。
ロジックがとれているのかが重要。
自分の頭の中が整理されコミュニケーションも良好になり相手の頭も整理される。
相手を説得したいという気持ちがあれば、図は描ける。
ビジネス成功の３つの鉄則
①仕組み作りで成果を出す。
「マニュアル化」「仕事を減らす方法」を考える。
②デッドライン管理（経営者が決める）
③６０％OKで次の一歩を進める。間違えたらすぐに方向修正。
２：６：２の法則
「丸投げ」していい部下といけない部下
「ミッションを与える
「緊急性は低いけれど重要性は高い仕事」をまかせる。
PART4
Gmail/Googleカレンダー/iPhoneの活用。
PART5
質問で行動を整理する。
「なぜ」を繰り返しロジカルに答えを見つける。
「なぜ」「どうして」を繰り返し問題を整理する。
「なぜ」と問いつめる。
「どうしてそうなるのか質問する」
「ロジカルで考えられるようになると『合理的でないこと』が見えてくる」
→「仕事の問題点」が見えるようになる。効率UP/成果上昇。
問題は小さいうちに処理する。
すぐに対策をうつ。
リーダーは動揺しない。
士気を高める為に情報を共有化する。
仕事はゲーム。
誰が、何を、いつまでにを決めてスピーディーに問題解決する。
通常業務をしながら問題解決に取り組む。
日本のオフィスは少々騒がしい。
管理職は連続して2週間の休暇をとる。
リフレッシュしないといい仕事はできない。
すべての情報を公開し問題を未然にふせぐ。
ゴールをイメージしてチームを動かす。
「任せてチェックするが大事」
やってはいけないこと→うまく行っていることをコントロールしようとすること。
命令ではなくアドバイス。
ミスへの対応を想定しておく。
対応は一般論ではなく具体的に進める。
性善説にたよりすぎない。
自分を「律する」徳が必要。
会社の仕事は「好き」「嫌い」で判断できない。
ロジカルに考えた上での結論を出すべき。感覚で取り組むべきものではない。
Posted by ブクログ
紙と図解に重点をおいた著作。メリタ式整理術は、一度他の本で見て実践しようとしてみたが、メールを印刷するのが面倒で挫折したことあり。メールを印刷して気づいたことを書いていくことで、仕事のスピードは確かに上がる。しかし、少し時間がたってから、そのメモを探し出そうとしたときに、探すのが難しいことがあり、挫折。ここをなんとかする工夫を考えて、再度実践してみたい。
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P.24 情報整理バブル
・自分に最適な情報整理の方法を見つけられず、情報ツールが増えるばかり。
P.50 A4の紙をどう使うか
・デッドライン管理のツール
部下から届いたメールで、追いかけなければいけないとか、チェックしなければいけないと感じたものをプリントし、自分でメモを書き加えます。そして部下と話し合った上で、何を達成するのかを明確にして、その場で決定したデッドラインを基準に整理保存します。そしてデッドラインの日付になったら、状況をチェックし、NGならやり直しを命じます。
P.54 5色のクリアファイル
・書類は案件別にクリアファイルにまとめる。
・赤：「緊急」の書類を入れる（至急対応すべき案件、出かける前に終わらせるべき案件、出かけるときに書類を持って行くべき案件）
・緑：「定期的」な案件を入れる。毎週、毎月、毎年繰り返して行く業務の書類を入れる。
・オレンジ色：「スケジュールにかかわるもの」を入れる。→（私感）その日の予定（会議など）に関連するもの
・黄：「秘書向け」→（私感）補助依頼用とするのが良いか？
・無色：上記4つに入らない通常業務の案件
・色分けのメリット
どんな案件かを一目で判別。時間の見積もりも可能になるので、時間スロットに入れることが簡単にできる。
P.58 仕切り
・デッドラインが設定される仕事が多くない人は、一日単位という細かな仕切りを作るのではなく、期間をもっと長くして、書類を整理収納するといいでしょう。例えば、週や月で期間を区切り、それに合わせて書類収納用のトレーやボックスを用意し、クリアファイルを入れておくようにすればいいのです。そして毎日、トレーやボックス内の書類のデッドラインをチェックして、「今日の書類」を探せばいいのです。
P.67 紙には、「すること」を書く
大事なのは、後日、その紙を見たらすぐに「なにをすればいいか」が分かることです。「あれ、これは何だっけ」などと考え込んでしまうようでしゃ、紙のムダ使いになるだけです。だから分かりやすく書きます。
P.153 日付でない基準で探すために
日付でない基準で特定の書類を探したいときには、仕切りの中を探ってみる必要が出てきます。紙は「探しにくい」のです。
こうした欠点を補ってくれるのが、Gメールやグーグルカレンダーです。
P.157 「紙によるデッドライン管理」＋Gメール
紙で整理保存している情報を必要に応じてGメールに乗せます。
自分のメモを書き込んだ方眼紙などもスキャナーでPDFにして、Gメールに乗せていくのです。
P.167 Gcalは、さいすけで活用
P.172 紙の活用の様子
スケジュールが固まると、その先はデッドライン管理が始まります。講演の内容などが記されたメールをプリントして、講演の日付で整理収納するのです。
最初にプリントした時点で、こんな話をしよう、こんなネタがある、といったことをどんどん書き込んでおきます。その後、さらに追加で書き込むこともあります。それを講演の前日に取り出して、内容を確認します。
P.178 ロジカルに考える
ロジカルに考えるというと難しいことのように聞こえますが、実は簡単で、誰でもできることです。「なぜ」「どうして」という問いかけを繰り返して、問題を整理していけばいいだけの話です。
P.180 一人でもきちんとした判断はできる。
事実に基づいて論理を詰めいけば、何もみんなが集合しなくても、一人できちんと判断ができるはずです。そのようなロジカルシンキングが身についていないから、ワイワイガヤガヤという騒がしいオフィスになってしまうのです。
P.182 あらゆる資料を調べ上げる
ロジカルシンキングができていれば、あらゆる資料を引っぱり出して徹底的に調べあげた上で答えを導き出すはずですから、筋が通った答えが帰ってきます。
P.182 ロジカルに考えれば、合理的でないことが見える。
ロジカルに考えられるようになれば、「合理的でないこと』が見えるようになります。すなわち、仕事の問題点を発見できます。その問題を解消して、仕事が合理的に進むようにすることが、効率アップと成果上昇に直結するのです。
P.185 問題を分解する
表面化した問題を見た瞬間、「この問題は三つに分解して、これとあれとそれの同類項をそれぞれ何日までに潰せばいい。これは○○君の担当、これは△△さんにやらせよう」とすぐに判断できました。
P.189 ひとつひとつ潰す
ひとつの問題を解決するためには、そこにくっついているたくさんの問題を一つひとつ処理して行く必要があります。これには多大な時間と労力がかかります。
しかし、決して手を抜いてはいけません。小さな問題だからといって解決を怠ると、絡み合ったすべての問題に影響が及びます。
P.197 デイリーの仕事はするな
毎日こなす通常業務はマニュアル化してパートさんに任せるか、IT活用して自動化する。社員は、物事を改善するために知恵を絞ることに専念すべきなのです。
P.218 Trust is good. Check is better
部下のやる気を引き出す基本を端的に表現している。
P.233 多数決は必要ない
関連する部署のメンバーが集まって話し合っても、なかなか結論に到達しません。
リーダーの立場に立ったら、大勢の意見に流されてはいけません。
自分の信じる道を一生懸命やり遂げるというのが本来のリーダーの姿だと思います。自分が確信していることを、部下にいちいち「気に入っていただけましたでしょうか』とお伺いをたてる必要は一切無いのです。
部下の意見に耳を傾けつつも、それは参考程度にとどめ、自分の責任において迅速に意思決定を行う。それがリーダーだと思います。
優先すべきは、民主主義よりスピードです。
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Posted by ブクログ
この本の紹介する整理術の基本は、「案件毎にA4版のクリアファイルで保管」「締切日（デッドライン）毎に仕切られたボックスに整理して、順番に処理」というやり方。
締切日毎に仕切られたボックスというのは若干極端な気がするが、とにかく処理が必要な案件の書類やあとから必要になりそうな書類は同じ規格のフォルダに挟んで同じボックスにまとめておく、という整理の仕方は、有効だと自分も思う。（自分の場合は全てハッサムファイルに挟んで100円ショップで買ったファイル立てに立てて保管することで実践中で、こうするようにしてから、書類を無くすことが格段に減った）
あと、筆者が実践している、手書きで図を書いて考えを整理するというやり方は面白そう。自分は絵を書くのはあまり得意ではないが、図を描いて手を動かしながら考えを整理していくというのは良いかもしれない、と思った。
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