【感想・ネタバレ】世界で一番やさしい 資料作りの教科書のレビュー

榊巻亮

鈴川葵の成長の軌跡、第2弾
グダグダな資料が劇的に変わる！

物語の主人公は、プレゼンがうまくいかずに悩む入社4年目女子の鈴川葵。

社内のグダグダ会議を改革した葵は、あるプロジェクトチームのメンバーに大抜てき。そこで今度は「資料作り」を学び、社内のコミュニケーションを変えていくことになります。

先輩、恋人からアドバイスや、コンサルタントの父が授けた「資料作りの7つのStep」「コミュニケーションの3つの作法」などを実践し、相手に自分の主張を伝える極意を身に付けていく葵。最後には大きなプレゼンテーションの舞台に立つことに－－。

本書では、「無駄のない行動を起こさせる意思疎通」や「自分の思いをストレートに伝えるプレゼンテーション」を実現するための上手なコミュニケーションを、資料作りの実践手法を中心にして解説していきます。
主人公の成長をみながら、自然にコミュニケーションの原理・原則を掴んでいただけることと思います。

[ブクログ · ★★★★★]

・コンサルの施工の本は、よく見かけが資料作りにフォーカスした本は珍しい。
・内容もストーリー形式でわかりやすい、読みやすい

[ブクログ · ★★★★☆]

まずは作り始める前に以下をラフスケッチで考えてみる
●資料を通して何を伝えたいのか。キーメッセージとなるものを書く。
(例)新しい業務フローを作成した。
→変更点を理解してくださいor現場の意見を聞きたいor承認してほしい
●キーメッセージ
・誰に見せるのか
・この資料で何を伝えたいのか
・その結果、どういうリアクションがほしいか
●ボディー
・キーメッセージを伝えるための情報としてなにが必要なのか
→何があると伝わるのか(作業フロー、比較表)
→どういった疑問が持たれそうか？

ここまで考えたら、電子化してみる

●作成手順
①話したいことをとりあえず書く
②言いたいこと＋相手にしてほしいことをひと言で表す
(例)〇〇だから××をしてください
→依頼、承認、相談、情報共有、ルール説明など
③相手の状態を考える
(例何を知っていて何を知らなくて、何を疑問に思うのか
④内容を分割して構成を考える
⑤パワポにした時のラフスケッチを書く
⑥スライド作成
⑦再鑑して修正

●資料の修正点
・MUST：直さないと伝わらないもの
・WANT：直した方がより伝わりやすい
・趣味：伝わるがセンスが良い修正

●依頼の方法
・動作が明確
・期限が明確(できたら工数も)
・目的と背景が明確

●コミュニケーションの方法
・発言に見出しをつける
(例)確認、質問、肌感覚を知りたい、賛成/反対、相談、提案、補足、報告、困っている、アドバイスを求めている
・ストレートに答える
(例)進捗が一部未完了です
・最後まで言い切る
(例)考えています、懸念しています、◯◯すべきと思います、どう思いますか、合っていますか

[ブクログ · ★★★★☆]

資料の目的
→誰に見せるのか
→その人に何を伝えたいのか
→その人に何と言ってもらいたいのか

例:新しい業務フローで、リードタイム2日を実現したい

タイトル＝キーメッセージ＝伝えたいこと
図表はあくまで補足、脇役

仕事の依頼の受け方
・体の動かし方がイメージできるまで質問
・期限を明確に(どのくらい工数をかけるべきかも確認。)
・目的と背景が明確
→自分の言葉で語れないなら、単なる作業者。いつまでも主体的に動けない。
【目的と背景】【動作】【期限】

コミュニケーションの３つのお作法
①【発言に見出しをつける】
「理解を確認したい」「感想です」「質問です」「相談したいです」「アドバイスがほしいです」「とりあえず聞いてもらいたいです」「違う意見があります」「賛成です」
②【質問にはストレートに答える】
「うまくいっています」「遅れています」「はい」「いいえ」
③【最後まで言い切る】
「〜と思ったのですが、片澤さんはどう思いますか？」「〜と思っているのですが、どう対処していますか？」「〜と理解したのですが、合っていますか？」「〜が問題だと考えています「〜を懸念しています。」
日本語の特性上、語尾がはっきりしないと言いたいことがぼやけて伝わりづらい。

質問の意図を拾う
「何か気になることがありますか？」「何か懸念がありますか？」

プレゼン資料の作成7ステップ
①思考を発散させる
伝えたいことを全て紙に書き出す
②主張と要望を考える
「ペーパーレス化が業務効率に大きく寄与することを伝えたい。だから、ペーパーレス化の候補の洗い出しに協力してほしい」
「複合機は三つの手順で簡単に使えることを伝えたい。だから、使おうと思った時に困らない状態になってほしい」
要望＝相手に求める変化＝行動の変化、状態の変化、感情の変化
③相手の状態を考える
相手は誰か？
何を知っているのか？
相手が知りたい、あるいは、疑問に思いそうなことは何か？
④シナリオを組み立てる
スライドごとのキーメッセージを書き出す
→キーメッセージを接続詞でつなぐと、過不足が見えやすい
⑤ラフスケッチ
⑥電子化
⑦レビュー

それぞれのステップで上司にレビューを貰っておくと手戻りが防げる。
結論ファーストでなくても良い、聞き手が結論に驚き反発してしまっては逆効果。

頭の中ではちゃんと話せていても、実際に話してみると全然違う。

[ブクログ · ★★★☆☆]

「伝える」と言う観点で、物語風にわかりやすい。
個人的には「伝える」は非効率だと考えている。コミュニケーションの半分、もしくはそれ以上は受け手の問題だと考えている。知識や経験が無い人にいくら言ってもむだになる。早めに察知する。そのためには早めのフィードバックが必要。わかりやすく伝える前に、このループを構築するのが先というのが私の考え方というか、パターンである。