【感想・ネタバレ】仕事が速い人はどんなメールを書いているのかのレビュー

平野友朗

仕事が速い人とそうではない人、その違いは一体どこにあるのかーー？

「メールなんて誰が書いても同じでしょ?」
いいえ、そんなことはありません。

仕事が速い人は
・「目的」
・「ビジュアル」
・「返信しやすさ」
・「言葉」
・「処理速度(の削減)」
という5つのポイントを意識しながらメールを書いているのです。


これまでに1万通を超えるビジネスメールを添削し、
自身も1日に100通以上のメールをスピード処理するという著者が、
仕事が速い人が書くメールの《共通点》を徹底分析。


なぜ、“仕事が速い人"は「させていただきます」を使わないのか?
なぜ“仕事が速い人"は金曜の夕方に重要なメールを送らないのか?
“仕事が速い人"が、届いた順に返信するのはどうしてなのか?


本書のテクニックを使えば、定時退社も夢じゃない!?

【目次】
1 仕事が速い人のメール発想
2 目的を意識しながら書く
3 ビジュアルを工夫して読ませる
4 確実に返信を受ける
5 相手の心に刺さる言葉を使う
6 メールの処理時間を削減する

[ブクログ · ★★★★★]

メールを使うようになった新社会人なら必読。
メールの書き方、作成の考え方が丁寧に書かれている。
非常に参考になった。

[ブクログ · ★★★★★]

内容の納得度がとても高かったし、仕事ができる／できないの違いは、メールにもよく表れてる…と周りを振り返っても実感しました。面接するより、メールを2, 3回やりとりした方がよくわかる、というのも、なるほど！　と思いました。

[ブクログ · ★★★★★]

メールを早くすることで仕事も早くなる。時間の無駄を省く読み書きのテクニックや、相手を尊重しながら効率的に意思疎通を図る方法まで説明してくれている。社会人としてのビジネススキルを学べる一冊。

[ブクログ · ★★★★★]

自分のところで仕事を止めない
仕事が進むように手を打つ(主導権を握る)
返信回数が減るように送る

情報や仕事や断捨離(整理されてないと忘れたり、ミスったりする)

メールのポイント
1.メールを送る目的が伝わる文になってるか(6W3H、how to, how many, how much)
2.見やすいか
3.返信しやすいか？何と答えたらいいか？
4.心に刺さる言葉か？
5.処理時間が短くなる工夫(文章が最低限、分かりやすい)

仕事の全体を見て、滞らないようにまわしていく

タイミングが与える印象にも気を配る

メールの構成要素
宛名、あいさつ、名乗り、要旨、詳細、結び、署名
型をアレンジして書く

あいさつ　社外「いつもお世話になっております」
名乗り　対外「社名＋苗字」、社内「苗字、部署名＋苗字」

最初に要旨、相手にどんなリアクションを求めているかを述べる

件名も具体的に
本文が想像できるように

[ブクログ · ★★★★☆]

主導権
優先順位をつけない
先まわり

目的
タイミング

ブロック化・一行空き
箇条書き
7つの要素
①宛名
②あいさつ
③名乗り
④要旨
⑤詳細
⑥結び
⑦署名

件名に開封したくなるキーワード
「逃げ道」を用意して催促メール
選択肢
相手の感情

使えるフレーズのストック
ネガティブフレーズ→ポジティブフレーズ
させていただきます→いたします
ケンカ腰の相手→すぐに対応、不用意に謝らない、件名を変える
“依頼”の言葉のレベル（「大変」で強調）
（軽）お手数ですが
＜ご面倒かとは存じますが
＜お手間をとらせて恐縮ですが
＜お手数をおかけしましてはなはだ恐縮の至りではございますが（重）

処理時間＝（メールを読む時間×通数）＋（メールを書く時間×通数）
部分引用（＞）
単語登録
テンプレ


メール作成に時間を取られたくない。相手を配慮しながら素早く対応できるようにする。

[ブクログ · ★★★★☆]

今までのメールに対する意識がより高い位置になった一冊。
仕事をより速くこなす為にもメールの送受信は付き物。
その中で自分はより仕事を速く進める為に如何にメールの仕事の処理を手早く出来るかを考える時間になった。
相手が読みやすいメールを作りたいと日頃から意識はしていたものの、自分のメールにいささか不安もいくらかあった。
だが、この著書を読むことによって、今後のメール作業に光が見えた。
より仕事が楽しくなりそうな予感を得ることが出来た。

[ブクログ · ★★★★☆]

2020/08/24
#仕事が速い人はどんなメールを書いているのか
#平野友朗
メールにかける時間が減れば、他に時間を費やす事ができる！
単に早く書くだけでなく相手が返信したくなるポイント解説しています。

職場でのメール苦手でしたが、これを機に得意にできたらと。（果てしない旅の向こうに〜Mr.Childrenの歌が脳裏に。）

5つのポイント
①メールを送る目的
②読みやすいビジュアル
③返信してもらえる内容
④心に刺さる言葉
⑤処理時間の削減

#集合時間に遅れないでください
よりも
#集合時間に間に合うように余裕を持ってお越し下さい
の方が確かに受け手は気分がいい。

#book #知識　#向上心　#メール　#対応
#挨拶　#言葉遣い　#時短　#

[ブクログ · ★★★★☆]

帯は、
-------------------------
定時で帰るか、終電で帰るか、
答えはその1通で決まる……。

金曜の夕方には重要なメールを送らない
重要度無視。届いた順に返信
「させていただきます」は使わない
相手の思考を先回りして考える…etc

添削数10,000通のプロに学ぶ
超・高速ワークを実現するメール術
-------------------------
2018年に購入しており、
積読本の中から引っ張り出しました。

これ、ネット見てたら新入社員におすすめの一冊として紹介されておりました。苦笑

本書で紹介されている方法内に、
自己意識でやっていたことが記載されていて、
「あ、これは良い方法だったのか」と妙に嬉しく。笑

「目的」「ビジュアル」「返信しやしさ」「言葉」「処理時間の削減」が意識するべきポイント5つ。

言い換え（ネガティブ→ポジティブに変換）や、
定型文のようなよく使うフレーズをストックしておく、
聞きづらいことをあえて聞く等、
日々意識しなければいけないし、
テクニックというか、ボキャブラリーというか、
反省すること多々でした。

分かりやすい→失礼がない→相手にしてほしいことを伝える→相手に動いてもらう、わかってても難しい。苦笑

特に「させていただく」乱発するので、
これは気を付けたいと思います。苦笑
たまに読み返そうと思います。

[ブクログ · ★★★★☆]

すぐに使えるフレーズが多く嬉しい。
テンプレートとして保存しておけば言い回しでの短縮が可能です。
他は前著と同じような内容が多いですが、至極真っ当なことを仰っています。
メールに忙殺されずにサラッと返す。余った時間を他に回す、それが理想ですね。

[ブクログ · ★★★★☆]

メールを処理する時間 ＝ メール読む時間 × 通数 + メール書く時間 × 通数

毎日、メールにどれだけ無駄な時間を費やしていたか今思えばゾッとします。

メールはSNSとは違いどこか堅苦しいイメージがあるため普段はチャットでやりとりしますが相手に要約して伝えるのはどの時代も同じだと思います。

仕事のできる人ってメールがシンプルで読んでいて気持ちがいい

[ブクログ · ★★★★☆]

毎日何通もメールを処理している。
確かに日常のメール処理を短縮できたら、効率よく仕事ができるんだと思う。

参考にできる部分はあった。
「即レス」は参考になった。
問い合わせとかのメールでも「○○日までに回答いたします」って返すだけでも、印象が全然違うのはわかる。
でもそれが、なかなか出来ない。難しい。

[ブクログ · ★★★★☆]

内容的に基本的な部分が多いため、それにちょっと効率化を図るチップスがある感じでためになった。

効率的なメールを送るという前提で例文を交えながら紹介していて、メールで考えるべきは目的としている。よく「このメール文で良いのだろうか」と悩むことがあるが、たしかに唯一無二の正解があるわけではないし、目的を考えれば多少は不正確な部分は出てくるものだという旨には納得。

とは言え、金額や日付、相手の名前・社名など、致命的なトラブルになるもは重点的にし、避けるべき表現や相手へのフォローのメール文も紹介されている。

効率化では、返信文の中に部分引用を使うことで要約の省略したり、よく使う表現の単語登録、また上手い人から頂いたメール文はストック、テンプレ化したりといったテクニックの紹介があった。中でもテンプレ化の際に変更が必要な個所(名前や会社名、件名など)を〇〇ではなく●●のような塗りつぶした方が見落としにくいというのは確かにと思った。

また、メールの処理が速い人はデスクトップ通知機能を使わない（気が散らずに今対応してる作業に集中できるから）というのも試してみようと思った。

「社内や現場でこういうことがあったという詳細は相手先に伝えるべきか」「こういう案件を受け取ったとき、社内で回すメールには誰をどう入れるか、どう伝えるか」などのさらに詳細なメールについては別の書籍で学ぶことが良いだろう。

[ブクログ · ★★★★☆]

新卒社会人になるので、読んでみた。

基本的なことは自分ですでに実践できていたと確認できた。

一方で、学びもあった。
• 返信がすぐに出来ない内容のものは、期限を宣言して受信した旨を返信すること。
• お怒りメールには、ご心配おかけしたことに対する謝罪をすること。件名も変更すること。
• 「変更なし」など一見返信しなくてよいと相手が思うものに対しても、「変更の有無を〇〇までに教えてくれますか？」と確実に返信をもらうことではっきりとコミュニケーションを取る。
• 相手の依頼を承諾するときは「私も同じように感じていました」と共感を示してから承諾する。

あとは、パソコンの予測変換にストックが増やせたのが良かった。メール時短して、スマートに働きたい。

[ブクログ · ★★★★☆]

まとめてメールを送るというのは参考になった。言葉が多少変でも伝われば良いというところは腑に落ちなかった。綺麗な日本語の方が良いのではないかと思った。

[ブクログ · ★★★★☆]

基本としてはバッチリ。

こういう本をいくつか読んでいくうちに自分の得意な型、自分なりの文章が打てるようになってくる。

新人にも渡して、スッと入っていく印象はある。

[ブクログ · ★★★★☆]

振り返りのために読んでみました。

改めて共感した点
○デスクトップの通知機能を使わない
○返信できる時に一気に返信
○ビジュアル、言葉使い
○部分引用
○単語登録、テンプレ活用

異動のたびについついメール設定を疎かにしてしまいがちになり、時間を無駄にしているので参考になる一冊でした。

[ブクログ · ★★★★☆]

6w3h
俯瞰してシナリオを組み立てる
先回り(自分の言い分だけにならないようにする)
多少のミスは大丈夫、早く返信することが大切(例外あり)
メールは見た目が重要
要旨(なぜこのメールを送ったか)結論から話す
短く切る
面識のない人には相手のファンになってラブレターを送る気持ちで
ネットリサーチはほどほどに
感情と効率は反比例する
へりくだりすぎもだめ
「お手すき」はNGワード
簡単な確認は電話も有効(社内)

[ブクログ · ★★★★☆]

メールの、目的、ビジュアル、返信しやすさ、言葉のセンス、処理時間の削減。
処理時間の削減。
金額、日付、相手の名前社名は間違えない。
読みやすさ。1行30字以内。5行ごと空白行を入れる。改行する。箇条書き。
宛名（間違えないこと）
挨拶名乗り、要旨、詳細、結び署名。挨拶名乗りと結び署名は定型から選ぶ。単語登録。要旨は、相談、質問、報告、リスケ、など。接続詞を減らす。催促メールには逃げ道。前回のメールがわかりずらかったような気がしたので改めてご連絡しました。ご返信いただいているかもしれませんがメールを拝見しておりません。期限が来たら即最速メールを送る。丸まるまでにご予定をいただきたいのですが、可能でしょうか。XXはAとBのどちらにしたらよろしいでしょうか。私もそう思う。を入れる。お礼と感謝。お力をお貸しください。申し訳ありません。社の方針でして。こちらの決まりで恐縮ですが、ご対応をお願いいたします。私の理解不足で申し訳ありませんが再度ご説明いただけますようお願いいたします。ご説明いただけますと幸いです。期日をX日オーバーしてもよろしければ対応可能です。承知いたしました。かしこまりました。○○はXXですが、PPに確認してから改めてご連絡いたします。私見ではありますが、これは私の予測ですが、。この度はご心配をかけまして申し訳ありませんでした。聞きだす。可能な範囲で構いませんので、もし差し支えなければご教示ください。
言葉のレベルの選択肢を持つ。お手数ですが、ご面倒とは存じますが、お手間をとらせて恐縮ですが、お手数をおかけしてはなはだ恐縮の至りではございますが。
電話の方がいい。即答できる。緊急。相手の理解を確認しながら説明する。感情的な要素が入り、文章ではトラブルになりやすい。
単語登録。いつもお世話になっております。早速のご連絡ありがとうございます。ご確認よろしくお願い致します。ご検討宜しくお願い致します。お手数ですがよろしくお願いいたします。名乗り。
テンプレートを作る。都度変更するところは黒く塗りつぶした記号を使う。

[ブクログ · ★★★★☆]

良い本だと思った。
当たり前なこと、当たり前にしてほしいことが載っている。
なので、メールをただの「作業」と捉えている人は読んだ方が良い
また、新人の研修の一つとして読んでもらうのもありだと感じた。

[ブクログ · ★★★★☆]

メールを見てすぐに返せるものをは、迷わず即レスする！
下手に優先順位などを考えている方が時間の無駄になってしまう。もちろんすぐに返せないときもあるが、そのときは確認したことを伝えておけば、相手も安心できる。

メールを実際に書くときの注意点は、メール全体に神経を注ぎすぎないこと。まずはメールを送る目的を把握し、その目的を達成するうえで大切な部分に神経を注ぎ、あとはなるべく早く書き上げる。

テクニック的なことももちろんだが、兎にも角にも、相手の気持ちをどれだけ考えられているかが大切であると思いました。
また、主導権を握るという考え方も非常に参考になりました。

[ブクログ · ★★★☆☆]

メールの基本が書かれてる。
1番共感できたのは、メールは見た目も大事ということ。
読みやすいメールとは、をパッと答えられない方は読んでみると新しい発見があるかもしれない。

[ブクログ · ★★★☆☆]

基礎的な内容だった。メール添削がビジネスとして成立していることには驚き…
メールには正解などないとは思うが、手持ちせず即返信することは正解の一つと言えるのかな、と思う。

[ブクログ · ★★★☆☆]

なぜこのメールを送ったのかを先に書く
件名に開封したくなるキーワードを入れる
使えるフレーズはストックしておく
即レス

[ブクログ · ★★★☆☆]

本書の内容とは違うが
最近だとメールよりも、チャットが早いと思う
リモートだと距離を縮めることにもつながる

コミュニケーションを簡単に取れるように
こころがけたい（コミュニケーションのコストを下げる）


・・・・・・以下メモ

即レスする
→すぐに返せないのであれば、いつ返すかを返信する

メールに縛られない
→電話やスカイプも使う
→メールでやりとりすべきなのは、証拠を残したい時

させていただくは、致しますでよい

言葉のレベルに注意する
→なんでも丁寧にすればいいというわけではない
→大変恐縮ですが、、、みたいなこと言われると、そんなに大変かな？と違和感がある
◉Nさん

いいメールはパクる

改行やブロック化でとにかく読みやすさを意識する

引用返信する
→要約の時間が減る
◉この機能なくなってるような、、、

一日30分削減
→250日働くとして、
→125時間
→一日8時間として約15営業日の削減が可能
◉これは、マクロや関数やエクセルの使い方にも言えることな気がする
→みんなで30分ずつ効率を上げていく

[ブクログ · ★★★☆☆]

当たり前のことを改めて確認した感じ。
すぐ実践できることもたくさん書かれていたので、気をつけようと思った。
単語登録は参考にしながら追加した。
予測変換より正確だし、有効だと思う。

考え方はとても参考になるし、ごく当たり前なのだと思うが、具体的さに欠ける部分もたくさんあった。
これからメールを書く中で意識はしていこうと思います。

[ブクログ · ★★★☆☆]

目的を決めて書く
このメールを送った後に何が起こるかを先回りして書く
読みたいビジュアルで書く
結論から先に書く
自分から相手のファンになる
件名で開封したくさせる
選択肢を示して返信を誘導する
相手の感情大切に受け止める
ネガティブをポジティブフレーズに変換する
即レスもしくは受領の返信をする
特別な時にあえてメール以外の方法で連絡する
単語登録をする

日々使うメールにテクニックを投下することで他の価値ある仕事を進めることができる

[ブクログ · ★★★☆☆]

差し支えなければ
など有効な言い回しいくつか覚えられて良かったです。
役に立つ言葉を今度ストックホルムしていき活用していきたいと思いました。

[ブクログ · ★★★☆☆]

メールの基本的な心がまえを記載してある本。
かなり実戦的で、何度か読み返したい。

ただ現在はまだ感覚的にわからないので、
もう少ししてから読んでいこうかな。

引用文を利用して
賛成反対を述べるのはなるほどと思った。

[ブクログ · ★★★☆☆]

今まで意識してきた内容が改めて認識できる内容。
使えるフレーズをストックしていく意識をしていきたい。

[ブクログ · ★★★☆☆]

会社ではほとんどメールは使わないが、文章はビジュアルが大事、という主張に共感して読んでみた。

チャットでも共通のことが多く、役立った。

以下ができていないことなので、心がけていく。

◯ビジュアルをよくする方法自体では
・ブロックにする
・漢字を使いすぎない
・最初に要旨を書く
・箇条書きを使う

◯期限を切って依頼する。
遅れたら丁寧に、しかししっかりと催促する。

◯遅くても一日以内にフォローする
これまで議事録作成が面倒で放置していたが、必ず一日以内に作成しようと決めた。

◯週末や深夜に対応すると主導権がなくなるから対応しない。
逆に自分も対応してくれる相手に甘えず、早め早めに行動する。

◯感情を1、2文で受け止める。

◯約束を守る。
今日中に送ると言ったら必ず送る。