仕事が速い人はどんなメールを書いているのか

平野友朗

仕事が速い人とそうではない人、その違いは一体どこにあるのかーー？

「メールなんて誰が書いても同じでしょ?」
いいえ、そんなことはありません。

仕事が速い人は
・「目的」
・「ビジュアル」
・「返信しやすさ」
・「言葉」
・「処理速度(の削減)」
という5つのポイントを意識しながらメールを書いているのです。


これまでに1万通を超えるビジネスメールを添削し、
自身も1日に100通以上のメールをスピード処理するという著者が、
仕事が速い人が書くメールの《共通点》を徹底分析。


なぜ、“仕事が速い人"は「させていただきます」を使わないのか?
なぜ“仕事が速い人"は金曜の夕方に重要なメールを送らないのか?
“仕事が速い人"が、届いた順に返信するのはどうしてなのか?


本書のテクニックを使えば、定時退社も夢じゃない!?

【目次】
1 仕事が速い人のメール発想
2 目的を意識しながら書く
3 ビジュアルを工夫して読ませる
4 確実に返信を受ける
5 相手の心に刺さる言葉を使う
6 メールの処理時間を削減する

• カテゴリ: ビジネス・実用
• ジャンル: ビジネス・経済 / ビジネススキル
• 出版社: 文響社
• ページ数: 192ページ
• 電子版発売日: 2017年03月24日
• コンテンツ形式: EPUB
• サイズ(目安): 4MB

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内容の納得度がとても高かったし、仕事ができる／できないの違いは、メールにもよく表れてる…と周りを振り返っても実感しました。面接するより、メールを2, 3回やりとりした方がよくわかる、というのも、なるほど！　と思いました。

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メールを早くすることで仕事も早くなる。時間の無駄を省く読み書きのテクニックや、相手を尊重しながら効率的に意思疎通を図る方法まで説明してくれている。社会人としてのビジネススキルを学べる一冊。

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自分のところで仕事を止めない
仕事が進むように手を打つ(主導権を握る)
返信回数が減るように送る

情報や仕事や断捨離(整理されてないと忘れたり、ミスったりする)

メールのポイント
1.メールを送る目的が伝わる文になってるか(6W3H、how to, how many, how much)
2.見やすいか
3.返信しやすいか？何と答えたらいいか？
4.心に刺さる言葉か？
5.処理時間が短くなる工夫(文章が最低限、分かりやすい)

仕事の全体を見て、滞らないようにまわしていく

タイミングが与える印象にも気を配る

メールの構成要素
宛名、あいさつ、名乗り、要旨、詳細、結び、署名
型をアレンジして書く

あいさつ　社外「いつもお世話になっております」
名乗り　対外「社名＋苗字」、社内「苗字、部署名＋苗字」

最初に要旨、相手にどんなリアクションを求めているかを述べる

件名も具体的に
本文が想像できるように

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主導権
優先順位をつけない
先まわり

目的
タイミング

ブロック化・一行空き
箇条書き
7つの要素
①宛名
②あいさつ
③名乗り
④要旨
⑤詳細
⑥結び
⑦署名

件名に開封したくなるキーワード
「逃げ道」を用意して催促メール
選択肢
相手の感情

使えるフレーズのストック
ネガティブフレーズ→ポジティブフレーズ
させていただきます→いたします
ケンカ腰の相手→すぐに対応、不用意に謝らない、件名を変える
“依頼”の言葉のレベル（「大変」で強調）
（軽）お手数ですが
＜ご面倒かとは存じますが
＜お手間をとらせて恐縮ですが
＜お手数をおかけしましてはなはだ恐縮の至りではございますが（重）

処理時間＝（メールを読む時間×通数）＋（メールを書く時間×通数）
部分引用（＞）
単語登録
テンプレ


メール作成に時間を取られたくない。相手を配慮しながら素早く対応できるようにする。

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今までのメールに対する意識がより高い位置になった一冊。
仕事をより速くこなす為にもメールの送受信は付き物。
その中で自分はより仕事を速く進める為に如何にメールの仕事の処理を手早く出来るかを考える時間になった。
相手が読みやすいメールを作りたいと日頃から意識はしていたものの、自分のメールにいささか不安もいくらかあった。
だが、この著書を読むことによって、今後のメール作業に光が見えた。
より仕事が楽しくなりそうな予感を得ることが出来た。

[ブクログ · ★★★★☆]

2020/08/24
#仕事が速い人はどんなメールを書いているのか
#平野友朗
メールにかける時間が減れば、他に時間を費やす事ができる！
単に早く書くだけでなく相手が返信したくなるポイント解説しています。

職場でのメール苦手でしたが、これを機に得意にできたらと。（果てしない旅の向こうに〜Mr.Childrenの歌が脳裏に。）

5つのポイント
①メールを送る目的
②読みやすいビジュアル
③返信してもらえる内容
④心に刺さる言葉
⑤処理時間の削減

#集合時間に遅れないでください
よりも
#集合時間に間に合うように余裕を持ってお越し下さい
の方が確かに受け手は気分がいい。

#book #知識　#向上心　#メール　#対応
#挨拶　#言葉遣い　#時短　#

[ブクログ · ★★★★☆]

すぐに使えるフレーズが多く嬉しい。
テンプレートとして保存しておけば言い回しでの短縮が可能です。
他は前著と同じような内容が多いですが、至極真っ当なことを仰っています。
メールに忙殺されずにサラッと返す。余った時間を他に回す、それが理想ですね。

[ブクログ · ★★★★☆]

メールを処理する時間 ＝ メール読む時間 × 通数 + メール書く時間 × 通数

毎日、メールにどれだけ無駄な時間を費やしていたか今思えばゾッとします。

メールはSNSとは違いどこか堅苦しいイメージがあるため普段はチャットでやりとりしますが相手に要約して伝えるのはどの時代も同じだと思います。

仕事のできる人ってメールがシンプルで読んでいて気持ちがいい

[ブクログ · ★★★★☆]

毎日何通もメールを処理している。
確かに日常のメール処理を短縮できたら、効率よく仕事ができるんだと思う。

参考にできる部分はあった。
「即レス」は参考になった。
問い合わせとかのメールでも「○○日までに回答いたします」って返すだけでも、印象が全然違うのはわかる。
でもそれが、なかなか出来ない。難しい。

[ブクログ · ★★★★☆]

内容的に基本的な部分が多いため、それにちょっと効率化を図るチップスがある感じでためになった。

効率的なメールを送るという前提で例文を交えながら紹介していて、メールで考えるべきは目的としている。よく「このメール文で良いのだろうか」と悩むことがあるが、たしかに唯一無二の正解があるわけではないし、目的を考えれば多少は不正確な部分は出てくるものだという旨には納得。

とは言え、金額や日付、相手の名前・社名など、致命的なトラブルになるもは重点的にし、避けるべき表現や相手へのフォローのメール文も紹介されている。

効率化では、返信文の中に部分引用を使うことで要約の省略したり、よく使う表現の単語登録、また上手い人から頂いたメール文はストック、テンプレ化したりといったテクニックの紹介があった。中でもテンプレ化の際に変更が必要な個所(名前や会社名、件名など)を〇〇ではなく●●のような塗りつぶした方が見落としにくいというのは確かにと思った。

また、メールの処理が速い人はデスクトップ通知機能を使わない（気が散らずに今対応してる作業に集中できるから）というのも試してみようと思った。

「社内や現場でこういうことがあったという詳細は相手先に伝えるべきか」「こういう案件を受け取ったとき、社内で回すメールには誰をどう入れるか、どう伝えるか」などのさらに詳細なメールについては別の書籍で学ぶことが良いだろう。