あらすじ
「仕事が終わらず残業や休日出勤が続いている」「探しものをしている時間がやたら多い」「忘れものやケアレスミスが多い」などの人は、仕事が非効率で、ストレスがたまりやすく、心身の不調を来たす可能性があります。仕組み整理術とは、仕事をサクサクとこなす「できる人」になるための必須要件であり、自由時間を捻出することを目的とした、「シンプルで効果があり、誰にでも実践できる整理術」のことです。
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仕事術に続いて読んでみました。私の仕事の仕方は
何がいけなくてこんなに残業する必要があるのだ？
とふと疑問に思うようになったので。
無駄な時間をなるべくなくし、時間を作りたいと思
うのです。
…で、これを読んだ翌日、早速職場の机周りを３時
間かけて整頓いたしました。これでようやくスター
トライン。これからはファイルによる整理を実行し、
物を探さないですむように、すっきりした頭で仕事
ができるようになるかしら。
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・作業系と思考系の仕事
作業系はすべてチェックリスト化することで仕組み化できる→誰でもできる 余った時間を思考に使う
・情報は一元化
フォルダ分けすぎない 題名の統一感あれば検索できる
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「仕組み」整理術―仕事がサクサク進んで自由時間が増えるシンプルな方法
著：泉 正人
自分や会社に「仕組み」整理術を取り入れることのメリットは、仕事をするのに最適な環境を手に入れられることである。その結果、誰もが効率的な仕事の進め方ができるようになり、あらゆるムダを削減することができるようになる。
本書の構成は以下の5章から成る。
①なぜ、整理が必要なのか
②書類＆机まわりの整理
③PC＆メールの整理
④頭の整理
⑤時間の整理
仕組み仕事術を構成するひとつの要素である「整理術」。そんな「整理術」にフォーカスしている。色褪せないその仕組みへの提言は今でも十分に役に立つ。本書を基本として多くを派生させながら自己流にカスタマイズしてこれからも活用していきたい。
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【整理の目的】
■仕事を計画的にきちんと進め、終わらせたい。
■自分の仕事を部下に任せて、同じように成果を出したい。
■ものを探すというムダな時間をゼロにしたい。
■仕事以外の自由な時間を捻出したい。
【整理ができない人に見られる傾向】
■仕事が遅く、残業や休日出勤が続いている。
■何かを探している時間が多い。
■忘れ物やケアレスミスが多い。
■いつも頭の中で複数の仕事のことを考えている。
■いつも「忙しい、忙しい」と言っている。
【整理することの効果】
■頭の中がスッキリとする。
■必要なものがすぐに見つかる。
■アイデアが生まれやすくなる。
■仕事の成果が上がる。
■仕事以外に使える時間が増える。
【佐藤可士和の超整理術（日本経済新聞出版社）】
整理が上手な人は、必要な書類だけでなく、必要なアイデアやノウハウも整理されている。手際もいい。
手際もいいから判断にミスもない。時間に余裕があるから斬新なアイデアも出てくる・・・・。
【インプットする情報も「仕組み」で効率化】
★メールマガジンは別のメールソフトに
【議事録も「仕組み化」で価値を高める】
■ TO DO（項目の頭に「■」をつけ、完了したら「○」にする）
● 保留（今すぐは必要ないが、将来行うこと）
★ メモ（気づいたところ）
▲ 質問する事項
04 膨大なメールも「仕組み」でスピーディーに処理する
【メール処理の三つのルール】
①開いたメールは一度しか読まない。
②判断は五秒以内。
③短く、簡潔に書く（箇条書きにする、テンプレートを活用）。
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少しでも頭の中を整理したいと思い手にした本。
書類や頭、ＰＣや時間の整理などとシーン別に分かれており、すぐに実践して効果を出せるものが幾つかあった。
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さてさて、「仕組み」整理術という本を読みました。
同じような内容を別の本で読んだような気がしますが
DoHowの部分まで多く触れている一冊で
すごく良かったと思います。
捨てることの大切さ
頭を使う部分を分けることの大切さについて
書いてありました。
机の上が整理されていない人っていうのは
その人がどこに何があるのかわかるかもしれないですが
記憶していたり、それを探したりっていう時間は
頭の無駄遣いですよね。
あまり大きくない頭のキャパシティもっと良く使おうと思います。
結構何度も読み返している本なので
良本だと思います。お勧めの一冊。
Posted by ブクログ
●目次
はじめに
１．なぜ整理が必要なのか
２．書類＆机周りの整理
３．PC＆メールの整理
４．頭の整理
５．時間の整理
●筆者の主張
大量の仕事を抱えているにもかかわらず、仕事が終わらない。やるべき仕事が多すぎて頭の中、机、メールが混乱し、目の前の仕事に集中できない。それらを防止するために、仕事に仕組みを導入すること。仕組みを導入することにより、いろいろな仕事がきちんと計画通りに終わることができるようになった。
仕組みとは、誰が何時、何度やっても同じ結果が出ることである。仕組みを導入することで、仕事をするのに最適な環境が作られ、時間を生み出すことが出来る。そのために、書類＆机周りの整理、PC＆メールの整理、頭の整理、時間の整理をおこなう。
仕組みの基本は、
・統一化、一元化、自動化
・ルールを設け徹底して実践する
・無駄な時間の削減を目指す
・整理しすぎない
・整理した時間を有効活用する。
●気づき
・整理が出来ない人は仕事の効率が悪い。仕組みを導入することで自分の時間を作ることができる。
・ものを探している時間が無駄だし、物の場所を記憶していることが無駄。
・書類を捨てることが重要。
・仕組みの基本は統一化、一元化、自動化
?書類＆机周りの整理
・記憶することが無駄であり、どこに何を保管してあるかを決めておく。
・整理することの肝は捨てること。必要かどうかの基準は、処理済みか？重複か？もう使わないか？
・書類はストック書類（保存するもの）とフロー書類（現在進行中）
・フロー書類はクリアファイルへ。クリアファイルに表紙を付ける。例0801仕組み整理術。クリアファイルは、ファイルボックスに入れ、書類を取ったら必ず左に戻すという押し出しファイリングを実施。
・ストック書類も、近いうちに使うものは、クリアファイルへ
・保管するものは、クリアボックスへ
・念のため取っておくものは段ボール箱へ入れ、まとめて捨てる。
・よく使うものは机へ、置くものは定位置を決める。
・本雑誌は切り抜きし、レバレッジメモを作成
・毎週金曜日を整理の人と決めているので、アウトルックから連絡がくる。
?PC＆メールの整理
・多くの情報を一元化して管理。
・検索はGOOGLEDESKTOPへ
・仕事はフォルダ3段階で管理。仕事⇒会社別⇒プロジェクト別
・ファイル名は付け方を決定。たとえば、080830仕組み整理術第3章
・仕事中のファイルは、フォルダをデスクトップへ。作業が終わったら各フォルダへ。
・バックアップは毎月実施。
・グーグルリーダーやEmemopad等。
・メモを取る際には、記号を付けて管理する。
・開いたメールは、素早く返信。早く返信すれば先方も答えてくれる。
・既読メールは「分類項目」で整理する
未対応は赤
一日以内に使うメールは青
返信待ちは黄
とりあえず保留はオレンジ
保存データは緑
４．頭の整理
・忙しいと頭がもやもやする。
・TO DOはすべて書き出し、OUTLOOKで管理する。
・作業系の仕事は他人に任せる。任せるときは時給換算する。
・チェックリストで業務を整理する。月末に行う業務のチェックリストなど。
・会議も事前に確認し参加者全員が議題を把握しておく。
・ルールも自動化して守るようにする。
５．時間の整理
・OUTLOOKで整理することを決める。
・ルールもTODOに入れる。確認事項は水曜日
・がんばるタイムの導入
・電話の時間も人の時間を奪うこと
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【目的】
整理整頓を仕組み化してシンプルにする
【引用】
【感じたこと】
【学んだこと】
「進行中」と「ストック」に書類を分ける。サイズ・形は統一する。クリアファイルには表紙をつける。そしてファイルボックスへ。
使ったものは左端に置く、などのルールを設けると、自然と普段使うものが左端にあるという状態が作れる。
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読みやすい。この方の本は毎度毎度読みやすく腑に落ちる内容でスラスラ読めちゃいます！早速、会社の机を片付けたい衝動に駆られる、、、
今自分の机じゃないからますますきになる他人のもの。
机いっぱいに広げてその上でパソコンいじって、やりづらいったらない。。。
でも、何が使うもので何が使わないのかわからなくてどーしようもできない。。。
頃合いを見つつ確認しつつ片付けていこうかな、、、と、思ってます。仕事やりづらいのはストレス。ホントに。
Posted by ブクログ
平均的なビジネスパーソンは１年間に約１９日間探し物をしているらしいです（１日８時間勤務とした場合）。
内容に関してですが、整理する際の基礎を①一元化、②自動化、③統一化とし、その上で整理する領域を①机上、②パソコンの中、③頭の中、④時間の４つにわけ、それぞれの領域を整理するために著者が実践している方法が紹介されています。
個人的には①机上と②パソコンの中に関する整理方法が非常に参考になりました。整理そのものを目的とするのではなく、仕事の効率化を目的とした場合の手段として整理を位置づけているのが良かったです。
Posted by ブクログ
・本を読んだら、レバレッジメモを作成。パソコンの中に入れて読み返している。メモを繰り返し読むことで、自分の中に知識として定着させる。
→本田直之さんのレバレッジ・リーディングを読んで実践している。。。俺も、すでに読んでたｗ人の手法をアレンジして自分の著書で紹介。まぁノウハウって無限にあるわけじゃないし、他人の術紹介するのも仕方ないｗ
・フォルダを整理するときは、日付・分類・プロジェクト名など、後々検索しそうなワードで保存する。
→大事！
・テーマというフィルターを持っていると、自分が浴びるように集めている情報から、テーマに関係する情報だけが自然と浮かび上がる。
→深い情報を入れていくのが苦手なので、取り入れていく。
☆頭の中に、やらなきゃいけないことがたくさんあると、頭の隅にいつも引っかかっていることから、何かの拍子に「あれ、やらなきゃ！」と思い出して思考の邪魔をする。頭の中を空っぽにしておけば、目の前の重要なことについてフル回転で取り組める。
→頭に貯めとかないようにするためにも、さっさとできることを後回しにしないでやっておく。
あまり、欲しい情報はなかったけど、「やることが多いと他のことをしている時に、思考の邪魔になる！」これの意識付けができただけでも、読んだ意味があった。
Posted by ブクログ
まずは自分の仕組みを見える化する「仕組み」から
以前読んだのは仕組み」仕事術だったかな。
今年は、もっと自分の活動を仕組化して、時間を作っていきたいなと
思い読みました。
ダイヤモンド社+装丁TYPE FACEの渡邊民人氏、
本文TYPE FACE高橋明香氏という
好きな布陣です。
どうしても、バスとか都内の散歩したりするエッセイストの方の顔が
浮かんでしまうのですが
それは泉麻人さんさん。
そういった雑念と戦いながら、読み進めていきます。
自分の中での手順を書いていくことがスタートかなと、
会社ではアウトルックのタスク欄、
家ではこのサイトに手順をしるして、
何かあったときにはまず、そこを見る
という言った形で仕組化をチャレンジし始めています。
また、折に触れチェックするかなという気がする本です。
Posted by ブクログ
著者の泉正人さんは、インターネットのサイトや、別の著書『「仕組み」節約術』などが大変面白かったので、今回の著作も読んでみました。
内容は、整理術を学んで効率的に仕事を進められるようになり、自分の自由時間を増やせるようになりましょうという感じです。
整理術や仕事術は、人それぞれに向いているやり方があると思いますので、本を読んでみて自分に合いそうなやり方を取捨選択することが大切だと自分は思います。
そのため、他にもたくさんの関連書に目を通して、多くの方法を知ったり、比較参考にすると、なかなか興味深く面白いです。
その一冊として、とても有意義な本でした。
Posted by ブクログ
先日読んだ「『仕組み』仕事術」の続編ということで読んでみました。前作を読んだのが、発売されてかなり経過してからなので、現状とは周辺環境が大きく異なり、実際活用できる点が少ないという感想でした。
今回も続編ということで、整理術に絞った内容だったとはいえ、５年前の内容。やはりズレは感じます。
もっとタイムリーに読むことができたら、もう少し違う感想を持ったかもしれません。
今回もチェックリストやTO DOを活用した内容となっています。
ここで少し思ったのは、何でもTO DOに入れて管理してしまうという考え方。
個人的には、かなり分類して管理しているため、確かに長期的な目標や時間ができたらやりたいこと、といったことを定期的に見る機会はありません。こういうことを無意識のうちに目に入れるようなルール作りをしておけば、日々の生活が変わってくる可能性はあります。意識したいところです。
「仕組み」整理術の５つの原則
①基本は「統一化」「一元化」「自動化」
②ルールを設け、徹底して実践する
③ムダな時間を削ることをめざす
④整理しすぎない
⑤整理した時間を有効に活用する
『平均的なビジネスパーソンは一日に１９０の情報が入ってくる。そして、探し物をするためだけに一年間に１５０時間も浪費している。』（リズ・ダベンポート著『気がつくと机がぐちゃぐちゃになっているあなたへ』）
TO DOには何でも入れる
ルール、仕事（考える系、作業系）、プライベートな用事、長期的な予定、目標、アイデア、元気の出るフレーズ、具体的ではない用件 など
「仕組み」整理術では、あらゆる整理にルールを設けて、そのルールをいつでも見返せる場所に保存しておくことが大切
＜この本から得られた気づきとアクション＞
・アイデアやルールなどをすべてTO DOに一元化することは効率化にもつながるし、定期的に確認することができるので有効だと思えるので、実践してみたい。
＜目次＞
1 なぜ、整理が必要なのか?(整理術の目的はあくまでも仕事の効率化にある
整理下手は、ビジネスにおいて大きなマイナス ほか)
2 書類&机まわりの整理(最高の環境をつくるために必要な「整理術」
ファイリングは情報を有効活用する「仕組み」 ほか)
3 PC&メールの整理(一台のPCを徹底的に使いこなす
PC内の整理にも「仕組み」を。フォルダは大ざっぱに分類 ほか)
4 頭の整理(忙しいと頭の中がモヤモヤする?
「やるべきこと」をTO DOにすべて書き出そう ほか)
5 時間の整理(「仕組み」整理が時間の質を変える
時間の整理にもTO DOを利用 ほか)
Posted by ブクログ
「仕組み」整理術―仕事がサクサク進んで自由時間が増えるシンプルな方法のまとめ
概要
整理術をマスターして仕事を効率化し、時間を作る本。
整理のサイクル
■分類 ⇒ 保管 ⇒ 取り出す ⇒ 戻す ⇒ 分類
■ときには捨てる
■仕組み化には徹底、継続が大事！
机の整理
■探し物
⇒ 探すのに1年間に150時間使っている
⇒ 時間のムダ、場所を覚えるのも記憶のムダ
⇒ 何をどこに保管するかルールを決める（仕組み）
■使い終わったら決まった場所に戻す
■クリアファイルに日付とタイトル、表紙をつける
■整理できない人へ（子どもにも）
⇒ 机がきたないデメリット、メリットを書く
⇒ 仕事や勉強面で書いてみる
ＰＣの整理
■フォルダは3階層がよい
⇒ ファイル名は日付、分類目、プロジェクトで検索できるように
■メモをツリー状に管理
⇒ eMemoPad
■届いたメールはとにかくすぐに返事
■議事録も仕組み化
⇒ 書いているときにToDo、メモなど分類する
■メールは分類項目に意味を持たせて管理する
Posted by ブクログ
130121
整理する目的は何か。時間を捻出して何がしたいのか。探し物をする時間はムダ。ルールづくり。物の定位置、整理する日。ホチキス、クリアファイル活用。
Posted by ブクログ
【読書】今日は風邪で自宅休養なので、たまった本の感想をアップ。この本は、机がいつもグチャグチャのO型である自分が、さすがに少し改善しようと思い、手にとった本。整理の上で、大事なのは捨てること。そうしないと大切なものが見えなくなる。そこで昨日の国会待機中に早速実践し、机のいらない書類をばっさり捨てる。定期的にやらないとダメだと痛感。約3ヶ月ぶりくらいに机の台が見える（笑）少しの心がけでまったくパフォーマンスが変わる。きっかけを大切にして、新鮮な気持ちで仕事に向かいたい。
Posted by ブクログ
仕組み整理というはなしだが システム化のことですね
日本語でシステムというとコンピュータシステムのことを意味するので
あえて仕組みといっているんですね
ソフトの概念は本来こういったものですがコンピュータに特化して
解釈されすぎてますね
具体的な割りに内容もかたよってなくて無難な感じです
すなおに読めました
Posted by ブクログ
最小限の努力で最大の成果を得る仕組み
仕組み整理術の原則
1.統一化、一元化、自動化
2.ルールを設け、徹底して実践
3.ムダな時間を削減する
4.整理しすぎない
5.整理した時間を有効活用する
サイズ、形は統一する（汎用性の高いＡ４サイズに）
Posted by ブクログ
「仕組み化する」とはよく言いますが、ただ単に「この仕組みを取り入れよう」と言うのではなく、その仕組みを取り入れることによって、自分にどんなメリットがあるか、雅煮「本質」を考えなくては意味がないのだと思いました。
それを考えていなければ、自分が「この仕組みを取り入れましょう」と提案したときに、周りにうまく伝えることができない。
ちゃんと説明しないと、相手にも伝わりにくい。
ニュース収集のサイトは、あれば便利だと思うので、私も活用してみようと思った。
日々の作業に忙しく、世間の情報収集や、仕事の本質を考える時間が取れないと言っている人。
業務を効率化したいが、具体的にどうしたらいいか分からないという人。
におススメ。
Posted by ブクログ
「作業系」と「考える系」の仕事を分け、作業系の仕事を徹底的に仕組み化する
PCのファイルは３階層が限度
モチベーションの高まる場所で仕事をする ホテルのロビーとか自分の感性を刺激する場所
土日と平日を分けて考えない。 平日と土日で起きる時間を変えない
Posted by ブクログ
何故だろう？知っている内容が多かったです。
というわけで、さ〜っとすごいスピードで読んでしまいました。
でも、アウトルックの活用法などには知らないこともあり、収穫はあったので、一度目を通す価値はありました。
というわけで、「仕組み」仕事術の方も、そのうち目を通す予定です。
Posted by ブクログ
書類に埋もれて探しまわることが多いので読んでみたけど
あまり目新しいこと、即自分に実践できそうなことは書いてありませんでした。
・定位置を作る
・定期的に整理する
・ＴＯＤＯを作る
・自動化する
Posted by ブクログ
1.仕事を計画的にきちんと終わらせたい
2.自分の仕事を部下に任せて、同じように成果をだしたい
3.ものを探すという無駄な時間をゼロにしたい
4.仕事以外の自由な時間を捻出したい
感情論ではなく、システマティックに上記を解決。
知っている話も多かったけど、シンプルで具体的な方法論が書かれている。
仕組みとは「誰がいつ何度やっても成果を出せるシステム」
シンプルな内容ですぐに始められる内容ばかり。
でも、続けれらないのは何故なんでしょうか…
Posted by ブクログ
７割方自分がやっていた手法がそのまま紹介されたいたので目新しいことがなかったのは残念だったけど、
全く実践していない方には絶対一読するべきではないでしょうか。
この「仕組み」は普段日常の業務でも取り入れているがそれでも私は忙しかった。。。
心掛けておくべきは仕事内容によっては自由時間は増えるとは限らないということです。
相手の時間に合わせなくてはならない仕事内容では正直仕組みを整理するだけでは自由な時間は増えない事も理解しておくべきです。
心掛けるべきは自由な時間を確保するよう調整することも必要であるということも記述して頂きたいですね。
（この調整が難しいのですが。。。）
