「仕組み」整理術

泉正人

「仕事が終わらず残業や休日出勤が続いている」「探しものをしている時間がやたら多い」「忘れものやケアレスミスが多い」などの人は、仕事が非効率で、ストレスがたまりやすく、心身の不調を来たす可能性があります。仕組み整理術とは、仕事をサクサクとこなす「できる人」になるための必須要件であり、自由時間を捻出することを目的とした、「シンプルで効果があり、誰にでも実践できる整理術」のことです。

• カテゴリ: ビジネス・実用
• ジャンル: ビジネス・経済 / 自己啓発
• 出版社: ダイヤモンド社
• タイトル: 「仕組み」整理術
• タイトルID: 344084
• ページ数: 216ページ
• 電子版発売日: 2015年11月09日
• コンテンツ形式: EPUB
• サイズ(目安): 8MB

[ブクログ · ★★★★★]

仕事術に続いて読んでみました。私の仕事の仕方は
何がいけなくてこんなに残業する必要があるのだ？
とふと疑問に思うようになったので。
無駄な時間をなるべくなくし、時間を作りたいと思
うのです。
…で、これを読んだ翌日、早速職場の机周りを３時
間かけて整頓いたしました。これでようやくスター
トライン。これからはファイルによる整理を実行し、
物を探さないですむように、すっきりした頭で仕事
ができるようになるかしら。

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・作業系と思考系の仕事
作業系はすべてチェックリスト化することで仕組み化できる→誰でもできる　余った時間を思考に使う

・情報は一元化
フォルダ分けすぎない　題名の統一感あれば検索できる

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「仕組み」整理術―仕事がサクサク進んで自由時間が増えるシンプルな方法
著：泉 正人

自分や会社に「仕組み」整理術を取り入れることのメリットは、仕事をするのに最適な環境を手に入れられることである。その結果、誰もが効率的な仕事の進め方ができるようになり、あらゆるムダを削減することができるようになる。

本書の構成は以下の5章から成る。
①なぜ、整理が必要なのか
②書類＆机まわりの整理
③PC＆メールの整理
④頭の整理
⑤時間の整理

仕組み仕事術を構成するひとつの要素である「整理術」。そんな「整理術」にフォーカスしている。色褪せないその仕組みへの提言は今でも十分に役に立つ。本書を基本として多くを派生させながら自己流にカスタマイズしてこれからも活用していきたい。

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仕事の効率化、とても大切だけどなかなか出来なかったんだよね(^｡^;)
この本の方法、出来るところ試してみようかな！

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【整理の目的】
■仕事を計画的にきちんと進め、終わらせたい。
■自分の仕事を部下に任せて、同じように成果を出したい。
■ものを探すというムダな時間をゼロにしたい。
■仕事以外の自由な時間を捻出したい。

【整理ができない人に見られる傾向】
■仕事が遅く、残業や休日出勤が続いている。
■何かを探している時間が多い。
■忘れ物やケアレスミスが多い。
■いつも頭の中で複数の仕事のことを考えている。
■いつも「忙しい、忙しい」と言っている。

【整理することの効果】
■頭の中がスッキリとする。
■必要なものがすぐに見つかる。
■アイデアが生まれやすくなる。
■仕事の成果が上がる。
■仕事以外に使える時間が増える。

【佐藤可士和の超整理術（日本経済新聞出版社）】
整理が上手な人は、必要な書類だけでなく、必要なアイデアやノウハウも整理されている。手際もいい。
手際もいいから判断にミスもない。時間に余裕があるから斬新なアイデアも出てくる・・・・。


【インプットする情報も「仕組み」で効率化】
★メールマガジンは別のメールソフトに

【議事録も「仕組み化」で価値を高める】
■ TO　DO（項目の頭に「■」をつけ、完了したら「○」にする）
● 保留（今すぐは必要ないが、将来行うこと）
★ メモ（気づいたところ）
▲ 質問する事項　

04　膨大なメールも「仕組み」でスピーディーに処理する
【メール処理の三つのルール】
①開いたメールは一度しか読まない。
②判断は五秒以内。
③短く、簡潔に書く（箇条書きにする、テンプレートを活用）。

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少しでも頭の中を整理したいと思い手にした本。

書類や頭、ＰＣや時間の整理などとシーン別に分かれており、すぐに実践して効果を出せるものが幾つかあった。

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さてさて、「仕組み」整理術という本を読みました。
同じような内容を別の本で読んだような気がしますが
DoHowの部分まで多く触れている一冊で
すごく良かったと思います。

捨てることの大切さ
頭を使う部分を分けることの大切さについて
書いてありました。

机の上が整理されていない人っていうのは
その人がどこに何があるのかわかるかもしれないですが
記憶していたり、それを探したりっていう時間は
頭の無駄遣いですよね。

あまり大きくない頭のキャパシティもっと良く使おうと思います。

結構何度も読み返している本なので
良本だと思います。お勧めの一冊。

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●目次
はじめに
１．なぜ整理が必要なのか
２．書類＆机周りの整理
３．PC＆メールの整理
４．頭の整理
５．時間の整理

●筆者の主張
大量の仕事を抱えているにもかかわらず、仕事が終わらない。やるべき仕事が多すぎて頭の中、机、メールが混乱し、目の前の仕事に集中できない。それらを防止するために、仕事に仕組みを導入すること。仕組みを導入することにより、いろいろな仕事がきちんと計画通りに終わることができるようになった。
仕組みとは、誰が何時、何度やっても同じ結果が出ることである。仕組みを導入することで、仕事をするのに最適な環境が作られ、時間を生み出すことが出来る。そのために、書類＆机周りの整理、PC＆メールの整理、頭の整理、時間の整理をおこなう。
仕組みの基本は、
・統一化、一元化、自動化
・ルールを設け徹底して実践する
・無駄な時間の削減を目指す
・整理しすぎない
・整理した時間を有効活用する。

●気づき
・整理が出来ない人は仕事の効率が悪い。仕組みを導入することで自分の時間を作ることができる。
・ものを探している時間が無駄だし、物の場所を記憶していることが無駄。
・書類を捨てることが重要。
・仕組みの基本は統一化、一元化、自動化
?書類＆机周りの整理
・記憶することが無駄であり、どこに何を保管してあるかを決めておく。
・整理することの肝は捨てること。必要かどうかの基準は、処理済みか？重複か？もう使わないか？
・書類はストック書類（保存するもの）とフロー書類（現在進行中）
・フロー書類はクリアファイルへ。クリアファイルに表紙を付ける。例0801仕組み整理術。クリアファイルは、ファイルボックスに入れ、書類を取ったら必ず左に戻すという押し出しファイリングを実施。
・ストック書類も、近いうちに使うものは、クリアファイルへ
・保管するものは、クリアボックスへ
・念のため取っておくものは段ボール箱へ入れ、まとめて捨てる。

・よく使うものは机へ、置くものは定位置を決める。
・本雑誌は切り抜きし、レバレッジメモを作成
・毎週金曜日を整理の人と決めているので、アウトルックから連絡がくる。

?PC＆メールの整理
・多くの情報を一元化して管理。
・検索はGOOGLEDESKTOPへ
・仕事はフォルダ3段階で管理。仕事⇒会社別⇒プロジェクト別
・ファイル名は付け方を決定。たとえば、080830仕組み整理術第3章
・仕事中のファイルは、フォルダをデスクトップへ。作業が終わったら各フォルダへ。
・バックアップは毎月実施。
・グーグルリーダーやEmemopad等。
・メモを取る際には、記号を付けて管理する。
・開いたメールは、素早く返信。早く返信すれば先方も答えてくれる。
・既読メールは「分類項目」で整理する
　未対応は赤
　一日以内に使うメールは青
　返信待ちは黄
　とりあえず保留はオレンジ
　保存データは緑

４．頭の整理
・忙しいと頭がもやもやする。
・TO　DOはすべて書き出し、OUTLOOKで管理する。
・作業系の仕事は他人に任せる。任せるときは時給換算する。
・チェックリストで業務を整理する。月末に行う業務のチェックリストなど。
・会議も事前に確認し参加者全員が議題を把握しておく。
・ルールも自動化して守るようにする。

５．時間の整理
・OUTLOOKで整理することを決める。
・ルールもTODOに入れる。確認事項は水曜日
・がんばるタイムの導入
・電話の時間も人の時間を奪うこと

[ブクログ · ★★★★☆]

【目的】
整理整頓を仕組み化してシンプルにする

【引用】


【感じたこと】


【学んだこと】
「進行中」と「ストック」に書類を分ける。サイズ・形は統一する。クリアファイルには表紙をつける。そしてファイルボックスへ。
使ったものは左端に置く、などのルールを設けると、自然と普段使うものが左端にあるという状態が作れる。

[ブクログ · ★★★☆☆]

仕事の効率化を目的とした整理術の書。
書類にはフロー(現在進行中)とストック(保存)がある。
整理することで頭の中や時間を効率的に使う。