【新人力】
■第1章
●「やろうと思えば誰でもできること。でも実際には多くの人がやれていないこと。そういうことを、しっかり、きっちり、やりきる力」。周囲がやらなくなった時、もう少し続けてほしい。それがピカイチとイマイチの分岐点だ。
●早く出社する理由①前日までの疑問を解消するため。②今日一日の行動計画を立てるため。③人間関係のため、④遅刻のため、⑤オフピークで通勤が快適に
●「こういうものだ」とその場しのぎで納得したり、「まぁいいか」と流したりしてしまう小さな妥協の積み重ねが、後々大きな差になって跳ね返ってくる。釈然としないこと、疑問に思った事に関してはうやむやにせず、きっちりと解消・解決する癖にする。ちなみに日々生じる些細な疑問を一つずつ確認する姿勢が評価されるのが新人。わからないことを確認していく姿をみて「この新人は、勝手に適当な判断をするのでなく確認する」という印象になる
●人間関係作りとして「朝早い出社組み」みたいなのが出来る可能性がある。そういった見えない繋がりやゆるいコミュニティが社会人生活に役立つ。喫煙ルームも同様。
●実は多く新人が入社して数ヶ月たつと、挨拶が出来なくなる。その理由は「配属先の先輩がやっていなから」が多い。本書のコンセプト「みんながやっていない。だから自分はやる」これで差がつく。声が大きい＝多くの人の中に埋もれることなく、自分がここにいるということを声に出せる。そんな存在感のある人が求められている。また新人には、みんなのサポート役を担ってもらいたい、その場を明るくしてもらいたい、チームに新鮮な風を吹き込んで欲しい等を期待しているものだ。声が大きいことはリーダーの資質の一つ。要するに守衛さんから上司まで、心を込めて会う人全員に挨拶して欲しい。それが他社との差別化の一歩となる
●朝は「5分間清掃」を行う。共有スペースを掃除すると「どこに何があるかの把握」につながる。ぬきんでる人は、ちょっとの気遣いとちょっとの努力が出来る人、ただそれだけだ。掃除には「ロジカルシンキング」の要素もある。「すべての要素を抽出する」⇒「カテゴリーのものをまとめグルーピング」⇒「優先順位をつけて、無駄なものを省き分かり易く並べる」。こうしてロジックツリーができる。
●配属されて、すでに通常業務を遂行している人であればわかると思うが、仕事がスタートすると、思いのほか上司や先輩と会話する時間がとれない。そして、仕事をすればするほど、疑問や相談事も当然増えていく。だから毎朝しっかりとコミュニケーションを重ねて、上司や先輩とつながっておく。また報告や相談はコンパクトに。結論から先に、要点を整理して簡潔に。コミュニケーションは質とともに量も求められる
●相手からメールをもらったら、まずは24時間以内に一次回答を済ませる習慣をつけること。新人のうちは「確認しだい、折り返し連絡させていただく」ということでもよい。その一通を送ることによって、相手に「メールは間違いなく届いている」ということを伝える到着確認になるから。相手からすれば、返信がない限り届いているのかも分からないし、やる気があるのかも分からない。またメールが「必要な行動をとってもらうこと」を目的としているなら、もしくはいつも返信してくれるのに今回はない、というときは電話を1本入れてしまうことも重要。電話1本の手間がかけられるか否か。
■第2章
●新人の仕事の代名詞は「コピー取り」ともいえる。このなかなかテンションのあがりにくい「コピー取り」こそが、実は新人の力をいかんなく発揮する再興のフィールドであることはあまり知られていない。その資料を使うシーンをイメージして、どうなっていれば使いやすいか？資料配布の前と後ろを考えるとどうあるべきか？。想像の結果に確信が持てなければ、依頼者に一言相談しよう。こういう誰にでもできる作業にこそ、その人の人柄があぶりだされ、できる新人とそうでない新人の差がつく
●電話に出るとしょっちゅう電話をかけてくる人＝自社と関係の深い人を覚えられるし、自分の事も覚えてもらえて、さらに人の仕事の内容を垣間見ることもできる。まさに新人にとってうってつけの勉強の場。1000本ノックなどのように、見えない努力を見える化すること。そうすることで、周囲もそして自分自身もその頑張りを認めることが出来る
●電話を取る際のメモは必須だ。「いつ、どこで、誰が、何を、何のために、どのように」の５W1Hは確認を徹底すべき。話す場合も事前にメモ。話すべき内容や確認事項、考えられる選択肢、期限など。シナリオをあらかじめ想定しメモしてから電話すると、慣れていなくても落ち着いて話をすることができる。
●ホウレンソウの５W1Hは、「事前にホウレンソウの時間・タイミングを確保しておく(アポ)」ことが有効。押さえるのは最低限のタイミングで、①序盤、②中間、③終盤。「ホウレンソウする対象を一人にするのではなく、複数にしておくことも有効」。そもそも一人に絞ってしまうと、その人が居ないと進まないし、関係性も緊張をもたらす。中身に関しては「何を報告すべきか、どんなことを相談すべきか、というホウレンソウの内容については、最初に仕事の依頼を受けたときに確認しておくべきポイント」。そうでないならば、序盤は方向性の確認、中盤は網羅性の確認、終盤はクオリティチェックをする。もうひとつ、今から話すことが「報告」なのか、「相談」なのかはっきりさせておく。方法論については、メールと直接や電話があるが、各ツールのメリットを把握し、効果的に組み合わせるとよい。メールで概要伝えて、口頭で細かな説明する。まずは電話で一報を入れてその後メールを送る。また切り出しは「○分ほど時間よろしいでしょうか」という形で確認する事。アポをとっていても。ちなみにアポがないなら少なければ少ない時間ほどよい。
●無理な安請け合いは禁物だが、大切なのは「無理です」とは言わないこと。「こうすればできます」「ここまでなら」「期限次第」と条件を明示して、ポジティブに。「やってみます」の姿勢が大切。能力もさることながら、やはり積極的な姿勢が評価されることがある。上司の「ちょっといいかな」に応えることで、チャンスの量も増えていく
●最終的にわかったふりをして、その場をやり過ごすようになってしまう。今ココで改めていいたい。分からない時には、遠慮なく確認せよ。ただし、そのとき質問のスタイルを自分の意見や考えを伝えたうえでにする。「少しは自分で考えてくれ」は答えるのが面倒だからではなく、自分で考える癖をつけてほしい、自立を意識してもらいたいとの言葉からだ。どんどん聞く代わりに「同じことは絶対に聞かない」、確実にメモをとる。質問を考える際には「何で？」「他には？」の二種類を繰り返し考える。縦への掘り下げ、横への掘り下げが同時に出来る
●会議の場合には「会議室押さえておきましょうか」を口癖に。会議終了後の場所の予定のチェックも。延長可能か否かを把握し、他の空いている場所を確認する。後工程を考えるというのは仕事の基本。資料作りましょうか、コピーとりましょうか、配布しましょうかも。
机の配置を目的によって変えることもあり。当然、会議における本来の役割は、積極的に発言したり、斬新なアイデアを出したり、議事録をまとめたりして精一杯の貢献をすること
■第3章
●学生には無くて社会人にはうんとあるもの、それが会議。この会議で効率的に成果を上げる事が出来れば、チームや会社の生産性は必然的にあがる。そのため参加する会議の特性に合わせて、自分がその会議で発揮できる価値、その会議において貢献できる事を「会議の掟」として設定し、それだけは絶対に守るということを誓い、周囲に宣言する
●会議では目的を常に意識してもらいたい。もし目的が不明確であれば、事前に上司や先輩に「今度の会議の目的は？」と確認しておく。聴いた上で冒頭で口火を切れたら再興。会議の準備段階でも、ホワイトボードに目的とゴールを書いておく。これはまた先輩や上司の方向修正にも役立つ。第三者的立場を持ち出すことで新人であっても会議をコントロールしやすくなる。
●会議中は必ず発言する事。だから臆することなく、感じていることを率直に発言していく。内容がよければ貢献になるし、イマイチであったとしてもみんなが発言しやすい空気を作るという貢献になる
●議事録には①日時、②場所、③参加者、④議題、⑤トピック、⑥結論、⑦具体的な発言内容。⑤⑥⑦はまとめるのには骨が折れるが、ここが整理できていると、わかりやすい議事録になる。会議中はここを意識して聞くことでマシになる。
●企画書や提案書は努力がものを言う。「相手のニーズに合っているか」「要望に合うか」「期待に応えているかどうか」というマッチングが重要で、これを行うためにはコミュニケーションをとる必要がある。万が一内容で期待に応えられなくても、「現状分析」「提案の背景」などの項目で、それまで打ち合わせを重ねてきたことがしっかりとまとめられていれば、情報整理の資料として重宝される。よってますます君の周りに情報が集まってくる、だから次回はより精度の高い企画書が作れる
●締め切り二日前、最低でも前日が締め切りと考える。これは途中から早く出そうとしても無理であり、最初から早めに設定しておくことが重要。注意すべきは「ゴールを決めたらずらさないこと」、ずらしていれば意味がない。またもう一日考えたり推敲すればより良くなると分かっていてもとりあえず一次提出してしまう。そうすれば向こうでも早めに出してくれたことが評価に繋がるし、しっかり読んでくれる可能性も上がる。また良いのが出来たら「差し替え版」として提出すればよい。事前に確認しておく。
●想定外を想定しておくことがデキル人材。
●プレゼンは準備が命。どれだけ準備したかが全て。プレゼンだからこそ双方向性を使う。たくさんのチャネルを使う。
●日報の目的は書くことが目的ではなく、「コミュニケーション」をとることが目的なので、アポをとったり相談の場にしたりすればよい
■第4章
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