仕事は「段取りとスケジュール」で9割決まる！

飯田剛弘

仕事は段取りとスケジュールが重要だ！



仕事にいつも追われて、納期ギリギリになんとか終わらせる。

それならいいが、たまに2・3日遅れてしまう。

さらに、慌てたために品質が悪い。

そんな仕事のやり方をを改善する方法をまとめました。



「もっとラクに成果を出したい」

「もう少し余裕を持って仕事をしたい」

「ミスも無くしたい」

だから、「手帳を活用し予定を管理しよう」と決意します。
でも、気付けば、挫折……。

「やるべきことをキチンと管理しよう」と思いTODOリストをつくったのはいいけれど、
皮肉にも「やりたいけど、やれていないリスト」になってしまう……。

やるべきことがわかっていても、なかなか手がつけられず、
期限間際で遅れてはいけないと思い、慌ててしまう……。

このように多くに人が仕事の進め方やスケジューリングに悩んでいます。



スケジュール成功の鍵は、努力や根性ではありません。

やるべきことを合理的に、ムダなく管理していくことが重要なのです。



本書は、プロジェクトマネジメントの手法を取り入れたスケジュールのつくり方と

段取りのつけ方を学べることができます。

一つ一つの仕事に集中でき、仕事を終早くわらせられることはもちろん、

慌てずに仕事を進められるようになるため、

ミスが減り、余裕も生まれるようになります。

• カテゴリ: ビジネス・実用
• ジャンル: ビジネス・経済 / ビジネススキル
• 出版社: 明日香出版社
• ページ数: 240ページ
• 電子版発売日: 2023年06月30日
• コンテンツ形式: EPUB
• サイズ(目安): 6MB

[ブクログ · ★★★★★]

読書会のために選んだ。N氏推薦
今までのビジネス書と方向性は同じ。

自分として、このような分野をよく読んできたということがわかる。

あと工程はお客さま
マルチタスクをすると気分が良くなることがある
小さく分けてやる
タスク置き場を減らす

[ブクログ · ★★★★★]

小手先のテクニックに頼らず、仕事にはどんな目的があるのか？と本質を見極めることが大事。そして、問題が起きる前に防ぐ手立てをとっておくこと。自分ががむしゃらに頑張るのではなく、できる人に上手に仕事を振っていく。楽しているのではなく、仕事を前に進めるため。仕事には相手がいて、一緒に進めるチームがあることを常に頭に置き、自分自身のアウトプットの質を高める努力、短時間でできるようにする努力は惜しまないようにする。成果は質÷時間。質が高くても時間がかかりすぎては意味がない。悩む時間はもったいない。人を頼って先に進められることが重要だ。

響いた言葉
仕事のできる人は「やる気」や「モチベーション」に頼らない仕事の進め方をしている。
仕事はチームプレー。「他の人が、あなたの仕事が終わるのを待っている」自分の次に仕事をする人が、仕事をしやすいように相手の立場で考える。相手が、あなたから具体的に何を必要としているのか？あいまいさをなくす。
スケジュールにはバッファを入れる。週に２、３回まとまった時間。
現状を変えたい、あるいはできる人になりたいと思うのであれば、自分のほうに原因があると考えると対策や改善がしやすい。仕事が遅い原因は？①仕事が分からない→わかる人に相談、②自分で抱え込む→自分のこだわりで高品質を求める→その仕事に何が求められているか？⇒他の人への協力要請を惜しまない
時間があるほど仕事時間は伸びる。厳しめの期限、作業工程の節目であるマイルストーンを設定。本当に必要なもの（本質的なもの）だけに時間を使う。
自分を変えなくていい。時間の使い方、仕事の進め方、環境、仕組みを変える
切り替えコストを避ける。
TO DOリストより予定表に書く。いつやるか、どれくらいの時間がかかるかを考える。
時間は分単位で考える。
悩むは×、考えるは〇
やり直しを防ぐ目標設定。ＳＭＡＲＴゴール（具体的、測定可能、達成可能、会社や自分の目標と関係している、期限が明確になっている）
「報連相」ではなく「確認、相談、共有」
問題が起きたときは、なぜ？ではなく３つの何？（何が起きた？だから何？いま何ができる？）
わかったつもりを防ぐためにわかりやすく伝える（結論⇒理由⇒具体例⇒結論）
目まぐるしく変わる状況や環境に柔軟兄合対応できる考え方ＯＯＤＡループ（観察⇒状況判断・方向づけ⇒行動プラン決め⇒行動）

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■ポイント
①相手とのズレをなくすために、「自分の当り前」を「相手の当り前」と思わず、前提条件や期日・ゴールの共通認識を持っておく。
②仕事は「重要度」と「緊急度」だけでは決めずに、仕事にかかる時間やほかの人への影響も考えて優先順位を決める(相手のスケジュールを把握しておく)。
→「重要度」と「緊急度」は自分ではコントロールできない。
③頭の切り替え回数を減らす
例：5分以内で終わる仕事(メール返信など)はすぐに終わらせる。
終わらせないと、
メールアプリ起動
メール検索
メール内容再読
という無駄な時間がかかる。

[ブクログ · ★★★★★]

2019/01/08　丸善
●後工程は、お客様。
・他の人が、あなたの仕事が終わるのを待っている
●難しそうな仕事は、小分けにして、ハードルを下げる
●一番無駄な時間は、待ち時間
→人と違う時間帯に動く
●悩むな！考えるなら時間を決めて
●抜けや漏れを防ぐ
→MECE、WBS

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自分のにがてなこと
期限がたまに過ぎてしまうこともあった
読んでるとできれいなことばかりで色々耳が痛いが気をつけよう

[ブクログ · ★★★★☆]

仕事の進め方について基本的なことが書かれている。分かってるようで意外にできてないこともあるので今一度の仕事の進め方に関する見つめ直しに役立つ。読みやすく文量もなのでちょうど良かった。


■ギリギリになる理由
・自分のタスクの先に誰かがいることを忘れない（チームプレーの意識）
・仕事は想定通りに終わらないので、必ず余裕を持ったスケジュールを立てる
・他人に積極的に依頼して、高品質を作る（自分だけでやらない）
・完了時間を決める、ダラダラやると人は最終期限まで時間をかけ続けるもの
・時間の使い方のプランを立て、振り返る

■頭の切り替えを減らす
・割り込み業務を減らす
・タスクの過剰な切り替えは脳ストレスがかかる
・todoリストの仕事はスケジュールに記載する（溜めずにやる日を決める）
・時間単位を秒で捉える（少しの時間でメール打てる、とりあえず30分とかで時間を決めない）

■仕訳術
・仕事は仕分けから始まる。成果を上げる観点から、やらないことを決める
・ルーティンワークは、他の人に型化して任せる
・5分で終わる仕事はすぐやる、それ以外はカレンダーへ
・朝に必ず仕分け作業の時間を取る
・タスクには明確なゴール、最終状態を定義する（曖昧にやらない）

■デッドラインの守り方
・遅れグセがつくと、評価が下がる
・デッドラインから対応プロセスを分解して、スケジューリングする
・理想状態の言語化でやること明確に
Lなぜしたい？
L獲得したい成果は？
Lいつまでに成し遂げたい？
・質よりスピード重視、まずは7割で

■コントロール術
・業務を受け入れる基準を設ける、優先度を明確にしておく
・考える時間を決める、長々やらない
・定例MTGをうまく活用し仕事を進める
・イライラしたら6秒深呼吸して思考を止める

■時間効率を上げる
・仕事ができる人とのGAPを整理する
・時間を決めて一気に集中力を高める
・ゲーム感覚で設定時間より早く終わらせる方法を模索し工夫を作る
・退社前に「予習」と「復習」
L振り返り新たな気づき改善点を見つける
L翌日のタスクとスケジュール整理
L隙間時間の作業リスト作成
Lできたことを振り返り、改善以外にも目を向ける

■やり直しを防ぐ
・逆算思考でやるべきことだけターゲットにする
・その業務のフローチャートを作り先読みする
・whyだけじゃなくwhatも考える。できないではなく、前向きな選択肢が現れてくる

■時間をケチれ（時は金なり）
・時間を予算管理する
・時間はお金のように取り戻せない
・「投資する時間」と「創出価値」のマトリックスで仕事を整理。「短時間で高い価値創出ができる仕事」を優先的に
・月に1回、仕事の振り返りをして無駄なこと、ルーティンを見直す
・なりたい自分、目指す状態を実現する時間の使い方（カレンダー）を作る

[ブクログ · ★★★★☆]

▼当該の書籍で自分にとって重要と感じたことを記載しておく。
・現状を変えたい、あるいはできる人になりたいと思うのであれば、自分の方に原因があると考えると対策や改善がしやすくなる。
・「やるべきこと」を忘れない仕組みをつくらなくてはならない
・「切り替えコスト」（別の仕事に着手する際に発生するストレス、浪費時間」を減らす
・マルチタスクをやめると集中力や効率があがりミス・ストレスが減る
・Todoリストの41%は永遠に終わらない。スケジュールまで落とし込む必要ある。すべてスケジュールを入れてしまう。
・「探しもの」をする時間はムダ
・朝一番か前日の夜に時間を設けて作業仕分けを行っておく
・予定を入れるときは曖昧な表現は使わない。「検討する」とかNG
・その行動により何を成し遂げるのか、どのような状態になりたいのかを明確にする
・遅れ癖のある人は約束を破る常習犯
・デッドラインから逆算しスケジュール化、優先度を決める
・デッドラインがあることで「そのうちやろう」を避けることができる
・大きな仕事は小さく分けることで難易度が下がる。
・なるべく早く最低限の形にして依頼者にみせ、判断をゆだねる方がよい。7割完成を目指しスピード重視
・見返りを求めずに支援をする姿勢が大事
・「悩む」」のではなく「考える」
・議事録のベースは事前に作っておくことで時間短縮につながる
・イライラした際は「6秒思考停止」
・タスク置き場の数を減らすと効率が上がる。できれば1桁にする
・あなたの「当たり前」と相手の「当たり前」が違うのが「当たり前」

[ブクログ · ★★★★☆]

3行学び
・タスク管理はは散らさず一箇所にまとめる
・５分でできることはすぐに終わらせる
・todoは名詞を使って管理する
　例）業務日報を振り返りのために記載する

[ブクログ · ★★★★☆]

他の人への協力要請を惜しまない。
自分自身がボトルネック、つまり、遅れの原因を作っている主犯格であることを認めることが第一歩。
遅れ癖がある人は、約束を破る常習犯。
ポモドーロ・テクニック　例　２５分仕事５分休憩　タイマー使って集中力アップ。
仕事の全体をみる。
問題起きてからの相談では遅い。事前確認することで回避出来ることは意外に多い。

なりふり構わずやる事も大事

[ブクログ · ★★★★☆]

基本的な事だが体系的にまとめられていた。
段取りだけでなく情報の取捨選択や捉え方も述べられており、特に新社会人や大学生の必読書となる。
マネジメントが必要になった人にもおすすめ。