トヨタの段取り

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「トヨタの」シリーズ。
簡潔にして実行は難しい。
「トヨタの段取り」は、付加価値の高い成果を生み出すためのビジネスツール、とのこと。
・（ムダをなくす）+仕事の付加価値を高める
・（スピードアップ）+ベストのタイミングで仕事を終わらせる
・（計画通りに進める）+問題点を見つけ、仕事の質を高める
この...続きを読む「＋」以下の部分が大事なんだな。これが付加価値。

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生産性向上が叫ばれる中、まだまだ自分にない発想が体系化されているなという印象。特にトヨタ式の標準時間の考え方(最短を標準化する)は斬新だったし、それに対する基準時間(個人・チームの差を考慮)の考え方も絶妙な設計だと思う。
総じて目標の定量化とそこに対する科学的なアプローチが本質ではないか。

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　弊社の問題点として、現場レベルのマネジメント層が管理者教育を受けていないために破綻している職場があることが挙げられる。

　偉そうに言っているけど、俺だって一般職採用。
　そろそろ次の職位が見えてくるけど、部下をどうやってマネジメントするかなんていう教育は受けたことがない。
　多分、総合職はやって...続きを読むいるんだろうけど。

　さて、本書はトヨタ流の段取りの仕方。
　段取り八分、事前に根回し、バッドニュース・ファーストは社会人の基本ですよね。
　と今では思うが、新入社員から現場一直線時代の俺は全然できていなかった。

　自分の思うように仕事を進めようとしては駄目出し食らって全部最初からってのは日常茶飯事。
　なんとなくできそう、できそうかな？って仕事を上司には素直に報告せず、上司から「あの仕事は？」って聞かれた瞬間に大目玉。

　懐かしい新入社員時代。
　今では、ホウレンソウはとにかく上に投げまくって、いやいや私は前からヤバいと思っていたんですよ、と自らのガードを固めるためにあるという真意が分かった。
（しかし、上司が異動となった後、新上司から「どうしてこうなってんだ！」と問い詰められて無事死亡）

　で、元に戻って弊社一般職が何故にマネジメント教育がなされないのかを考えてみた。
　会社施策としては「無駄をなくせ」「働き方改革」という号令は下るものの、現場レベルが本気になるのか、それ。
　無駄をなくして余った時間、その時間を何に使うのか。
　現場で遊ぶバカはクソくらえだけど、遊びがない現場は確実に事故が起きる。

　わざと、遊びが出る余裕を作り出しているのではと考える。

　こないだ読んだ「ブルシット・ジョブ」のごとき業務は未だ残るが、そういう遊びの余地があるからこそ現場は回る。
　とはいえ、ブルシット・ジョブはやってる本人は精神に来るから、やはり無駄は無くしまくって、その分を人材教育やら自己啓発やらを業務としてやる時間を作ればよいと思うのだよ。

　という、一般ザコ兵隊は思うのであります。
　ゆえに本書は、本社様のマネジメントには参考になるかと。
　本社と現場って、仕事の質がまるで違うのよね。

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段取りは、［why］…まずは目的を確認！なぜやるのか。何のための資料作りなのか。いつ、どこで、だれが、何を、どうやるかを確認して、仕事の全体図を持つこと。

段取りは、無駄取り…主作業、付随作業、無駄・例外作業と仕事からの時間を分類。

仕事には【標準時間】をつくる…まずは作業の時間を記録することか...続きを読むら始める。（作業時間がわかれば、スケジュールの精度が上がるから）フォーマットを作り、準備の時間を短縮する。

バッドニュース、ファースト！ヒヤリハットは報告。違和感を見逃さない。

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●トヨタのうな製造現場に限らずオフィスの現場でも、いかに段取りを組みムダをなくしていくのか、その手法が具体的に書かれていて、非常に参考になると感じた。

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一、仕事の成果は「段取り」で決まる
•段取りはhowではなくwhy
•計画と同時に問題点をあぶり出す
ニ、「七つのムダ」を取り除くことから始める
1 手持ちのムダ 2 加工のムダ 3 在庫のムダ 4 動作のムダ 5 運搬のムダ 6 作りすぎのムダ 7 不良・手直しのムダ
三、仕事にかかろ「時間」を短...続きを読む縮する
•仕事を内:その時その人しかできない、外:その前後や他の人でもできる、に分ける。
•自分の仕事をなくすることを考える
四、段取りの「質」を上げるコツ
•結果だけでなくプロセスをチェックする
•再発防止から未然防止へ
五、確実に実行するためのコミュニケーション術
•バッドニュース・ファースト
•ヒヤリハットを放置しない
•反対勢力にはあえて相談を持ちかける

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・期限ギリギリまで着手しない
・大部屋方式で情報を全員で共有する
・時間がかかる仕事からとりかかる
・フォーマットを皆で共有する
・なるべく外段取り(準備)に回す
・1、2個上の職制から自分の仕事を俯瞰する

段取り上手な人は、「仕事に着手するのが早い」というイメージがあるかもしれません。
しかし、...続きを読むそれでは納期を守ることはできますが、
最新の情報を取り込んで品質を上げることはできません。
本当に成果を出す人は、デッドラインが決まったら、
「いかに締め切りに近いタイミングで着手するか」と考えて段取りを組みます。


・ムダをなくす＋仕事の付加価値を高める
・スピードを上げる＋ベストタイミングで仕事を終わらせる
・計画通りに進める＋問題点を見つけ、仕事の質を高める

目的次第で考えるべき項目が大きく変わってきます。
多くの方が段取りを考える時に「How（どうやるのか＝手段）」から考えがちですが、
最初に注目すべきは「Why（なぜやるのか＝目的）」。
目的を明確にしてから、具体的な手段を考えるのが本来の流れです。


目次
第1章 仕事の成果は「段取り」で決まる
第2章 「7つのムダ」を取り除くことから始める
第3章 仕事にかかる「時間」を短縮する
第4章 段取りの「質」を上げるコツ
第5章 確実に実行するためのコミュニケーション術

本書では７つのムダがあるとしています。


①手待ちのムダ
作業者が次の作業に進もうとしても進めず、一時的に何もすることができない状態。
前行程のデータのまとめが遅れて、企画書作成に着手できない。

②加工のムダ
生産（工程の進み）や品質（加工の精度）には、なんら貢献しない不必要な加工のこと。
社内の関係者限定の資料なのに、アニメーションや装飾に凝った資料など。

③在庫のムダ
必要以上の完成品、部品、材料など。
オフィスでは、文具、書類、データなど、また「やるべき仕事」を抱え込んでしまうこと

④動作のムダ
付加価値を生まない動き。部品をとるためにしゃがむ、資料をとるために手を伸ばす動作など。

⑤運搬のムダ
付加価値を生まない歩行、モノの運搬、情報の流れ。
席をコピー機の間を何度も往復する、必要ないのに何度も上司に情報確認することなど。

⑥つくりすぎのムダ
必要な量以上に多くつくったり、必要なタイミングよりも早くつくったりすること

⑦不良・手直しのムダ
廃棄せざるをおえないものや、やり直しや修正が必要な仕事をしてしまうこと

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カイゼンの最前線、トヨタ自動車出身のカイゼンエヴァンジェリストによる仕事術の紹介。
自分の会社でもトヨタに倣って、カイゼン活動を行っていることもあり、本書に書かれているほとんどの内容は知っているものではあったが、改めて読み直すにはサクサク良い進められてよかった。

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トヨタの段取り 2015/10/13

仕事の属人化を避け、チーム力を上げる
2018年7月31日記述

㈱OJTソリューションズによる著作。
2015年10月10日第1刷発行。

題名にあるように仕事の段取りに関して述べた本。

段取りはどうやるか（HOW）以上になぜやるか（WHY）を注目する
な...続きを読むぜやるかをはっきりさせておけば仕事のヌケ・モレを防ぐことが出来る
なぜ（WHY）を確認したら他の５W1Hをきちんと押さえる

仕事は主作業、付随作業、無駄・例外作業の３つにわけられる付随作業を短くし、無駄・例外作業を即刻なくす努力をする主作業にかける時間の割合を最大化することが生産性を上げるポイントになります

自工程完結を意識する
生産の工程で作業者が責任感を持って品質を確かめ、良品だけを後工程に流す

大部屋方式で情報を共有する
CCメールで情報を共有する

スケジュールが遅れる原因のひとつは進捗状況が共有されていないことにある
何らかの形で進捗状況をみんなが見えるように共有化することが大事です
遅れ進みを常に視える化しておくこと

問題点をあぶり出す時は、現場の人が困っていることや不安に思っていることを
すべて吐き出します。・・放置しておくと後で大きなトラブルにつながることになります。
問題点に対しては、いつ、誰が、何をするを必ず決めておくことがポイント

７つの無駄を無くす

１手待ちの無駄
２加工の無駄
３在庫の無駄
４動作の無駄
５運搬の無駄
６つくりすぎの無駄
７不良・手直しの無駄

社内向けの資料などは完璧さよりも最小限のパワーで効率的に仕事を終えること、つまり完成度よりスピードが求められます。
稟議書をスムーズにまわすコツ・・承認欄の所に「次の決済者に渡した日付」を書き入れるようにしておく。
次に受け取った決済者がどのくらいの期間、手元の書類を持っていたのか一目瞭然となり、できるだけ早く次にまわそうという発想になるはずです

少ない動きで済むようにモノを配置する

営業の移動時間そのものは付加価値を生まない
一筆書きで移動すれば無駄がない
「なんだか行ったり来たりして落ち着かない」と違和感を覚える所には、必ず運搬の無駄が眠っているはずです。
その違和感を大事にして無駄を改善して下さい

いちばん早く上手にできるやり方が、最良のやり方だ
作業時間を記録することからはじめる

内段取り・・その人・その場所・そのタイミングでしかできない段取り
外段取り・・作業の前後やその人以外にも可能な準備

本来、部下がやるべき仕事は外段取りとして部下に任せるべきなのです

内段取り作業を外段取りに移す
自分以外の誰かに任せられることはないか
その場所以外でできることはないか
そのタイミング以外でできることはないか

２つ上の職制の視点で仕事を考えなさい
↓
自分の役職より上の目線で自分の仕事を眺めてみる
そうすることでやるべき仕事とやめた方がいい仕事が見えてきます
やめる、あるいはやめてもいいような工夫を考えることは仕事の流れをシンプルにし、段取りがよくなるという効果も期待できます

段取り通りいかなかった時は必ずプロセスをチェック
力業で乗り切っているとプロセスを振り返らなくなる

再発防止ができたら類似の問題が起きないように未然防止を行う（横展）
真因を取り除くような対策でなければ意味がありません

早く失敗を報告する企業風土を上司が強い意思を持って風土づくりをする
悪い報告をした部下に報告ありがとう等

報連相を行う基準・・お客様への影響度
定期的に報連相をする場をつくるのも方法のひとつです

ヒヤリハット、違和感を見逃さず対策をうつ

新しいことや変化は抵抗をまねくので
根回しも段取りのひとつ
経験上、根回しをされて嫌な気持ちになる人はいません
むしろ自分に合わせて丁寧に説明・対応をしてくれていると感じて好意的になるものです。
事前に主な関係者の了解を得ておけば知らんぷりもできないので、あとでそれぞれの現場で○○はこういうことを言いたいのだと内容を咀嚼し、フォローしてくれたりします

うまく根回しするポイントはアドバイスを求めながらお伺いを立てに行くことだ