実例で見る！ ストレスゼロの超速資料作成術

西脇資哲

資料の重要性は今も昔も変わりません。
資料作成で悩んでいる人は少なくありません。
その理由の多くはどのような資料が正解かわからないからです。

時間をムダにせず、
一発ＯＫで終わらせることができる知恵が満載。

× ＝ 「読みやすい」文章を意識する
〇 ＝ 「読ませない」工夫を心がける


こんなことないですか。
「えっと……、これってどういうこと？」
「意味がよくわからないんだけど……」
「もう一回修正してもらえないかな」

やらなきゃいけない仕事を後回しにして、
最優先で資料をつくったのに、
上司や取引先からダメ出しを受けて、
さらには資料の再提出まで求められると、

「時間がもったいない……！
もっとスムーズに一発でＯＫが出る方法ないのか! 」

と悩むことがあります。
作業効率は悪いし、モチベーションは下がるし、
ストレスだって溜まります。


そんなときに資料作成のコツを知っていると、
ムダな労力も時間もかからない、
精度の高い資料ができあがるのです！
本書は、こうした資料作成のコツをまとめています！

著者はマイクロソフトでエバンジェリストとして活躍しながら、
「年間２５０講演、累計５万人以上、２００社以上が受講」という
圧倒的実績を持つプレゼン講師。


実際の資料をもとに
〇と×の対比のビジュアルで、
何がいいのか、何が悪いのかを解説しています。

相手がＯＫを出したくなる資料は、
いったい何が違うのか、そのポイントを本書で学んでみてください。


■目次

１ わかりやすい資料は考えるストレスを与えない
すべての資料には「共通の役割」がある
盛り込むべき「２つの情報」を忘れるな
ほか

２ わかりやすい資料はどこが違うか？ 基本を知ろう！
“体裁”つい読んでしまう“仕掛け”をつくる
“空白”目立たせたいときは「空白」が効果的
ほか

３ フォーマット別で覚える、わかりやすい資料のつくり方
業務日報―情報はひと目でわかるようにする
企画書―相手が判断するための情報を盛り込む
ほか

４ さらに差がつく！ 相手を動かす３つの応用テクニック
「資料の渡し方」を工夫しよう
「説明の仕方」を工夫しよう
ほか

購入者特典―上司や取引先を即納得させるテンプレート２１


■著者 西脇資哲

• カテゴリ: ビジネス・実用
• ジャンル: ビジネス・経済 / ビジネス教養
• 出版社: あさ出版
• タイトル: 実例で見る！ ストレスゼロの超速資料作成術
• タイトルID: 457610
• ページ数: 179ページ
• 電子版発売日: 2017年08月11日
• コンテンツ形式: EPUB
• サイズ(目安): 31MB

[ブクログ · ★★★★☆]

2018.11.11 再読
確か、購入当時は「資料作成を体系的に語れるようになろう」と考えていて、読み漁っていた中の一冊です。当時はあまり印象に残らなかったのですが、今読むと色々気づきがありました。特に、冒頭の「見出しと本文に差をつける」「1行に纏める」「基本は箇条書き・体言止め」は、意外と他書籍には言及されていない重要なテクニックです。こういうところができていない人は、相手への気遣いが浅いなと思ってしまいます。
一点よろしくないのが、タイトルと内容との不一致ですかね。「超速」には全く触れられていない。資料の型を覚えておけば迷わず作れるのはそのとおりですが、それで「超速」は違うかなと。「ストレスゼロ」もやや違和感あります。

以下、キーメッセージを抜粋;
・資料に盛り込むのは「基本情報」＋「相手が行動したくなるプラスα」
・資料に求められているのはYes/Noを判断する材料
・資料作成では、①相手の立場、②相手の行動、③相手の時間　を意識
・「差」をつけると視線は自然に下がる（文字サイズ、インデント）
・本文を1行に纏めることで、目で追う負担が少ない
・目立たせたいところは太字、まわりに余白をつくる
・「箇条書き、体言止め、句読点なし」でミニマルに纏める
・1行あたりの文字量は30-40文字
・テイストをそろえ、寄せ集め感をなくす。体裁チェック役を決めておく
・企画書
　- なぜこの企画を考えたのか、熱（思いや願い）は必ず入れる
　- 想定売上、市場規模（競合）の情報、商品サンプル
・業務報告書
　- 上司が知りたい売上
　- 売上分析（経年予測、競合比較、商品別）の深さで自己アピール
・提案書
　- 提案する取引先が何に困っていて、提案の実現で何が期待できるか
　- 背景や理由は文章で良い（提案を受けた人が上長に説明しやすい）
　- 限られた時間で相手にやってみたいと思わせる「キーワード」
・お礼状
　- しっかりしている会社ほどお礼状が届くのが早い
　- 一週間過ぎたらお礼にならない。基本は3日以内、遅くとも1週間以内
・メールでは、件名に相手のアクションを入れる（期日、予定、質問内容）
・対面では、読めばわかることは説明不要。相手の資料を指差し視線誘導
・話すスピードは、序盤ゆっくり、中盤は少しゆっくり、終盤は畳みかける
・専門用語や略語は、1回目は略さずに説明する（手短に）
・相槌は「うんうん」と声に出す。打つほうがよいではなく、「打つべき」
・大事なことを話す際は「2秒」間をあける
・相手から行動を引き出すために、相対時間も使う（"1週間以内"に）

[ブクログ · ★★★☆☆]

テクニック的には既に把握しているもの（できている、とは言いませんｗ）が多く、新しい発見はそれほどなかったです。見せる相手への意識という点では、あらためて重視していきたいなと思います。
サンプルについては、各社によってスタイルが違うと思うので参考程度に…って使い方をすればよいかと思いました。

[ブクログ · ★★★☆☆]

プレゼンスキルを上げたいので購入。
シャーベットカラー、アイコングラフの使い方など
最近のトレンドを参考になりました。
色々なサンプル（議事録、稟議書、案内）などあるので
そういう辞書的な役割にも使えると思います。