日本一のプロ秘書はなぜ「この気遣い」を大事にするのか？ ―プロフェッショナルセクレタリー

中村由美

全ビジネスパーソン必読！
上場企業役員秘書歴20年、日本一のプロ秘書の「仕事のオキテ」62！


「言われる前に動く」「細かく言わなくても伝わる」
「どんなタイプの上司にも合わせられる」……、
秘書に求められる“気遣い”は、秘書だけのものにあらず。
ビジネスパーソンが身につければ、鬼に金棒の仕事術に！

カレーハウスCoCo壱番屋の創業者をはじめ3代の社長に仕え、トップの側で上場を経験。
中小企業と上場企業、両方の秘書実務を知り尽くし、
日本秘書協会選出の「ベストセクレタリー」(＝日本一の秘書)を受賞した
著者が伝える目からウロコの仕事術。
「日本一のプロ秘書 チェックリスト」付き。


【目次より抜粋】
■chapter1：お客様対応のオキテ
・プロ秘書は電話番号の「下四桁」を覚えている
・プロ秘書は「自分以外の人はお客様」と思う
・プロ秘書は「声色」を使い分ける

■chapter2：上司に仕えるオキテ
・プロ秘書は「ゴミ箱」で上司の優先順位を知る
・プロ秘書は「ネガティブなサイン」を見つけることができる
・プロ秘書は「必ずやりとげる方法」を見出す

■chapter3：守秘義務と危機対応のオキテ
・プロ秘書は「お客様のクレーム」にこう答える
・プロ秘書は「つけこまれるスキ」をつくらない
・プロ秘書は上司が出張先で倒れても動じない

■chapter4：華麗なる仕事のオキテ
・プロ秘書は「6W3H」で仕事を効率化する
・プロ秘書は「アポを入れてはいけない」間合いを知っている
・プロ秘書は「ゴルフ会」のお礼状をこう書く

■chapter5：評価が上がる会話のオキテ
・プロ秘書は「断る」ときほど礼を尽くす
・プロ秘書は「復唱」で予防線を張る
・プロ秘書は「オープン&クローズド」質問を使い分ける

■chapter6：癒やしをもたらす立ち居振る舞いのオキテ
・プロ秘書は浅くてもキレイな「お辞儀」をする
・プロ秘書は自分の個性を消せる
・プロ秘書は社風に合った「ワードローブ」を作る

■chapter7：明日を担う新人教育のオキテ
・プロ秘書は新人に「あなたが秘書になった理由」を教える
・プロ秘書は入社一年目の新人にまずこれを叩きこむ
・プロ秘書は新人がつまずくポイントを知っている ……

• カテゴリ: ビジネス・実用
• ジャンル: ビジネス・経済 / ビジネススキル
• 出版社: プレジデント社
• ページ数: 236ページ
• 電子版発売日: 2013年11月08日
• コンテンツ形式: EPUB
• サイズ(目安): 1MB

[ブクログ · ★★★★★]

チェック項目10箇所。秘書の本質は、上司が働きやすい環境作りのために動くこと、秘書に求められているのは、どこまでいっても「気遣い」なのです。私がそのとき行った、いわゆる「丁寧だけの電話対応」は、自己満足でしかなかったというわけです。全社員がお客様に失礼のない同じレベルの対応をするためにはマニュアルが必要です、そのとおりにすれば、たしかに皆が「丁寧な対応をしている」という印象は残るでしょう、しかし、それではまだ不十分、お客様によって味の好みが違うように、一人ひとりに合わせた対応ができてこそ、はじめて本当のプロなのです。数字の「一」は「イチ」、「七」は「ナナ」と発音するなど、聞き間違いの多い単語にも注意します。秘書は、第三者から秘書としての「適性がある」と見込まれないと、就けない色でもあります、その適性のひとつとして挙げられるのが、「どんな上司にも仕えられる」という点です。上司の性格や人となりを理解するために役立つのは、「昔話」や「頻繁に出る話題」です。上司の仕事をサポートしていくためには、何よりも観察が必要です、行動や発言、表情など、上司を見てわかることもありますが、上司周辺の「物」からヒントが得られるケースもあります、意外かもしれませんが、「ゴミ」が上司を理解するために役立つのです。どんなに厄介な事態でも、「ここだけの話」「今回だけは」という例外をつくって、品物を渡したりするようなことがあってはいけません。どんなに上司が有名でも、その秘書が知られている企業はほとんどありません、他人から見れば、「女性とふたりで新幹線に乗っていた」という”事実”しか残らないのです。プロの秘書は「相手のミスを言及しない、自分のミスを弁明しない」ことをモットーとしています。

[ブクログ · ★★★★☆]

1.気遣いのレベルを上げたいと思ったので読みました。

2.秘書は気遣いのプロでなくてはならないということを強く訴えてくれてる本です。
著者は壱番屋で秘書を20年近く勤め、様々な上役の人達を対応してきました。その中で得た原理原則をまとめ上げ、62こリストアップしております。
秘書を目指す人だけではなく、ビジネスにおいて人から気遣いができる人と認識されたい人には良い一冊です。

3.そんなことまで気を遣うのかぁ〜と思いました。
例えば「新幹線では上司と違う席を選ぶ」というところでは男女の関係にみられてしまうから、という理由でそのようにやっています。いかに「外からどう見られてるのか」を徹底できているかが大事だと思いました。
私自身、そこの視点は欠けてしまうことが多いのでやっぱり大事なのだなと心底思いました。

[りりん · ★★★★☆]

雑用と秘書の違いが改めてわかる

基本的には当たり前のことが書いてあります。
しかし、その中にハッとすることや新しい発見もありましたし、改めて自戒することができたと思います。
テンプレートに従って業務を進められれば怒られることはまずありませんが、
それこそ秘書ではなく、雑用係なのだなと気付かされる本でした。

[ブクログ · ★★★★☆]

　秘書というものは特に特別な存在ではなくあくまでも一般社員の延長線でしかない。

　そう考えると秘書職というものを安易に考えて入社してくる社員に非があることは明らかだろう。

　秘書職は難しい。よく言えば一般職よりもやりがいがある場なのかもしれない、だが好んで進める人たちは皆無だと思う。

　ただただ尊敬の念だけだ。

[ブクログ · ★★★☆☆]

秘書日本一になった著者による仕事に対する心構えを説明。秘書ならではと言う内容も多いが、心構えとしては普通のビジネスパーソンにも通じることもある。それぞれの置かれた立場で、自分自身の仕事に応用できることはないか、そういう視点で読むことが大切と感じる。人材育成の観点からも良い教訓が得られる部分もあり、上司や先輩として読むのも参考になる。

[ブクログ · ★★★☆☆]

中小企業や大企業で社長の秘書を務めた著者がその極意？を62個の教訓としてまとめた本。
秘書は単純な雑用係みたいに考えられるようだ。どの仕事にもあてはまるが、この仕事も工夫し細かいことまで気を遣えれば一流になれるってことがわかった。
ただ、秘書だけに役立つ内容というより、半分以上は社会人として必要なスキルであった。
・自分の限界値を決めない
・時には基本に立ち返る　　　等
仕事で行き詰った時に再度読みたい。