「3人で5人分」の仕事を無理なくまわす！ 「欠員補充ゼロ」時代の職場術

小室淑恵

こんな職場は、いつまでたっても働きやすくなりません！・先輩の口グセは「時間があれば、人がいれば」・みんなが定時に上がるなんて幻想だと思う。・残業して作った企画書は翌朝読むと平凡だ。・「ちょっといいですか？」が1時間になる人がいる。・私がいなければまわらない仕事がある。・メールの返信は早いほど受注が取りやすい。・はっきり言ってうちの上司は使えない。・忙しそうにしていないと余分な仕事が降ってくる……。いまこそ働き方をゼロから見直す絶好のチャンスです！

• カテゴリ: ビジネス・実用
• ジャンル: ビジネス・経済 / ビジネススキル
• 出版社: プレジデント社
• ページ数: 208ページ
• 電子版発売日: 2012年03月09日
• コンテンツ形式: XMDF
• サイズ(目安): 2MB

[ブクログ · ★★★★★]

仕事を効率化するためのヒントがたくさんです。
読み始めは「そうはいってもねぇ…」と思うこともありましたが、読み進めているうちに自分でもできるかもと思えるヒントがたくさんありました。

管理職はもちろん、組織で働く人は誰でも読むべき本。

[ブクログ · ★★★★☆]

自分1人ができるようになっても仕事は早く片付かない、
むしろ増えてくる
目に見える形で仕事を管理

いかに残業をせず、最高のパフォーマンスで仕事をするか・・

今の自分の会社を変えたい！

[ブクログ · ★★★★☆]

手段としては著者の得意とするレパートリー。朝メールは自分とチームのためにも、どこかでやってみたいかも。
ところで、この生産性向上->ライフの充実は「生活者の視点をワークにも活かす」ことにつながるとくり返し出てきますが、少し違和感を感じました。それよりももう少し厳しい状況認識として、これからの高齢化・孤立化が見込まれる社会の中で、その構成員として必須となるバランスモード、と言うべきかなと考えています。

[ブクログ · ★★★★☆]

この方法を今勤めてる会社でどう使うかを考えて読みました。
使えるツールに形を変えて是非実践してみたいと思いました。

[ブクログ · ★★★★☆]

『仕事を平準化して皆がHAPPYな環境（仕事、プライベート共に）をつくる』
そのために何をすべきか、考え方を改め行動に移しましょう！と呼びかけている。

目的は違うものの、ここ一年私自身仕事の共有化と平準化に努め、それなりの手応えを感じている。が、まだまだと思うことも多い。だから「すべてを引き継ぐ必要はないという発想の転換が必要」という言葉にハッとした。

[ブクログ · ★★★★☆]

・朝メールの活用により、一日の仕事を俯瞰的にみる。そうすることで目標を最短で突き進める。
・仕事は「渡すか」か「捨てる」かしないと減らない。
捨てる＝仕事の棚卸し
渡す＝育てる

[ブクログ · ★★★★☆]

「欠員補充ゼロ」時台に少ない人数で仕事を回すため、仕事の割り振りと効率を見直すための方法

いやー、この本経営者に読ませたいですよ、まじで。
時間に追われながら切羽詰って仕事してるワーママは勿論参考になるし、でも実は今ふるふるに時間使って残業漬けの人達にも一度この本読んで考えてもらいたい。それ、ホントに必要？って。

最近情勢が厳しいし、一度欠員が出ると二度と補充されずにどんどん人が減っていくみたいな事、かなり多くの人が経験してるんじゃないかと思う。

私は育休を２年取ったんだけど、結局２年間人は補充されず。。。私が持ってた仕事は分散して他の人が担当してくれてました。
で、今私がやってる仕事は復職してから新たに引き継いだ仕事なんだけど、５年くらい前だとこれ３人でやってた仕事でした。

基本定時で帰るもんで、そんなもんそのままやってられっかー！ということでこれイラン！と思う作業は捨てまくり、今のところ定常時は定時帰りを実現しとります。
でもこれ、仕事丸ごと渡してくれて、結果出るならやり方問わないって直属上司が認めてくれてるからできるんですよね。
そして、私自身、保育園にお迎えに行くには絶対に定時で帰らなきゃ！というプレッシャーがあるから、これができたりするんですよね。。。
そういうのなかったら、正直だらだらやっちゃう気もする。

まあ、私も昔はほとんど泊り込み状態で仕事してた時期もあるし、今でも正念場って時はいつもの時間量ではさばけないし、そうはいっても難しいんだよーという気持ちはわかるけれど。
でも、絶対に無駄な仕事、削れる仕事ってしてるんだよね。そして忙しいとますますそれを見直せなくって、さらに仕事が溜まっていくっていう悪循環になってるってのが実態。

付け焼刃じゃなくて、ちゃんと業務を見直して最小のインプットで最大の効果をあげる事で評価される、そしてそれが個人に属するものだけじゃなくてチーム全体でそれを共有して実現する、こういう視点があれば仕事の時間量は絶対に減らせる部分があると思う。

問題は、そういう意識をどうやって根付かせていくのか。。これが難しい。昭和レトロまるだしのおっさんの意識改革ってどうすればいいんだろうな。。親の介護とかあっても妻に丸投げしそうだから当事者になりそうにないし。
そういうおっさん率が低いところに自分が行くほうが近道な気がするけれど、何かいい方法ないかな。うーん。

地道に成果あげて味方をコツコツ作る、結局これなのかなあ。
今のところ周りに恵まれててラッキーなんだけど、やっぱり実力付けとかないとな～、マジな話。

[ブクログ · ★★★★☆]

①１５分刻みで仕事の予定を立てる。②業務とそれにかかる時間をセットで考える。③残業なし、定時で終わるように予定を立てる。④それぞれの業務に優先順位をつける
一方、報告メールは、実際にかかった仕事の時間を記入することで、見積もりとの差異を確認し、その原因を自ら考えるクセが身につきます。
知識。スキル不足の人は、まず思いきって残業をやめることを決意してください。定時で退社して、自己研鑽の時間を作り出すのです。
インパクトが小さくて本業度が低いものをゼロベースで見直すこと。見直しの結果、別の部署へ付け替えたほうがよかったり、残った人間に薄く分配するよりもひとつにまとめてアウトソーシングしたほうがコスト安だということがわかったりします。限られた人員で最高のパフォーマンスを出すためには、「誰でもできる化マニュアル」を筆頭に、職場内で全ての情報を共有することが前提になります。
働き方チェンジナビというモバイルサイトを開始。
「スリムタイマー」はワンクリックで時間管理ができるフリーのオンラインサービス。
部のメンバー全員の進捗具合に目を配りながら、声を掛け合いながら進めたところ、部全体の数字を達成することができた。
先に進めない原因をひとつ取り除くだけでも、仕事は乗り越えられたりするものです。話を聞いて共感したり、即座に手を差しのべあうことが、できるためには普段から職場の人間関係が開かれたものでなくてはならないのです。
情報を常に見える化し、自分以外の人もすぐに使えるようにしている人をきちんと評価するしくみを導入する。自分のスキルやノウハウをマニュアルにして職場で共有したり、仕事を移管することで自分が新たな仕事を生み出す時間を作り出したりすることを評価基準に入れることも有効です。さらに、後輩を指導した人にもきちんとした評価のポイントをつけるしくみを構築する。
一見、多くのお客様に声かけしたほうがチャンスも増えるような気がします。しかし、何の戦略もなく、ただお客様に「こんにちは～」とあいさつして、相手の雑談につきあって２０分ほど無為な時間を過ごし、商談の糸口もつかめないまま、「では、今日はこの辺で」となってしまったのでは、あなたの仕事は一歩も前に進みません。
ひとつの商談が終わったら、次のアポイントに向かう前に、今回の商談のまとめと次回訪問への課題を書き留めておくのに５分、携帯電話などに緊急の案件が入っていないかの確認に５分、そして、次に向かう商談に対して、「今日はこの３点は必ず確認しよう」といった戦略を立てるのに５分、といった戦略時間を持つこと。
メンバーの力を引き出し、伸ばすには、「怒る」より「ほめる」ほうが大事です。そして、「メンバーをほめるメンバーをさらにほめる」となれば、「ほめ言葉がまわるチーム」に変貌していきます。
人を評価する側になったときには、ぜひ人を育てる能力があるかどうかを一番先に評価してください。
上司がしなければならないのは、部下に遅くまで残業をさせることではありません。自らが率先して定時で帰るだけでなく、部下が定時で帰れるような環境を作ってあげることです。部下を定時に帰すために、仕事に優先順位をつけるということは、上司の力量が試されているのです。捨てる指示ができない上司は、仕事の優先度がつけられない上司です。自分の部署に一番インパクトのある仕事はこれ、人的補充もない現状では切り捨てたほうがいいインパクトのない仕事はこれ、といった具合にきちんと差配できるには、ある意味仕事に精通していることが求められます。
これからの上司に必要なスキルは、部下が最速で最適な仕事ができるインフラを整えてあげることです、それは仕事に優先順位をつけさせることであってもいいですし、他の人への仕事の任せ方でもかまいません。単純に、システムのバージョンアップで済むこともあるでしょう。

[ブクログ · ★★★★☆]

朝メール、夜メールの活用
仕事は捨てるか渡さないと減らない。
部下を育てる。
早く帰ると、周りが良く見えて、アイデアが沸く。

[ブクログ · ★★★★☆]

・時間に仕事を割り当てる。残業を増やさずに終えられる仕事量を増やすには、「仕事のスピード」と「時間処理力」を高める
・欠員が出る前提で「マニュアル」をつくっておく。それが他人が使ってみて、使いづらい点はブラッシュアップしていく。
・アルバイト・契約社員にも仕事の全容を知ってもらい、何のため？という方向性・ゴール、道筋を示す。また、その仕事がその人のキャリア形成にも繋がることを伝える。
・会議などにもミーティングタイマーを設定して、それに出席する社員数×時給でコストパフォーマンスを見える化する。自分の時給を常に意識する。
・相手にとって「自分に合うメリット」を多くしておく。日ごろの業界分析や有用な情報など。営業先訪問をただの「顔見せ挨拶」で終わらせるのは、交通費の無駄。１回あたりの訪問の質・価値を上げる。
・「毎日定時に帰る」つもり段取り。⇒生みだした時間でプライベート充実化⇒アイデアがわき、企画力がアップし、プレゼンの勝率もあがり、さらなる時間が生みだされて、人生そのものが豊かになる。
・３カ月に１回、仕事の棚卸。捨てる仕事、生産性を上げられる仕事を見極める。
・２割報告。進捗が２割進んだ時点で報告すれば、軌道修正が出来る。１００％出来あがってからの修正はきつい。