やり直し・間違いゼロ 絶対にミスをしない人の仕事のワザ

鈴木真理子

仕事をしていると、単純ミス、ケアレスミス、人為的ミスなどが多発します。
そのため本当は簡単に短時間で終わる作業も、やり直したり、
新たに作業が増えたりして仕事がはかどりません。

例えばビジネスメール、添付ファイルをつけずに送ったことはありませんか?
例えばせっかく書いたメモをなくしたことはありませんか?
例えば残しておくべきファイルを上書き保存してしまったことはありませんか?

ミスが発生するのには必ず原因があり、それを放置しているがために
何度も同じようなミスが起きてしまいます。

そんな仕事をするうえでミスをしやすい77項目について、
その対策を平易な文章と図版で、分かりやすく解説しました。

「メール」「整理・整頓」「メモ・ノート」「報連相」「スケジュール管理」など、
かゆいところに手が届く内容となっています。
また、全ての項目に図版が入っているので、読みやすく、分かりやすい。

楽しみながら、読んだらすぐに使えるテクニックが学べます。

• カテゴリ: ビジネス・実用
• ジャンル: ビジネス・経済 / ビジネススキル
• 出版社: 明日香出版社
• ページ数: 200ページ
• 電子版発売日: 2023年08月04日
• コンテンツ形式: EPUB
• サイズ(目安): 10MB

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当たり前のことかもしれませんが、改めて行動しようと思える内容でした。
文章が読みやすく書かれていることも良いです◎

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1.せっかちでミスが多発するので改善したい。
仕事の効率が悪くいっこうに成績も上がらないのでなんとか改善したい

2.当たり前のことこそ疎かにしてはいけないということが本書の大きなテーマです。そのためには、職場を自分なりに工夫して行く必要があります。やり方は人それぞれですが、共通点が業務の可視化、定期的な報連相、再確認です。
自分が抱えてる業務をミスすることで誰に迷惑がかかるのかということを常に考える必要があります。また、それによって自分の信頼を失っていく原因にもなってきます。そうならないためには、日々の雑務から徹底して管理していく必要があります。そのための方法が書いてあります。やり方はいたったシンプルなのですぐに実践できるので、読んだらすぐに試すことを勧めます。

3.やることの明確化が大事なのはわかるのですが、ついめんどくさがって飽きてしまうのが悪い癖です。ルーティンワークを明確化してないのでだらだらやってしまうのだとこの本を読んでハッキリとわかりました。また、やるこたに時間を記入するということをしてなかったので、長引いてた原因にもなったのだと思います。
まずは自分が１日で何をしてるのか、行動を観察することから始め、ムダは省き、ルーティンワークは明確化することをやっていこうと思います。

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新年1冊目です。
「ミスを無くせば幸せのサイクルが回る」
ミスしなければ余計な時間がかからないので新しい仕事にも挑戦できますしチェックする時間も確保できます。

「当たり前のことができるように努力する」
「5S」「情報管理」「タイムマネジメント」は仕事の基本なので誰にとってもマスト。
ただ案外できてない人が多いとのことなので努力して自分の強みにしたいものです。

「ミスを無くせばチャンスの神様がやってくる」
メンティに伝えることがまた１つ。
初めカンタンな仕事が与えられてるのはミスする子かしない子か見極められているということ。
ここでふてくされてぞんざいにするか集中して成果を出すかがチャンスの神様を捕まえられるかの分かれ目になるということです。

テクニカルなことで参考にしたいことが１つ。
手帳はフリクションで
黒→相手のある仕事
青→自分のタスク
赤→締め切り
これは明日から使えそうです。

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チームでも課題になっている部分が本質論、手法と共に明確に書かれていた。

ただミスをするしないではなく、仕事の進め方、時間管理、お客様からの安請け合いではなくお互いにとって最善な対応ができると言った部分で活かせる内容だった。

最近はチームメンバーのお客様への過剰サービスが目立ち、無計画に精神論で頑張ろうとするから忙しくなるし無駄な残業も減らない。さらに追い詰められて効率がどんどん悪くなって行く。
そんな文化が広がり始めてるので、そういった悪しき文化を見直すきっかけになるのではないか。

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仕事をミスしないためには自分の意識さえあれば大丈夫だと思っていたが、決め事を作って忠実に実行することが大切だと思った。
書類の保管など整理整頓については足りていないことが多かったので書類を立てたり、物を上手に扱うことが大切だと感じた。
同じミスは何度も繰り返さないようにPDCAサイクルを回して防いでいこうと思う。

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メール、ビジネス文書、デスクまわりの書類の整理、報連相などからミスに繋がりやすい行動をピックアップ。
具体的なアドバイスまで紹介している。

具体的行動
・ノートへのメモは1案件1ページ
・作業の標準時間（平均時間）を測り、時間見積もりの精度を上げる

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指示した側もメモをする。
マネジメントということだろうか。

駅で待ち合わせをしない。ではどこで？

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読みやすい。
内勤的な内容が多かったので、関係ないものは読み飛ばし。

人事時代に知ってればよかった、と思うもの満載。

私は優先順位を立てて、集中する事が苦手だったな。多分、仕事に取り掛かる前に、十分計画を立てていなかったから。
ダラダラなミーティングも、はじめから終わり時間を決めたり、事前に考えを用意してもらえば、ほっしーの演説は減らせたかもしれない。

今の仕事でも、議事録や、就業時間内で現場業務以外の仕事も終わらせたいから、仕事の途中で呼ばれてもすぐに集中力戻すために栞をつけたり、作業のゴール地点を作ってから仕事にとりかかりたいと思った。

(本文より)
・データは日付を入れたタイトルに
※「160518−リーダーミーティング資料」

・メモスタンド(自立できるもの)

・1案件1ノートページ

・指示した人も誰に何をいつまで、頼んだかメモし忘れない

・メールにファイルを添付するときは、本文を書く前にデータを添付。→件名にも「添付あり」と付ける

・議事録は24時間以内に作成。
※決定事項、討議事項、懸案事項(いつまでに、誰が)

・報告も結果から伝える(主観や感想は求められたら答える)

・時間の見積もりをする(作業時間の平均を出す。就業時間の80%で計画をする)

・優先順位の高いものは早い時間から取り掛かる

・会議はゴールを先に決める
※会議メモをつくる→終了時間を決める→事前にメモを配り、考えを用意してもらう

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【実践したいと思ったところ】
1.文書で書き換えるところは赤字にしておく。使い回しのミスを防ぐ。
2.メモはペーパースタンドで立たせて紛失防止。
3.ノートは１案件１ページ。書くためでなく見るためのノートにする。
4.ＴｏＤｏリストに時間・優先順位を入れる。雑事（電話、メール返信）はまとめる。
5.提出物にYou締切とMy締切をつくる。My締切＝You締切の１日前。
6.リスク予想図をつくる。＝自分の仕事でミスをすると、どんな被害を及ぼすのかを、「ヒト（信頼と信用）、モノ、カネ、コト（謝罪、書類づくり）、時間」の５要素で算出する。
7.「重要度×緊急度」がわかりにくいなら、「すぐに着手できるか×すぐに効果がでるか」のマトリックスで仕事を分ける。「すぐに着手できてすぐに効果がでる」ものを第一優先してミス防止策を練る。
8.９０分集中したら一息つく習慣をつくる。

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ちょっとしたことでも、ミスを低減するための工夫がいくつも紹介されている。すぐにでも実践できることばかりなので参考にしようと思う。