ＴＨＥ ＦＯＲＭＡＴ

石倉秀明

ただ、「フォーマット」をコピペして、記入していくだけ。
悩まずに、誤解のない書類やメールが書ける！
「メールをしたのに、上司から返事がきません……」

「メールやメッセージの文面から相手の感情が読めず、
必要以上に気を使ってしまい、疲れます……」

「言いたいことを全部書くと、どうしても文章が長くなってしまい、
途中から『電話する方が早いかな？』と思ってしまいます……」

「部下からもらったメッセージが長すぎると、読む気をなくしてしまいます……」

対面での仕事が減って、メールやチャットでのやり取りが増えてきた時代。
多くの人が、「会わず」に「書いて」仕事をすすめることに課題を感じています。

「話した方が早いのに、書かなければいけない。正直めんどくさい」と
思っている人も多いはずです。

でも実は、そうではありません。
じつは、「うまく書く」と、「話す」よりも、何倍も早く仕事ができるようになります。

では「うまく書く」にはどうしたらいいのか……？

この本には
「文章力ゼロでも、スラスラと、誤解のない文章が書けるようになる
９つのフォーマット」が載っています。

誰でも、このフォーマットに沿って書き込んでいくだけで、
伝わりやすく、誤解がない、そして成果の上がる文章が書けるようになります。

• カテゴリ: ビジネス・実用
• ジャンル: ビジネス・経済 / ビジネス教養
• 出版社: サンマーク出版
• ページ数: 239ページ
• 電子版発売日: 2023年02月02日
• コンテンツ形式: EPUB
• サイズ(目安): 9MB

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すべてがというわけではないが、示されたフォーマットの1つを使って企画を考えた時に、なにを伝えたいのかを整理することができた。

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相手に伝えたいこと、お願いしたいことは、フォーマットに落とし込むだけできちんと伝わるしやってもらえるようになる。

仕事で伝えたいことと実際に伝わったことのギャップに悩んでいた時にこの本と出会い、早速フォーマット化を実践。

わざわざMTGの時間をとって議論すべきことは、そう多くない。
議論の中でいろんな意見が出るけれど、導きたい結論を導くのに必要な要素は、そう多くない。
それが、体感として分かるようになってきたのは、本当にこの本のおかげ。

フォーマットに落とし込む作業を繰り返し実践する中で、頭の整理が上手になり、そのおかげで伝えたいことが正しく伝わるようになり、結果としてMTG時間も縮まったし、何かを決断するまでのスピード感も早くなった。

無料で使えるフォーマットは、もはや魔法のフォーマットと呼んでいる・・・

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【THE FORMAT】
サブタイトルは、文章力ゼロでも書ける究極の「型」。

企業において、社内コミュニケーションで必要なものは、「話す」「聞く」から「書く」「読む」へ。

実際に現代では私もそう感じることが増えました。

例えば、家族や友人、趣味仲間とのやり取りは、双方向の「話すして」「聞く」ではなく、グループなどのコミュニティに「書いて」「読む」に変化しています。

そこで問われるのは「書く」力であると著者は伝えています。

昨今のリモートワークなどもそれに当てはまりますが、メールやチャットに書いて理解させる力は人それぞれ。
だからこそ「書く」ことは重要なスキルになります。

私自身、リモートワークでも出社時と何一つ不自由を感じないし、また社内の連絡もLINE通話にて可能であることから、著者の考えにかなり近いと思っています。

日本は超高齢化社会に突入しており、圧倒的な労働者不足が深刻になってきています。実際、人手が足りないために会社をたたんだり、またはお店を休店せざるを得ないという話を聞くことが増えたと思いますよね。

相手に伝えようとする伝達手段の変化に対応できるように訓練しておかなければいけないと思います。

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「決まっている項目を埋めていくだけ」で、相手に誤解なく伝わる文章を書くための本です。
メールやチャットの時代に「書く・読む」でより早く、より高い成果を上げるが目的です。

９つのパターンを扱っています。
　①　万能フォーマット
　②　指示のフォーマット
　③　説明のフォーマット
　④　方針決定：相談のフォーマット
　⑤　定例会議報告：TODOリストのフォーマット
　⑥　業績報告：数字を良く見せるフォーマット
　⑦　会議アジェンダ：アイデアのフォーマット
　⑧　承認；簡潔に話せるフォーマット
　⑨　企業理念：行動させるフォーマット

　出社しないと生産性があがらない　⇒　どんな環境でも、成果が出せる　へ
　・話す聞く　⇒　書く読む
　・同じ時間に同じことをする　⇒　それぞれの時間で働く
　・空気を読む　⇒　文章を読む
　・きちんと言葉で伝える、正しいテキストを読む　⇒　わかりやすい、誤解がなくなる

気になったのは以下です。

■書くことのメリット
・書いたものは残る
・書く＆読む　で仕事を勧めれば、チームでの仕事のスピードが上がる、同時にできる仕事が増える
・書くと忘れていいので　⇒生産性が上がる　いつでも見返せる、ストックしたテキストは他の人とも共有できる
・テクストが残るので　⇒　いったん、忘れてもいい、後でみればいい　⇒目の前の仕事に全力投入ができる
・書いてたくさん、メール、チャットをすると単純接触効果が得られる　⇒　周りから信頼される
・決定事項だけでなく、過程をも細かく送るとより、満足感が得られる
・書く＆読むの最終目標は、「きちんと伝え、わかってもらうこと」

■フォーマット
・目の前にわかりやすい文章を書くための「補助＝フォーマット」があれば、文章を書くのは簡単、しかも、分かりやすく書ける
【万能フォーマット】　①何のために書く？　②誰が読む？　③今日相談したいことは？　④現状はこうなっている　⑤問題はこれです　⑥こういう対策をします　⑦判断してほしいこと　⑧いつまでに返事がほしいか
【指示のフォーマット】　①何のために書く？　②誰が読む？　③この仕事のゴール・目的　④具体的に頼みたい仕事　⑤注意してもらいたいこと　⑥必要なデータ　⑦疑問や質問がある場合　⑧この仕事の期限
【承認のフォーマット】　①何のために書く？　②誰が読む？　③現状はこうなっています　④現状の課題はこれ⇒この課題にゆきついたデータはこれ　⑤この課題が発生している仮説はこれ　⑥仮説のもとになっているデータ・根拠はこれ　⑦解決するための施策はこれ　⑧施策によって期待している効果はこれ　⑨これで進めて問題ない？　⑩いつまでに返事がほしいか
・大事なのは、内容を分けて書く事で、相手が理解しやすくすること。　そして　読む側が聞きたいことを書く

■どうかけばいいかわからないを解決
①　会話はチャットで、相談内容は資料で　会話をそのまま文字でする
②　推測せずに、具体的に聞く　大事なのは「間違いなく理解すること」
③　１トピック　１メッセージ　を徹底　かならず、１メッセージに１つの内容
④　事実、印象、意見を分ける
⑤　適切な「例えば」をつける　例をつけると　⇒イメージがわきやすい、自分だったらと共感を得やすい、自分と相手のイメージを合わせやすい
⑥　解釈が分かれそうなら、定義を決めて書く　大きくぶれないように仕組み化
⑦　主語を小さくする　⇒　私、部長の意見　
⑧　数字を入れる
⑨　比較を入れる
⑩　過程を合わせて書く　⇒なぜこの運用？なぜこのルール？なぜこの機能を追加？

■５つのフォーマット
【営業部定例会議の資料フォーマット】　①今週の実績　②翌週の営業方針　③翌週の営業計画に関する相談事項　④共有事項
【実績報告書、年次報告書フォーマット】　①実績　②振り返り　③課題
【会議進行表のフォーマット】　本日の会議のゴール　①目的とゴールの決定　②イベントイメージ　③達成の十分条件　④イベントの内容と方針　⑤タイムスケジュール　⑥予算　⑦担当決め　⑧次回の打ち合わせ日程
【予算承認のための資料フォーマット】　①会議のゴール　②販促イベントの概要　③目的　④ゴール　⑤内容　⑥期待効果
【会社方針の通達フォーマット】　①現状　②今期の目標（課題）　③今期の戦略　④戦略達成のための行動指針　⑤具体的な取り組み

■Ｑ＆Ａ
・考え方がまとまらない　⇒　ルールを決めて対処　①５分考えてもわからなければ　詳しい人に聞く　②その間に、相手には、「いつまでに返すね」という返事をしておく
・返事が返ってこない　⇒　ツールを使い分ける（チャット、メール）　返答期限を書いて送る　「〇日までにお返事をいただけますか」
・ＤＭ　個人情報など特殊なケース　それ以外は、ＡＬＬで　⇒　連絡がないと疑心暗鬼になるから
・会議をまとめるには　⇒　事前準備を行うこと　①情報をまとめ　②事実と仮説に分ける　③問題を設定する
・ミーティングの前に会議資料を事前に配布しておく
・ミーティングの冒頭で、本日の会議目的をあらためて伝える

■メンタル面でのアドバイス
「仕事は終わると思わない」　⇒　約束した仕事はやること　仕事は終わらなくて普通　特に、区切りのいいところまでには終わらないのが普通

■テキストだけで仕事をすることで生まれる未来
・未来に確実の起こること　①慢性的な人手不足　②副業・複業・フリーサンス、リモートワークなど自由な働き方
・企業は「どこにオフィスがあるか」に関係なく、優秀な人材を確保できるようになる
・職場で張儀間顔を突き合わせているからといって、愛社精神や熱意が高まるとは限らない

もくじ
はじめに　どう書けば仕事がスムーズに進むか、悩んでいませんか？
序章　「書ける人」にだけ、訪れる未来
第１章　あなたの「書く」を劇的に変える方法
第２章　「どう書けばいい？」がなくなる１０のテクニック
第３章　あなたの「書類力」を爆上げする５つのフォーマット
第４章　今さら聞けない、仕事の悩み。こんなときは、どうすればいいの？Q&A
第５章　「テキストだけで仕事をする」に切り替えていくと生まれる未来

ISBN：9784763140180
出版社：サンマーク出版
判型：4-6
ページ数：208ページ
定価：1500円（本体）
発行年月日：2022年11月

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なんとなく買ってみたが最高だった。というのも新年度に幹部が代わり「業務は全てteamsでやれ」と通達し混迷する弊社。そこに舞い降りた救世主。この本を同僚諸君全てに読んで欲しい。

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「読む、書く」時代ですね。
人との「聞く、話す」コミュニケーションは苦手で、特に電話が嫌いだ。なぜなら、突然かかってくると、準備もできないまま応じなければならないし、いわゆる抑揚などのニュアンスからも、情報を得なければならない。とても、難しいし、聞いているうちに、引っかかったりすると、その引っ掛かりが気になって、以降の話に集中できなかったりする。
「読む、書く」時代で、頑張ろうと思えました。

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ビジネスの各シーンに合わせたフォーマットが載っている。今までありそうでなかった。見積書、請求書などの事務処理のフォーマットは多くみかけた。コロナ禍以降テレワークとなり、書くことの重要性が高まってきた。早速試してみたい。

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型にはまるべし
伝わる文章には決まりがあるからだ。
何が記載されていれば伝わるか、小手先のアプローチではなく、伝わる文章のポイントが記載されているのが本書。
私が好きな言葉、守・破・離に従って本書でダウンロードした型にはまってみたい。

[ブクログ · ★★★★☆]

ビジネス文書全般において、書き始めで困る・文章がだらだらと長くなる・まとめすぎて情報がなくなる、という人におすすめな本。

結論先行ではなく過程→結果の形式なので、人によっては少し先から戻って読む方がわかりやすい。
筆者の会社での実例も度々載っている（こういうことがあったからこうなった、的な地の文がある）し、実際に書き込んだ見本も載っているので、フォーマットの使い方もわかりやすかった。

[ブクログ · ★★★★☆]

頭でなんとなく考えていることは実際文字にしようとすると難しい。しっかり物事を整理するために順序立てて、考えなければならない。そのためのフォーマットと、それを見やすくするための方法が書いてあります。